劉儒聃

摘 要：在鐵路運(yùn)輸企業(yè)辦公室具有重要的作用和地位，當(dāng)代社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，鐵路改革發(fā)展不斷深化，辦公室的作用就逐漸凸顯出來了，通過對(duì)鐵路方面的企業(yè)辦公室管理進(jìn)行研究可以發(fā)現(xiàn)其中的不足，并且找到應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：鐵路運(yùn)輸 辦公室管理 效能探析 辦公自動(dòng)化

中圖分類號(hào)：TU725 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）07（a）-0184-02

在鐵路運(yùn)輸企業(yè)中辦公室的管理是其中重要的一部分，辦公室的工作需要一套良好的管理和運(yùn)行體制，鐵路企業(yè)正面臨著改革，辦公室的管理也被納入鐵路改革計(jì)劃之列，對(duì)辦公室進(jìn)行有效的管理可以提升工作效能，對(duì)辦公室的工作質(zhì)量具有促進(jìn)作用。

1 鐵路運(yùn)輸企業(yè)辦公室管理效能概述

1.1 辦公室管理及效能的概念

在管理學(xué)中，辦公室管理是指在辦公室工作中的所有具體表現(xiàn)，辦公室管理需要預(yù)先的計(jì)劃，經(jīng)過具體實(shí)施進(jìn)行組織，然后控制利用各種有效的能源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。通常指的活動(dòng)的整個(gè)過程就是辦公室管理，按照領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)指示，組織相關(guān)的工作人員完成工作的目標(biāo)，在管理對(duì)象上包含人、物和財(cái)，其本質(zhì)就是要協(xié)調(diào)整個(gè)辦公室的成員或者是相關(guān)的群體。

在鐵路運(yùn)輸部門實(shí)行辦公室管理，可以預(yù)先建立相關(guān)的工作部門。在鐵路運(yùn)輸企業(yè)辦公室的管理當(dāng)中，具體的職能有參謀、協(xié)調(diào)、督導(dǎo)和服務(wù)，這些職能可以幫助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成日常復(fù)雜的工作，可以建立上下級(jí)和相關(guān)部門的協(xié)調(diào)機(jī)制?，F(xiàn)今，鐵路運(yùn)輸企業(yè)正在由生產(chǎn)型向經(jīng)營型轉(zhuǎn)變，辦公室的管理效能正在逐步加強(qiáng)，通過制定相關(guān)的規(guī)章制度可以約束各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的日常行為，逐漸形成較為完善的管理體系[1]。

1.2 辦公室工作職能及特點(diǎn)

主要職能：助手參謀，辦公室應(yīng)該具備幫助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)解決事物的能力，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供輔助性的幫助。在為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的時(shí)候應(yīng)該做以下幾點(diǎn)工作：首先，搜集并且整理領(lǐng)導(dǎo)所需的資料和信息，向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)實(shí)際情況；其次，結(jié)合工作的重點(diǎn)，組織相關(guān)部門開展重點(diǎn)工作的調(diào)研工作，在基層單位獲得第一手資料；然后，按照領(lǐng)導(dǎo)的要求，將重要文件和相關(guān)政策的文案起草出來，然后下發(fā)到各個(gè)單位執(zhí)行；最后，對(duì)工作中出現(xiàn)的問題，提出針對(duì)性的意見與建議。

協(xié)調(diào)綜合，要先把握整個(gè)工作的全局性，將黨和國家的利益放在第一位，樹立整體觀和大局觀。面對(duì)重大問題和相關(guān)的細(xì)節(jié)問題，要為領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)出謀劃策，講究原則性協(xié)調(diào)各個(gè)部門的工作。面對(duì)具體問題要仔細(xì)分析，按照規(guī)章制度辦事，在工作中主動(dòng)地承擔(dān)責(zé)任。

