潘玲

摘 要：檔案是全部活動的真實記錄，體現(xiàn)各機關事業(yè)單位發(fā)展歷程，是重要的信息資源和寶貴的經(jīng)驗財富，影響著機關事業(yè)單位管理的效率和質(zhì)量。當前，各單位都建立了相應的檔案管理組織機構網(wǎng)絡，配備了相應的檔案管理員，但專職檔案管理員少之又少，大部分均是作為兼職檔案管理員身份融入檔案管理員隊伍，而檔案管理具有較強的業(yè)務性和技術性，檔案管理員隊伍呈現(xiàn)出業(yè)務素質(zhì)不高、人員流動性大、隊伍不穩(wěn)定等問題，如何提高兼職檔案管理員隊伍整體素質(zhì)，提升檔案管理工作水平，值得大家深入思考探究。

關鍵詞：檔案管理；檔案員；隊伍建設

一、兼職檔案管理員的重要性

檔案管理是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，是開展歷史研究、進行各項工作的必要條件，是維護黨和國家歷史真實面貌的重要工作。游離在專職檔案管理員隊伍中的兼職檔案管理員來自機關事業(yè)單位各個職能部門，一個單位的檔案管理的基礎工作也是從兼職檔案管理員開始，兼職檔案管理員處于檔案形成、產(chǎn)生的第一線，承擔著單位各項管理和活動中形成的文字材料、聲像材料及實物的立卷、歸檔等大量基礎工作，這些檔案的歸檔、整理質(zhì)量直接制約著機關事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量。兼職檔案管理員對本單位的各類工作情況有著足夠的了解和熟悉，對各類文件材料的來龍去脈、價值大小有著足夠的認知，能及時、有效地做好各類文件材料的收集工作，并能很好地完成本單位檔案材料的鑒別、篩選和分類整理工作，他們對保證檔案材料的真實性、完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性起著決定性作用。每個兼職檔案管理員既是檔案管理的基礎管理者，又是檔案的最直接利用者，也是檔案工作最好的宣傳媒介。因為他們最清楚本單位和本專業(yè)的檔案需求，能從實際工作出發(fā)，對檔案管理工作提出更科學的意見和建議，能在日常工作中耳濡目染地對干部職工進行檔案相關知識的宣傳，有效帶動干部職工對檔案工作重要性的認識，激發(fā)大家保護檔案、積極配合和主動歸檔的意識。

二、兼職檔案管理員隊伍面臨的困境

（一）宣傳的局限性導致重視不夠

對檔案相關知識的宣傳力度匱乏，檔案管理意識嚴重不足。許多機關事業(yè)單位重在抓業(yè)務，忽視檔案的重要信息資源和參考參謀作用，檔案管理工作得不到重視，在很長一段時期，機關事業(yè)單位普遍存在重視財務管理、人事管理，輕檔案管理的現(xiàn)象，檔案管理工作成了虛設、可有可無，有些單位未設專門檔案室，有個別單位甚至還存在檔案長期不立卷歸檔的現(xiàn)象。各單位負責人和干部職工對檔案工作的不重視直接影響到兼職檔案管理員的工作環(huán)境，缺乏大家的齊心配合，導致工作難度加大，再加上沒有有效的考核激勵機制，也致使兼職檔案管理員工作積極性不高。

（二）人員的流動性導致業(yè)務斷鏈

兼職檔案管理員一般由各單位制定，但由于崗位、人員的調(diào)整，兼職檔案管理員更換頻繁，素質(zhì)參差不齊。兼職檔案管理員經(jīng)過一段時間的業(yè)務培訓和實際崗位鍛煉后，剛熟悉檔案工作，卻因種種原因調(diào)整工作單位或崗位，而新接手的人員大多未經(jīng)過檔案知識的專業(yè)培訓，對文件材料的鑒定、收集和分類整理等基礎工作不熟悉，不了解，又作為新手進行學習摸索，這必將導致檔案管理工作斷鏈，影響檔案管理工作的質(zhì)量和檔案管理的完整性、持續(xù)性和穩(wěn)定性。

（三）職責的雙重性導致工作懈怠

兼職檔案管理員工作職責的雙重性是指兼職檔案管理員在做好本職工作的同時，還要做好兼職檔案工作。目前，兼職檔案管理員往往身兼數(shù)職，工作職責寬泛，任務繁重，崗位不固定，再加上單位對檔案工作宣傳教育力度不足，工作人員往往缺乏對檔案工作重要性的認識，導致兼職檔案管理員投入檔案工作的時間和精力有限，積極性不高，責任心不強，對檔案工作多是利用空閑時間擠出點時間完成，檔案管理工作隨意，質(zhì)量不高，進而也對檔案工作造成了較大的影響和損失。

