李暢

摘 要：信息化建設已成為企業(yè)發(fā)展的必然要求，檔案管理工作也不例外。因此，企業(yè)應加強檔案管理工作的信息化建設，提高檔案管理和服務水平，使檔案管理工作更高效、更快，為企業(yè)提供更順暢、更準確的信息服務。

關鍵詞：信息化；企業(yè)檔案管理；對策

1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化概述

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化主要是指在企業(yè)日常檔案管理過程中，利用信息化的媒體對企業(yè)檔案管理進行智能化數(shù)字化，通過企業(yè)檔案管理信息化對企業(yè)檔案資源進行科學管理，為提高企業(yè)的競爭力水平提供必要的依據(jù)。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的問題

2.1企業(yè)基礎設施薄弱，總體結構不科學

首先，將計算機設備引入企業(yè)檔案管理信息化建設，利用和發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)技術，使其具有更多的資金和技術。目前，很多企業(yè)特別是中小企業(yè)技術水平不高，設備和資金不足，阻礙了企業(yè)檔案管理信息化建設。其次，它受到資源的影響，大部分規(guī)模小、效益差的中小企業(yè)更難以將信息化融入到檔案管理中，企業(yè)檔案管理信息化建設更是無從涉及。大而有效的大企業(yè)可以完成檔案管理的信息化建設，在資源有效利用的條件下不斷擴大規(guī)模，提高效益。這種結構的不正確阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

2.2觀念薄弱、關注缺乏

在企業(yè)檔案管理工作過程中，由于一些企業(yè)負責人并沒有從思想層面認識到企業(yè)檔案管理信息化建設的意義與價值，對企業(yè)檔案管理信息化建設缺乏必要的重視。尤其是在一些中小企業(yè)中，不僅缺乏必要的檔案管理部門，在相關的檔案管理制度方面也存在著一定的不足。這在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化水平的提升。

2.3企業(yè)檔案管理信息化建設發(fā)展不平衡

目前，在企業(yè)檔案管理信息化建設發(fā)展的過程中，由于企業(yè)發(fā)展水平的差異，企業(yè)檔案管理信息化的硬件管理和軟件管理存在一定的差異，這種信息化建設的發(fā)展不平衡。在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理信息化的實際效果。一些企業(yè)只關注相應的硬件建設檔案管理信息化建設的過程中，對必要的檔案管理軟件缺乏與時俱進的意識，在一定層面上影響企業(yè)檔案管理信息化建設的進展和效果。

2.4基礎條件薄弱技術資金不足人才建設不到位

在企業(yè)進行檔案管理工作信息化建設的過程當中，需要借助相關的專業(yè)人員以及必要的資金技術來實現(xiàn)綜合發(fā)展，目前我國一些企業(yè)由于基礎條件比較薄弱，在相關的人力資源儲備、資金投入方面存在著一定的短板，這在現(xiàn)實上影響了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化的建設水平。目前，從整體上來看，我國在檔案管理人才的培養(yǎng)質量與數(shù)量層面還存在著一定的不足，在一定層面上也制約了企業(yè)檔案管理信息化建設的發(fā)展

3現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設對策

3.1樹立企業(yè)檔案信息化觀念

企業(yè)檔案管理工作不僅有助于保存企業(yè)的重要文件和資料，而且對于完善企業(yè)知識資源的總體統(tǒng)籌和規(guī)劃，提高企業(yè)的核心競爭力具有十分重要的現(xiàn)實意義。因此，在企業(yè)的日常經(jīng)營和管理過程中，企業(yè)負責人應高度重視企業(yè)檔案管理信息化建設在思想層面，樹立企業(yè)檔案信息化的觀念，不斷增加企業(yè)檔案信息化建設所需的投入力度，營造良好的企業(yè)檔案信息化建設氛圍。例如煙臺南山集團將企業(yè)檔案信息管理納入企業(yè)重要發(fā)展戰(zhàn)略，通過檔案信息管理組織建設和支撐體系的不斷完善，改企業(yè)檔案管理工作取得了豐碩成果，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定和整體經(jīng)營水平的提高做出了許多貢獻。

3.2建立健全企業(yè)檔案信息化法律規(guī)章與標準

企業(yè)檔案信息化管理是一個科學系統(tǒng)的過程，需要建立在相關的規(guī)章與標準基礎上，一方面，企業(yè)應該從信息化時代的要求出發(fā)，不斷地按照現(xiàn)代檔案管理信息化的相關標準，提高企業(yè)檔案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企業(yè)應該完善相關的檔案管理監(jiān)管制度，明確崗位負責制度，對于檔案管理中存在的問題第一時間進行解決，降低其在問題中造成的不良影響。例如，中石油集團在企業(yè)檔案信息化規(guī)章與標準的制定方面取得了不錯的成績。該公司嚴格落實國家制定的相關檔案保密制度，在此基礎上，結合公司自身的檔案管理需要，對檔案的登記制度、查閱制度等方面都進行了更加明確的制定，除此之外，還對電子檔案的相關系統(tǒng)進行升級與完善，最大限度的提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規(guī)章與標準層面的有益經(jīng)驗值得推廣與借鑒。

3.3推進檔案數(shù)字化和資源共享

要充分認識到資源建設是檔案信息化建設中最重要的工作。在當前形勢下，檔案信息化建設的重點應放在以下兩個方面：一是推進檔案數(shù)字化。首先，我們必須尊重數(shù)字建設的規(guī)律，要制定合理的建設方案，做好監(jiān)督工作，使數(shù)字化建設有序進行。同時，要建立完整的數(shù)字化目錄，為數(shù)字建設提供充足的資金、技術和人員支持，促進各部門的團結，齊心協(xié)力；第二，實現(xiàn)資源共享。特別是在國家相關法律的指導下，建立綜合檔案信息系統(tǒng)，與辦公系統(tǒng)相結合。各單位和部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)對內部產(chǎn)生的文件和信息進行處理和歸檔。以時間為排序標準，建立檔案信息目錄，以此促進檔案信息化建設。

3.4重視企業(yè)檔案信息化人才建設

目前，在我國企業(yè)檔案管理信息化建設過程當中，影響其建設效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業(yè)應該從檔案信息化建設的長遠發(fā)展角度出發(fā)，不斷地加大對企業(yè)檔案管理信息化建設人才的引進力度，一方面，通過提供優(yōu)良的條件來吸引檔案管理信息化專業(yè)人才的加入。企業(yè)可以積極的與高校進行戰(zhàn)略合作，根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設的需要實施“訂單式”人才培養(yǎng)策略，為企業(yè)今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持。另一方面，通過搭建良好的信息化人才管理平臺，引導廣大企業(yè)檔案信息化人才，發(fā)揮出自己的聰明才智，為企業(yè)檔案管理信息化水平的提高貢獻出更大的力量。

4結語

檔案管理信息化建設是促進檔案管理發(fā)展的主要趨勢，是有效促進時代發(fā)展的客觀要求，加強對檔案信息化建設的研究具有非常重要的意義。在進行檔案管理的過程當中應該跟隨時代發(fā)展的步伐，積極探索新型的檔案管理方式，并且將其應用到實際管理的過程當中，有效地實現(xiàn)檔案管理信息化建設。在具體的實踐過程當中，需要加強對工作經(jīng)驗的總結，有效地借鑒外國或者是其他地區(qū)的先進做法，使檔案管理工作更加信息化，有效的促進我國社會的發(fā)展。

參考文獻

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（作者單位：保定世元巖土工程有限公司）