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（華東交通大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院江西南昌330013）

按照采購(gòu)業(yè)務(wù)操作流程，在采購(gòu)的存貨驗(yàn)收入庫(kù)填制好采購(gòu)入庫(kù)單，并且取得供應(yīng)商提供的發(fā)票以后需要進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。采購(gòu)結(jié)算也稱采購(gòu)報(bào)賬，就是通過(guò)把采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票以及需要計(jì)入采購(gòu)成本的采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票進(jìn)行匹配，從而確定入庫(kù)存貨的采購(gòu)成本（包括入庫(kù)總成本和單位成本）的過(guò)程。存貨采購(gòu)成本是指企業(yè)從外部購(gòu)入存貨等所實(shí)際發(fā)生的全部支出，包括購(gòu)入材料支付的買價(jià)和采購(gòu)費(fèi)用，如購(gòu)入過(guò)程中的運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)，運(yùn)輸途中的合理?yè)p耗，入庫(kù)前的整理挑選費(fèi)等。其中買價(jià)部分通過(guò)采購(gòu)發(fā)票獲得，采購(gòu)費(fèi)用通過(guò)運(yùn)費(fèi)發(fā)票等獲得。

在用友U8軟件中，采購(gòu)結(jié)算操作引起的主要?jiǎng)幼骶褪且罁?jù)采購(gòu)發(fā)票和其他發(fā)票對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行采購(gòu)單價(jià)和總金額的更新，同時(shí)形成應(yīng)付款憑據(jù)傳遞到應(yīng)付款系統(tǒng)。在企業(yè)實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)中，由于各種變化導(dǎo)致采購(gòu)結(jié)算成為一種較為復(fù)雜的操作，本文試圖通過(guò)一個(gè)實(shí)例來(lái)解釋采購(gòu)結(jié)算的原理，并依據(jù)該原理對(duì)各種變化進(jìn)行分析，從而以不變應(yīng)對(duì)萬(wàn)變，更好地掌握采購(gòu)結(jié)算操作。

一、案例基本信息

企業(yè)一車間依據(jù)生產(chǎn)任務(wù)安排，2014年11月1日填制請(qǐng)購(gòu)單，請(qǐng)購(gòu)10件明珠女裝（編碼01），如圖1所示。

圖1 采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單

采購(gòu)部門于2014年11月3日填寫(xiě)采購(gòu)訂單提交給供應(yīng)商。如圖2所示。

圖2 采購(gòu)訂單

供應(yīng)商于2014年11月5日按訂單發(fā)來(lái)存貨，采購(gòu)部確認(rèn)到貨單數(shù)量。如圖3所示。

圖3 到貨單

倉(cāng)庫(kù)于2014年11月7日將該批存貨進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收，確認(rèn)采購(gòu)入庫(kù)單數(shù)量。如圖4所示。

圖4 采購(gòu)入庫(kù)單

供應(yīng)商于2014年11月9日交來(lái)發(fā)票，注明存貨單價(jià)為100元/件，依據(jù)該發(fā)票和已經(jīng)入庫(kù)生成的采購(gòu)入庫(kù)單上存貨數(shù)量的不同匹配情況，需要采取不同的采購(gòu)結(jié)算方法。

二、采購(gòu)結(jié)算的方法

（一）正常業(yè)務(wù)，入庫(kù)單數(shù)量=發(fā)票數(shù)量，且沒(méi)有運(yùn)費(fèi)發(fā)票需要分?jǐn)偂?/p>

該種情況需要采購(gòu)部門先填制采購(gòu)發(fā)票，如圖5所示。

圖5 采購(gòu)發(fā)票

然后采用自動(dòng)結(jié)算，依據(jù)“入庫(kù)單和發(fā)票”的結(jié)算模式，完成采購(gòu)結(jié)算。如下頁(yè)圖6所示。

圖6 采購(gòu)自動(dòng)結(jié)算

系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)往采購(gòu)入庫(kù)單中填入結(jié)算單價(jià)和總價(jià)。如圖7所示。