檢查監(jiān)督，在基層單位，辦公室組織檢查工作可以促進(jìn)鐵路的政策和規(guī)章制度全面落實(shí)，定期現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研可以檢查工作的落實(shí)情況。建立專門的督辦機(jī)構(gòu)可以推進(jìn)工作的速度，對(duì)基層單位中存在的問題也可以盡快了解，監(jiān)督問題盡快解決。

服務(wù)職能，辦公室是鐵路部門最重要的服務(wù)部門，可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行多方位的服務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)的規(guī)章制度，安排部署工作，為領(lǐng)導(dǎo)的工作開創(chuàng)新的局面。為機(jī)關(guān)的各個(gè)部門和基層群眾提供心貼心的服務(wù)。

主要特點(diǎn)：（1）政治性結(jié)合事務(wù)性。鐵路運(yùn)輸企業(yè)是國有的特大型企業(yè)，鐵路企業(yè)的管理好壞影響著國家發(fā)展和民生，因此鐵路辦公室具有政治性的特點(diǎn)。就辦公室的本身工作，又具有事務(wù)性特點(diǎn)，二者的相互融合決定著鐵路辦公室工作的主要內(nèi)容。在政治思想的指導(dǎo)之下進(jìn)行事務(wù)性的工作安排，處理大事要認(rèn)真嚴(yán)密，處理小事要細(xì)致謹(jǐn)慎。

（2）綜合性結(jié)合專業(yè)性。在辦公室中，各個(gè)職能部門的工作都可以反映出來，企業(yè)經(jīng)營管理等問題也可以通過辦公室進(jìn)行反映，辦公室可以掌握綜合情況，這就決定了辦公室具有綜合性的特點(diǎn)，專業(yè)性體現(xiàn)在鐵路的各個(gè)部門都要掌握相關(guān)的基本知識(shí)，為辦公、辦事提供服務(wù)。二者的結(jié)合可以使辦公室的工作人員盡快掌握鐵路部門運(yùn)作的規(guī)律[2]。

2 辦公室管理現(xiàn)狀及影響因素

2.1 管理現(xiàn)狀

現(xiàn)今的鐵路辦公室管理主要是受局長(zhǎng)、黨委書記或處長(zhǎng)、黨支部書記的領(lǐng)導(dǎo)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各個(gè)部門的責(zé)任，對(duì)各個(gè)部門的行動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議作出批示，將執(zhí)行任務(wù)過程中遇到的問題收集起來，然后進(jìn)行全面的分析，之后提出針對(duì)性的意見，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供服務(wù)。

在基層單位的管理結(jié)構(gòu)之中，辦公室主任是主要責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體的工作?，F(xiàn)今的管理模式利弊兼?zhèn)洹Ｓ欣囊幻媸侵魅丝梢灾苯酉逻_(dá)命令，能夠提高工作的效能；不利的一面是一定程度上影響了辦公室領(lǐng)導(dǎo)人的參與政務(wù)的精力，對(duì)辦公室主任的日常工作產(chǎn)生了阻礙。

2.2 影響因素

責(zé)任心問題，鐵路運(yùn)輸企業(yè)辦公室主要的工作就是提供服務(wù)，工作比較瑣碎，服務(wù)的對(duì)象較為廣泛，最常見的工作就是跑腿打雜，沒有一定的技術(shù)含量。辦公室人員對(duì)于自己的工作沒有清醒的認(rèn)識(shí)，一些工作人員缺乏責(zé)任心，期盼著升職加薪而不勤勤懇懇的工作[3]。

鐵路運(yùn)輸企業(yè)的辦公室部門不善于培養(yǎng)年輕骨干，不注重業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。辦公室的工作人員經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，有時(shí)甚至出現(xiàn)未培訓(xùn)就上崗的現(xiàn)象，弱化了辦公室的管理能效。

缺乏創(chuàng)新問題，在市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)之下，鐵路正逐步走向現(xiàn)代化、國際化，辦公室系統(tǒng)作為協(xié)調(diào)部門卻缺乏創(chuàng)新精神，面對(duì)瞬息萬變的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，辦公室不能夠適應(yīng)改革的新形式就會(huì)影響工作效能。

