段明芬

摘 要：檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體都要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，認(rèn)真分析檔案管理工作中遇到的問(wèn)題和存在的困難，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源，對(duì)單位今后的工作起著重要的查考利用作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是通過(guò)規(guī)范的程序所形成的歷史文獻(xiàn)紀(jì)錄，具有原始記錄性和歷史再現(xiàn)性。文書(shū)檔案則是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，是一個(gè)社會(huì)組織各類管理活動(dòng)，如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等的真實(shí)原始記錄。對(duì)于單位、群體、個(gè)人今后查找利用有著十分重要的作用，為此做好圖文資料的收集、管理尤為重要，它無(wú)疑是提供社會(huì)各界協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證?，F(xiàn)就對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題、以及采取的對(duì)策談一點(diǎn)自己的看法：

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.欠缺現(xiàn)代化的辦公設(shè)備

目前，大多數(shù)單位在檔案管理的硬件設(shè)備上沒(méi)有達(dá)到要求，因此沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。甚至還有的單位將檔案室用來(lái)混堆雜物，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，設(shè)施簡(jiǎn)單，沒(méi)有配套的防火、防潮、消防等設(shè)施。而對(duì)于檔案的借閱與查訪卻沒(méi)有更好地運(yùn)用現(xiàn)代化手段，影響了單位檔案的安全與完整。另外，有些單位沒(méi)有充分發(fā)揮檔案的作用，僅僅限于檔案管理層面，對(duì)檔案的重要性沒(méi)有清醒的認(rèn)識(shí)，不注重信息資源的現(xiàn)代化管理，從而忽視了對(duì)檔案資源的有效利用。

2.檔案檢索效率相對(duì)較低

在現(xiàn)代化數(shù)字化的檔案管理中，計(jì)算機(jī)檢索正在逐步代替體統(tǒng)的手工檢索方式，但手工檢索仍然在事業(yè)單位的檔案管理中占有明顯的比重，從而在一定程度上影響了單位檔案檢索的準(zhǔn)確率和速度，同時(shí)也增加了檔案查閱的工作量。再加上人力檢索信息的局限性，所以大大降低了單位檔案管理的工作效率。

3.檔案收集單一

目前更多的是收集文字資料，對(duì)圖片、影象資料收集較少，導(dǎo)致很多有重要查考利用價(jià)值的圖片資料沒(méi)有得到保存。

4.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低、收集整理資料的不全面、準(zhǔn)確

基層的檔案管理人員，大多數(shù)都是辦公室人員兼任，并沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，多是通過(guò)以老帶新、或者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)收集管理，具有很大的隨意性，對(duì)檔案的鑒別能力也因人而異，導(dǎo)致檔案的管理不規(guī)范、不齊全，不利于單位檔案保存及今后檔案的查找利用。

2 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

3.檔案管理意識(shí)較為淡薄。一是思想認(rèn)識(shí)模糊，沒(méi)有把檔案管理作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作抓好落實(shí)，沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章考核制度，不知道為什么要開(kāi)展檔案管理工作，怎樣開(kāi)展檔案管理。二是實(shí)際重視不夠，沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，送培學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)也較為有限，導(dǎo)致人員素質(zhì)普遍偏低，缺少辨別檔案價(jià)值的知識(shí)，造成檔案管理的不規(guī)范，導(dǎo)致檔案查考利用的價(jià)值不足。三是缺乏主觀能動(dòng)性，重形式輕內(nèi)容，對(duì)較多的文書(shū)資料不能合理的精取精，嚴(yán)格按照檔案的規(guī)定去管理，較多流于形式，沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)單位負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

4.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，沒(méi)有專用檔案室，放置檔案的地方狹窄、潮濕、安全消防設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。檔案必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

3 檔案管理工作的對(duì)策

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。要加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的職工從事檔案工作管理工作，鼓勵(lì)他們要干一行、愛(ài)一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的辦法，一方面請(qǐng)檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，以促進(jìn)單位檔案工作健康、平衡發(fā)展。

2.健全檔案管理制度。一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合；要把握時(shí)間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開(kāi)，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲(chóng)等安全保管和保護(hù)設(shè)備；要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開(kāi)展檔案借閱工作，對(duì)逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴(yán)肅查處。

3.改進(jìn)和完善檔案功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4.采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

5.做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹(shù)立工作就是服務(wù)的觀念，以增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

總之，新時(shí)期檔案管理工作要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從思想上改變老舊的觀念，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，全面提升檔案管理工作水平，為單位今后查找利用檔案提供準(zhǔn)確、方便、規(guī)范完整的圖文聲象資料。