圖7 采購(gòu)入庫(kù)單

（二）正常業(yè)務(wù)，入庫(kù)單數(shù)量=發(fā)票數(shù)量，且有運(yùn)費(fèi)發(fā)票等需要分?jǐn)偂?/p>

該種情況需要采購(gòu)部門先開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票 （同上例圖5），以及運(yùn)費(fèi)發(fā)票，如圖8所示。

圖8 運(yùn)費(fèi)發(fā)票

然后采用手工結(jié)算，完成采購(gòu)結(jié)算。如圖9所示。

圖9 手工結(jié)算

系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)往采購(gòu)入庫(kù)單中填入包括采購(gòu)發(fā)票和運(yùn)費(fèi)在內(nèi)的結(jié)算單價(jià)和總價(jià)。如圖10。

圖10 采購(gòu)入庫(kù)單

（三）損耗業(yè)務(wù)。損耗業(yè)務(wù)是指采購(gòu)發(fā)票數(shù)量＞采購(gòu)入庫(kù)單數(shù)量，損耗通常又分為正常損耗和非正常損耗。依上例，如果供應(yīng)商提供的發(fā)票注明存貨是11件，而已入庫(kù)的采購(gòu)入庫(kù)單上注明是10件，損耗1件，這時(shí)需要檢查損耗原因，如果是正常損耗，則按如下操作：

發(fā)生損耗時(shí)需要采購(gòu)部門先根據(jù)供應(yīng)商提供的發(fā)票上的實(shí)際數(shù)量開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票，如圖11所示。

圖11 采購(gòu)發(fā)票

然后采用手工結(jié)算，完成包含損耗的采購(gòu)結(jié)算，在“合理?yè)p耗數(shù)量”欄填入1，如圖12所示。

圖12 手工結(jié)算

完成結(jié)算后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)往采購(gòu)入庫(kù)單中填入包括合理?yè)p耗在內(nèi)的結(jié)算單價(jià)和總價(jià)。如圖13所示。

圖13 采購(gòu)入庫(kù)單

如果是非正常損耗，則按如下操作：

首先開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票（同圖11）。然后選擇手工結(jié)算，在“非合理?yè)p耗數(shù)量”欄填入1，“非合理?yè)p耗金額”欄填入100，“非合理”損耗類型填入01（需要事先在基礎(chǔ)檔案中準(zhǔn)備好），“進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出金額”欄填入17，如圖14所示。

圖14 手工結(jié)算

完成結(jié)算后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)往采購(gòu)入庫(kù)單中填入不包括非合理?yè)p耗在內(nèi)的結(jié)算單價(jià)和總價(jià)。如圖15所示。

圖15 采購(gòu)入庫(kù)單

(四)溢余業(yè)務(wù)。溢余業(yè)務(wù)是指采購(gòu)發(fā)票數(shù)量＜采購(gòu)入庫(kù)單數(shù)量，此時(shí)溢余的存貨將作為贈(zèng)品處理，從而降低入庫(kù)存貨單位成本。

依上例，如果供應(yīng)商提供的發(fā)票注明存貨是9件，而已入庫(kù)的采購(gòu)入庫(kù)單上注明是10件，溢余1件。

首先按發(fā)票填制采購(gòu)發(fā)票。如圖16所示。

圖16 采購(gòu)發(fā)票

然后選擇手工結(jié)算，在“合理?yè)p耗數(shù)量”欄填入-1。如圖17所示。

圖17 手工結(jié)算

完成結(jié)算后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)往采購(gòu)入庫(kù)單中填入包括溢余在內(nèi)的結(jié)算單價(jià)和總價(jià)。如圖18所示。

圖18 采購(gòu)入庫(kù)單

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，無(wú)論出現(xiàn)何種變化，在掌握采購(gòu)結(jié)算基本原理的基礎(chǔ)上，只需要將采購(gòu)發(fā)票和其他應(yīng)該計(jì)入成本的費(fèi)用發(fā)票與采購(gòu)入庫(kù)單合理進(jìn)行匹配，就能夠正確計(jì)算出存貨的采購(gòu)成本。