劉昕

摘要：伴隨著當(dāng)前我國高等教育的高速發(fā)展趨勢，高等職業(yè)教育也進入了較好的發(fā)展階段。但是在高職院校的工作實踐當(dāng)中，也彰顯出其在學(xué)生檔案的管理工作方面所具有一些問題。筆者依據(jù)自身多年的教育實踐經(jīng)驗，在本文當(dāng)中重點闡述了高職院校學(xué)生檔案管理工作當(dāng)中所具有的問題及對策，以期能夠有效的提升學(xué)生檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：轉(zhuǎn)型時期；高職院校學(xué)生檔案；管理；問題；對策

在高職院校當(dāng)中，由于學(xué)生檔案與學(xué)生就業(yè)息息相關(guān)，能夠讓用人單位在招錄學(xué)生時客觀全面的了解學(xué)生。另外，高職院校在通過對學(xué)生檔案深入的分析與研究之后，在高職院校進行教育與教學(xué)決策時，學(xué)生檔案可作為重要的參考依據(jù)，由于現(xiàn)今有許多高職院校的前身是中專學(xué)校，因此在基礎(chǔ)設(shè)施方面具有不足之處。近年來，國家較為注重發(fā)展高職教育，并不斷劃撥給高職院校專項教育發(fā)展扶持資金，但是由于現(xiàn)今高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷拓展的趨勢，直接造成了教育經(jīng)費入不敷出的現(xiàn)象。導(dǎo)致了高職院校投入到檔案建設(shè)的經(jīng)費較少，導(dǎo)致了當(dāng)前高職院校檔案工作出現(xiàn)了發(fā)展滯后的情況。按照本校發(fā)展的現(xiàn)實狀況，筆者對于本校學(xué)生檔案管理工作提出了自身的一些見解。

一、高職院校學(xué)生檔案管理問題

1、高職院校學(xué)生檔案的管理制度不健全。多年來，學(xué)生高職院校檔案缺乏必要的管理制度。雖然國家對高職院校學(xué)生管理下達(dá)了不少文件，如《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等對學(xué)生的學(xué)籍、入學(xué)注冊轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、成績考核、畢業(yè)、獎懲等都作了比較明確的規(guī)定。但其中并沒有涉及高校學(xué)生檔案的具體管理，更沒有一項明確專門的規(guī)定。目前大部分高職院校的學(xué)生檔案管理比較混亂，管理部門職責(zé)不明確：有的是學(xué)生處管，有的是系里管，學(xué)生的黨團組織檔案又是團委或組織部門管；這些學(xué)生檔案也是分散在各系當(dāng)中。由于學(xué)生檔案形成時間周期比較長，從入學(xué)登記到畢業(yè)要經(jīng)過幾年的時間，而且檔案材料相對分散，形成檔案管理無序、專業(yè)人員缺乏、各自為政的局面。

2、學(xué)生檔案的管理模式及內(nèi)容不規(guī)范。伴隨著我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展的趨勢，高職教育也獲得了較好的發(fā)展，出現(xiàn)了許多的高職院校。高職院校出現(xiàn)大都有下述幾類情況：第一、現(xiàn)今的高職院校是由原來的中專學(xué)校、技校獨立的直接進行升格；第二、現(xiàn)今的高職院校是由原來的幾所中專學(xué)校、技校共同合并辦學(xué)進行升格；第三、現(xiàn)今的高職院校是由原來的教育學(xué)院或是廣播電視大學(xué)進行升格；第四、新設(shè)立的高職院校。當(dāng)前的高職院校具有多元化的辦學(xué)來源，在學(xué)生檔案在管理的內(nèi)容與形式方面就必然會具有多樣化。因此，在學(xué)生檔案在管理的內(nèi)容與形式方面必須具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前多數(shù)高職院校尚未明確確定規(guī)范的學(xué)生檔案的管理內(nèi)容，從而造成學(xué)生檔案收集不齊全、管理不規(guī)范、利用不及時的現(xiàn)狀。高職院校學(xué)生檔案形成于多個職能部門，來源分散、內(nèi)容豐富是其主要特點。高職院校學(xué)生檔案應(yīng)當(dāng)包含了學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況。