制度問題，在新形勢(shì)下，鐵路正在進(jìn)入深化改革之中，辦公室的日常業(yè)務(wù)也在不斷變化，在管理工作能夠當(dāng)中沒有健全的制度就會(huì)使工作得不到有利的進(jìn)展，分工不明確、職能定位不明確、內(nèi)部體系的制度不健全等問題都是制度的細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)不完善，整體問題就得不到解決[4]。

辦公自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用較為落后，目前辦公自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展日益成熟，但鐵路辦公網(wǎng)與市面上優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)相比在各方面都存在較大差距，尤其對(duì)于大部分鐵路站段等基層處級(jí)單位，辦公自動(dòng)化技術(shù)僅應(yīng)用與文件傳輸和運(yùn)輸信息查詢方面，大量工作還采用傳統(tǒng)紙媒的辦公模式；并且鐵路系統(tǒng)對(duì)信息的安全和保密性要求較高，按照規(guī)定大量文件嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)、微信、QQ方式傳遞。傳統(tǒng)的辦公方式容易造成信息無法及時(shí)共享、充分利用、有序儲(chǔ)存，文件數(shù)據(jù)丟失、泄露、查找不便，工作拖延、錯(cuò)辦、推諉，部門間溝通不暢工作脫節(jié)等情況發(fā)生，嚴(yán)重影響辦公室工作效能。

3 提高辦公室管理效能的措施

3.1 強(qiáng)化責(zé)任感

辦公室人員要認(rèn)清工作的形式，加強(qiáng)自身的責(zé)任感，面對(duì)各種任務(wù)時(shí)要積極參與決策，主動(dòng)落實(shí)本職工作，督促各個(gè)部門按照領(lǐng)導(dǎo)要求開展工作。

3.2 加入創(chuàng)新元素

通過學(xué)習(xí)新的知識(shí)開展創(chuàng)新工作，建立學(xué)習(xí)交流機(jī)制，科學(xué)地完善工作流程，打造學(xué)習(xí)型辦公室文化，敦促工作人員投入到學(xué)習(xí)中來。將理論與實(shí)踐結(jié)合起來，提高管理效能。

3.3 健全管理制度

建立健全調(diào)研制度、督察督辦等制度，將政務(wù)信息進(jìn)行歸納整理，安排制定值班表，面對(duì)突發(fā)事件盡快采取應(yīng)急制度，經(jīng)過充分地調(diào)查研究制定相關(guān)的制度，采取可操作性運(yùn)作模式，將制度落實(shí)[5]。

3.4 改進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

根據(jù)鐵路基層辦公實(shí)際情況結(jié)合先進(jìn)先進(jìn)技術(shù)改進(jìn)鐵路辦公系統(tǒng)，建立用戶識(shí)別及權(quán)限、文檔管理、職工信息、培訓(xùn)教育、規(guī)章制度、工作流程、督查督辦等模塊，真正實(shí)現(xiàn)辦公室現(xiàn)代化工作，使鐵路基層辦公室人員擺脫繁雜重復(fù)的事務(wù)性工作，將更多的精力投入到更有價(jià)值的工作中去，更好地發(fā)揮辦公室的主要職能，優(yōu)化信息管理，強(qiáng)化督辦效力，促進(jìn)企業(yè)各部門協(xié)調(diào)合作，提高綜合管理效能。

4 結(jié)語

辦公室管理效能關(guān)系著鐵路運(yùn)輸企業(yè)的整體工作質(zhì)量，現(xiàn)今的形勢(shì)決定了鐵路運(yùn)輸企業(yè)的辦公室管理不得不進(jìn)行改革，在改革的過程中應(yīng)該積極創(chuàng)新、增強(qiáng)責(zé)任感、健全管理制度、使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，采取有效的措施可以提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

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