馬桃菊

摘 要：隨著社會事業(yè)飛速發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)成為各企事業(yè)單位的重要構(gòu)成部分，尤其是工程建設(shè)領(lǐng)域的核心部分，如何加強檔案管理工作的進步在一定程度上將推動并維護著各企事業(yè)單位的發(fā)展。筆者從事檔案工作多年，結(jié)合自己的工作實際，闡述了加強基層檔案管理工作的具體措施和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理隊伍；重要性；規(guī)范化

一、檔案管理的重要性

知識經(jīng)濟時代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，為了使檔案工作規(guī)范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，實施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發(fā)；提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文書以及電子文件的處理工作。做好檔案管理工作一個國家機關(guān)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是機關(guān)管理工作的一部分，是提高機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位部門工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。機關(guān)檔案記載著這個單位或部門發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對進一步促進本單位或部門科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時了解本單位工作開展情況，適時調(diào)整工作思路提供準確依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定單位取得的成果，為本單位或部門科學發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位或部門工作狀況和工作成果。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的影響力具有重要意義。

二、檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作是由檔案、必要的物質(zhì)條件、檔案專業(yè)人員三個基本要素構(gòu)成的。

（一）檔案管理干部隊伍水平不高

近幾年盡管檔案干部人員文化知識結(jié)構(gòu)上有了很大變化，但專業(yè)技術(shù)人員偏少，檔案專業(yè)人員貧乏。各基層單位認為檔案工作有人就能干好，對其重視程度不夠，往往是沒有穩(wěn)定的檔案人員，且更換頻繁。但是許多檔案工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度的建設(shè)，要求檔案人員要有較長的學習時間積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)并逐步完善。這種頻繁調(diào)動，無疑造成專業(yè)技術(shù)人員偏少，專業(yè)檔案人員貧乏，必然影響到檔案工作的連續(xù)性、完整性。

（二）檔案管理工作不規(guī)范。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。

1.檔案管理手段落后

主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求，給檔案管理工作帶來很大的消極影響。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，人力、物力、財力投入少；雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用。

2.檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。由于工作的調(diào)動，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

三、提升檔案管理水平措施

在企業(yè)各項活動中，如果忽視了檔案工作，則會影響到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益的提高，影響企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力。怎樣做好新形勢下企業(yè)檔案管理工作呢？

（一）加強業(yè)務(wù)建設(shè)

首先要加強檔案工作者政治素質(zhì)的提高，認真學習檔案法規(guī)文件，增強法制意識，確保檔案的安全與保密。其次是加強檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。檔案管理要求達到“五率”即歸檔案率為100%，完事率為100%，準確率為100%，查全率為100%，查準率100%，這就要求檔案工作者研究和熟悉檔案內(nèi)容，認真鉆研專業(yè)知識，掌握業(yè)務(wù)技能，以確保其檔案的齊全性、完事性和準確性，檔案部門和檔案工作者要按照檔案工作六個環(huán)節(jié)進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用，其中收集、保管和利用是檔案工作的主要環(huán)節(jié)，收集是基礎(chǔ)、管理是手段、利用是目的，收集和管理是利用的前提，收集如收的不好，就會成為“無米之炊”，檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)就是一句空話。為此，在收集過程中，做到“三勤”即嘴勤、手勤、腿勤，要注重文件材料的平時收集，把收集到材料隨時歸入歸卷類目。

（二）加強檔案庫房建設(shè)

檔案是最珍貴的歷史記錄，為維護它的真實面貌，延長其壽命，減少污染和磨損，檔案庫房應(yīng)按照防光、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防熱、防震、防盜的“九防”要求，購置必需的檔案裝具和設(shè)備來改善庫房的保管條件，最低限度地滿足檔案材料保管的耐久性。

（三）實行公文

檔案管理一體化，即辦公自動化，實行辦公自動化管理，對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理起著積極推動作用。一是單位領(lǐng)導(dǎo)要在微機上進行批閱，擔調(diào)和查詢文件，縮短了文件處理速度；二是文件的收發(fā)登記用微機登錄，使登錄的文件清晰、美觀，避免了文件受污和出現(xiàn)收、發(fā)的重要漏號現(xiàn)象；三是加速公文處理的周轉(zhuǎn)時間，杜絕文件橫傳的現(xiàn)象，并對逾期承辦的文件及時給予催辦、督辦；四是從公文的登記、分發(fā)、辦理、歸檔等處理程度都留下了記錄，便于查詢和利用；五是方便了檔案工作者進行檔案的科學管理，對已經(jīng)登錄并有保存價值的收發(fā)文可采取自動轉(zhuǎn)儲的方法形成檔案數(shù)據(jù)，無需再進行重復(fù)登錄；六是文件材料整理完畢形成檔案后，把檔案數(shù)據(jù)輸入微機，即形成全引目錄，案卷目錄，分類目錄，卷內(nèi)目錄及檔案統(tǒng)計報表，無需再用手工抄寫的方法去完成。

綜合幾點，做好基層檔案管理工作對企事業(yè)單位將起到推動和維護工作。檔案管理作用，只有在領(lǐng)導(dǎo)重視與支持的前提下，在業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，通過檔案工作者的不懈努力，一定能時時有進步，年年邁上新臺階。

參考文獻

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[2]鞠傳信.淺談檔案工作人員的基本素質(zhì).山東檔案2007，（6）：46

（作者單位：東明縣教育局）