3、學(xué)生檔案管理未能實施現(xiàn)代化管理。目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件。大多數(shù)高職院校學(xué)生檔案管理模式陳舊，仍采取傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理和利用模式，檔案從收集到整理、立卷、歸檔大部分都是通過手工操作來完成。計算機錄入案卷的目錄大都處于起步階段，學(xué)生檔案的全文錄入以及多媒體數(shù)據(jù)庫還是空白，現(xiàn)代化的計算機管理信息系統(tǒng)，沒有真正建立起來，給檔案信息的開發(fā)利用帶來很大的困難，學(xué)生檔案管理體制、管理模式上存在的問題，必然產(chǎn)生了學(xué)生檔案的管理落后于形勢發(fā)展的這種狀況，也制約了學(xué)生檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進程，從而限制了學(xué)校檔案館服務(wù)功能的發(fā)揮。

二、新形勢下學(xué)生檔案管理的有效對策

1、建立健全檔案管理制度。高職院校應(yīng)依據(jù)本校的實際情況來建立健全檔案工作管理制度，來進一步提升檔案工作的實效性。高職院校應(yīng)設(shè)立檔案工作的專門的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，進行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，設(shè)立學(xué)校檔案室，學(xué)校的各個管理部門以及各個院系等，都必須配置兼職的檔案管理員，促進檔案工作的有序進行。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)必須要注重涉及檔案管理工作當(dāng)中各方面的問題，對于檔案管理工作進行有效的改進與完善，從而有效的提升高職院校檔案管理工作的實效性。

2、檔案管理工作規(guī)范化。高職院校想要構(gòu)建起科學(xué)合理的檔案管理工作制度，進一步規(guī)范化管理檔案的各項工作。應(yīng)對各個管理部門以及各個院系的檔案管理工作進行績效考核，對于工作開展較好的部門或是院系，要進行一定的精神或是物質(zhì)的獎勵。立足于學(xué)校實際工作情況，來制定出科學(xué)合理的檔案管理制度，從日常的檔案管理、檔案保密、檔案查閱、檔案綜合運用等各個方面都要制定出行之有效的管理制定，讓學(xué)校的檔案管理工作充分體現(xiàn)出統(tǒng)一化、規(guī)范化，促進高職院校檔案管理工作的持續(xù)深化。

3、學(xué)生檔案信息化的管理。為了能夠高效的管理學(xué)校檔案，高職院校可對學(xué)生檔案進行信息化管理，而要達(dá)到此目的，就必須有效的做到下述幾點：第一、應(yīng)在學(xué)校檔案館構(gòu)建起檔案信息化中心，來對全校電子文件進行規(guī)范化管理。第二、建立本校的官網(wǎng)，并設(shè)立檔案信息查詢的網(wǎng)頁，進一步做好學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺。為相關(guān)的政府部門、用人單位、以及本校的師生們提供檔案的信息化查詢與利用，想要有效的促進學(xué)校檔案進行信息化管理工作獲得全面提升，就必須對檔案館的設(shè)施與設(shè)備進行有效的更新。當(dāng)前大多數(shù)學(xué)校檔案館計算機中心設(shè)備簡陋，專用服務(wù)器容量小，速度慢，還沒有配備小型機組，無專用掃描機器、電子閱讀設(shè)備、無網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件等等。遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢高校發(fā)展的需要，亟待學(xué)校加大資金投入，加快高校檔案信息化步伐，改進服務(wù)方式，實現(xiàn)檔案信息資源共享，全面提升高校檔案館現(xiàn)代化管理水平和整體服務(wù)能力。

三、結(jié)語

總之，在當(dāng)前進一步做好高職院校學(xué)生檔案工作，既符合于社會與高職院校自身發(fā)展的實際需要，同時也能夠有效的滿足高職院校檔案工作發(fā)展的的實際需要。在當(dāng)前高等教育的高速發(fā)展趨勢下，高職院校必須立足于自身的教育與教學(xué)特點，進一步轉(zhuǎn)變與更新檔案的服務(wù)與運用理念，借助于創(chuàng)新服務(wù)途徑、創(chuàng)新檔案管理方式方法、進一步提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)、有效的體現(xiàn)出檔案的服務(wù)與運用工作的實效性，有效的構(gòu)建起高職院校全新的檔案管理模式。使高職院校學(xué)生檔案工作得到進一步發(fā)展和完善，以改變目前廣泛存在的高校檔案特別是學(xué)生檔案工作相對落后的現(xiàn)狀，努力推進轉(zhuǎn)型時期高職院校檔案工作再上新臺階。

參考文獻

[1] 秦捷英.高職院校學(xué)生檔案管理中的問題及對策[J].檔案與建設(shè)，2011，05：72-73.

[2] 王梅芳.高職院校學(xué)生檔案管理中存在的問題及對策[J].市場論壇，2006，03：36-37.

[3] 毛亞茹.論新形勢下高職院校學(xué)生檔案的管理[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006，04：82-84.endprint