三、兼職檔案管理員隊伍建設的對策

（一）積極創(chuàng)造檔案管理發(fā)展的大環(huán)境

一是進一步加強宣傳和溝通，大力宣傳《檔案法》等一系列檔案法律法規(guī)，利用檔案獨特的決策資源、教育資源、文化資源等作用，逐步形成機關事業(yè)單位的檔案文化，用濃厚的文化氛圍凝聚人心，樹立“檔案管理、你我有責”的檔案意識。二是建立完善的檔案工作激勵機制和責任制，將檔案工作納入年度工作計劃，列入責任范圍，及時將工作中形成的文件材料等檔案資料移交兼職檔案管理員。三是進一步爭取單位領導對檔案工作的重視和支持，兼職檔案管理員要不斷增強檔案的查詢利用、為民服務等功能，讓單位領導充分認識檔案對本單位工作的實際協(xié)助作用和具體意義，認識到檔案工作是單位整體工作不可或缺的部分，從而在工作安排、經(jīng)費統(tǒng)籌等方面對兼職檔案管理員予以傾斜和支持。

（二）提升兼職檔案管理員業(yè)務水平

一是加強對兼職檔案管理員檔案業(yè)務知識和工作技能的培訓，圍繞兼職檔案管理員能力建設為重點，以舉辦專題培訓、業(yè)務指導、監(jiān)督檢查、觀摩學習等方式，使其具備一定的檔案專業(yè)知識，有效提升兼職檔案管理員業(yè)務素質(zhì)和水平。二是適時舉辦形式多樣的專職檔案管理員和兼職檔案管理員結對子活動，以加強專兼職檔案管理員的溝通和聯(lián)系，此種方式可以彌補兼職檔案管理員專業(yè)知識的不足，又能加強專兼職檔案管理員彼此的合作，以便更好地開展檔案管理工作。三是加強檔案工作創(chuàng)新，尤其在管理機制、服務內(nèi)容和范圍、服務方式和機制上加大改革力度，從制度改革上發(fā)揮兼職檔案管理員的積極性，以便更大地發(fā)揮作用。科學利用信息化手段，推進數(shù)字檔案館（室）建設，最大限度實現(xiàn)檔案的在線及時歸檔、在線利用功能。

（三）完善科學合理的檔案管理機制

一是要確保檔案管理機制的科學合理性。建立檔案管理機制，關鍵要保證檔案的及時完整收集，保管和提供有效利用上；體現(xiàn)在是否滿足時代發(fā)展，社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展。二是充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡作用，實現(xiàn)檔案收集責任制管理。對各單位設立的兼職檔案管理員，進一步細化明確職能職責，并提出時限和質(zhì)量要求，確保檔案完整齊全歸檔。 三是建立考評激勵機制，結合單位實際，以檔案整理、移交的完整性、時限性、規(guī)范性、服務性為標準，對兼職檔案管理員進行考核，考核結果與評先爭優(yōu)掛鉤，條件允許的單位可給予一定的獎勵，以激勵兼職檔案管理員的工作積極性，進而推動檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

（四）建立相對穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍

一是保持兼職檔案管理員工作的相對穩(wěn)定性有利于增強其對檔案工作的責任心和使命感。在兼職檔案管理員的選擇上要選配原則性、責任心、能力強和工作積極穩(wěn)妥的同志，一旦確定，盡量減少崗位調(diào)整的機率，如因特殊情況確需調(diào)整變動，兼職檔案管理員也應該有一個工作上的銜接和熟悉的過程，也就是要有一個傳、幫、帶的過程，不能簡單地履行一個交接手續(xù)完事。二是提升兼職檔案管理員的執(zhí)業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，堅定兼職檔案管理員的事業(yè)心，增強職業(yè)責任感和自豪感。三是注重檔案責任人員的培訓，對于新上崗的兼職檔案管理員，要及時組織培訓，使他們在上崗初期就能正確掌握工作要點，養(yǎng)成良好的立卷、歸檔、調(diào)檔習慣，正確掌握檔案的收集、整理、裝訂方法，確保歸檔質(zhì)量。

參考文獻：

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[2]董黎明.如何發(fā)揮兼職檔案員作用.合作經(jīng)濟與科技。2005.6X

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