李雪

摘 要：當(dāng)前，伴隨著社會(huì)的發(fā)展帶動(dòng)了科技的進(jìn)步，加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個(gè)比較科學(xué)的體制。事業(yè)單位的高效運(yùn)行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。本文就事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的方式和方法進(jìn)行探討，以使檔案制度更加科學(xué)更加規(guī)范，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；創(chuàng)新

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐步完善，與此同時(shí)事業(yè)單位的改革也不斷的深入。事業(yè)單位在工作中通過(guò)重組、并購(gòu)、轉(zhuǎn)型以及轉(zhuǎn)制等各種措施來(lái)獲得新發(fā)展。因此，檔案的管理必須以現(xiàn)階段新時(shí)期的發(fā)展作為引導(dǎo)和基礎(chǔ)，要正確認(rèn)識(shí)檔案的管理發(fā)展方式，創(chuàng)新檔案管理新模式，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、創(chuàng)新檔案管理工作的原則

伴隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治體制改革的日益發(fā)展，行政事業(yè)單位需要不斷地完善和強(qiáng)化檔案管理工作，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。由于傳統(tǒng)的工作理念已不能滿足新型的檔案管理工作要求，需要?jiǎng)?chuàng)新工作原則，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會(huì)造成整個(gè)管理工作的失誤，新的工作原則要嚴(yán)格依據(jù)管理的要求進(jìn)行制定，使得檔案管理在工作的過(guò)程中充滿生機(jī)與活力。隨著當(dāng)前社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理需要面臨著新的挑戰(zhàn)，科技革命、管理革命需要事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日臻完善，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了檔案管理和服務(wù)方式。采用網(wǎng)絡(luò)化管理手段和服務(wù)方式管理檔案。因此，當(dāng)前新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新具有歷史必然性和現(xiàn)實(shí)迫切性。

二、建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

建立健全檔案工作規(guī)章制度，是規(guī)范檔案工作行為的一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)。在建立健全過(guò)程中，要根據(jù)單位的工作特點(diǎn)，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。另外，為了防止單位的上上下下對(duì)檔案工作的不重視，規(guī)章制度中要制定既對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)有約束力又要對(duì)干部職工有強(qiáng)制性的條款。在制定規(guī)章制度過(guò)程中，要嚴(yán)格遵照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，在允許的情況下，可根據(jù)行政事業(yè)單位規(guī)模、工作特點(diǎn)的不同，適當(dāng)、靈活的調(diào)整其管理方式與制度規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范性和靈活性的有機(jī)結(jié)合。檔案部門可根據(jù)以往的實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立起一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完整、符合本單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。

另外，檔案規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理工作開展的重中之重，對(duì)其管理制度的制定必須予以嚴(yán)格審視，參照實(shí)際情況與需求可能性，以及權(quán)衡各部門、各對(duì)象受眾的利益。比如，制度應(yīng)對(duì)檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)做出明確的分工指引，如具體的工作細(xì)則、詳細(xì)的管理要求、人性化的獎(jiǎng)懲措施、完善的應(yīng)急預(yù)案等。

三、全面開發(fā)事業(yè)單位檔案信息資源

一般情況下，檔案管理與利用的規(guī)范化、科學(xué)化程度可以間接地反映出企事業(yè)單位整體的發(fā)展水平。而檔案資源的價(jià)值正在于其使用價(jià)值，而決定其使用價(jià)值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進(jìn)檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內(nèi)部現(xiàn)有的信息資源，還應(yīng)更積極且充分利用各種現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)各種新穎、有價(jià)值的信息資源進(jìn)行收集，促使檔案信息資源結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化，最大限度豐富事業(yè)單位檔案信息庫(kù)。作為事業(yè)單位，應(yīng)提高主動(dòng)性與積極性，結(jié)合本單位發(fā)展的實(shí)際狀況，編制發(fā)展史、大事記、個(gè)人匯編等內(nèi)容，或者圍繞中心建設(shè)與中心工作的需要，宣傳單位經(jīng)驗(yàn)與業(yè)績(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參謀。另外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播優(yōu)勢(shì)，樹立單位良好的社會(huì)形象，提高社會(huì)知名度與認(rèn)可度，更好地提供服務(wù)，促進(jìn)事業(yè)單位更快更好地發(fā)展。

四、開展事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。首先，各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

此外，檔案信息管理系統(tǒng)的安全與否直接決定著檔案的信息安全，故應(yīng)定期維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，每周進(jìn)行例行檢查，定期進(jìn)行病毒檢測(cè)與病毒查殺、不斷進(jìn)行數(shù)字化掃描，通過(guò)多種系統(tǒng)維護(hù)方式來(lái)確保檔案信息安全。

五、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理服務(wù)手段

在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)注重服務(wù)手段的創(chuàng)新，利用事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)制作檔案部門網(wǎng)頁(yè)，并增強(qiáng)網(wǎng)上信息檢索功能。模仿數(shù)字化圖書館的建立與運(yùn)用方式，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案使用率、提高檔案服務(wù)手段及服務(wù)水平。另外，事業(yè)單位檔案管理部門還需要建立在線服務(wù)系統(tǒng)，針對(duì)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀，提供在線服務(wù)功能，促進(jìn)檔案管理水平及服務(wù)水平的提高，促進(jìn)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。

六、結(jié)語(yǔ)

在新的社會(huì)背景下，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合新時(shí)代的特點(diǎn)、任務(wù)和要求，進(jìn)行相應(yīng)的變革。事業(yè)單位創(chuàng)新的跨越式發(fā)展，就是要做好檔案制度的相應(yīng)改革，為了更好的體現(xiàn)社會(huì)的時(shí)代性，檔案管理的創(chuàng)新勢(shì)在必行。檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)該以更好的服務(wù)、更好的保管、更好的維護(hù)為目標(biāo)，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位管理事業(yè)的發(fā)展。

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