顏育珊

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的要求，在檔案管理工作中加強信息化建設，成為了當前社會事業(yè)單位檔案管理的重要任務。本文將著重從事業(yè)單位檔案管理的問題以及相應的解決辦法對事業(yè)單位的檔案管理問題進行探討。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案管理；信息化

隨著我國社會主義經(jīng)濟與科學技術(shù)水平的迅速發(fā)展進步，事業(yè)單位檔案的數(shù)量與需求也迅速增加，這些都促使了事業(yè)單位檔案管理工作的形式發(fā)生了深刻變化。目前，事業(yè)單位檔案管理的信息化是一種新的檔案管理方式與潮流，但事業(yè)單位在檔案管理信息化的建設工作中出現(xiàn)了一些新的問題，因此，事業(yè)單位要對這些新問題有充分清晰的認識，并對這些問題提出具有針對性的解決方案與措施，以此來促進事業(yè)單位檔案管理信息化的建設順利進行。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設的內(nèi)容

新時期事業(yè)檔案信息化的覆蓋面很廣，所包含的內(nèi)容較多，主要包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設兩方面的內(nèi)容。

（1）環(huán)境方面的信息化構(gòu)建。首先，要保證檔案信息化建設過程中法規(guī)政策的健全完善。檔案信息化建設的過程中，新的信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡管理、電子工作內(nèi)容必然會導致一些問題，如電子文件的保存、信息公開程度、信息化發(fā)展路徑等等，這些國家將需要引導型的法律法規(guī)文件，為信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供戰(zhàn)略方向，使得事業(yè)單位檔案信息化建設更加適應時代的發(fā)展的需求。其次，事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部體制要完善。目前我國事業(yè)單位在檔案工作方面主要的依據(jù)是《檔案法》，但是該法律對于檔案信息化建設方面的涉及面不夠，因此國家政府機關(guān)需重新建立和完善檔案管理體制，保障事業(yè)檔案信息化的良性發(fā)展。最后，就是信息化人才的培養(yǎng)。無論是本文所研究的檔案信息化建設工作，還是其他的技術(shù)行業(yè)，專業(yè)人才的培養(yǎng)都是一切工作開展的前提，對于事業(yè)檔案信息化建設這項工作來說，相關(guān)單位一方面需要對新型人才把好質(zhì)量關(guān)，針對性的招聘具有信息化技術(shù)的合格人才；另一方面對于在職人員要進行再教育，提升他們在檔案信息化建設方面的工作能力。

（2）資源方面的信息化建設。如果說環(huán)境方面的構(gòu)建工作是事業(yè)檔案信息化建設的外在保護，那么資源方面的構(gòu)建工作則是事業(yè)單位檔案信息化建設的核心動力，因此要想提高事業(yè)單位檔案信息化建設效率，應該做好以下三個方面的工作：第一，對檔案內(nèi)容進行科學化管理。數(shù)字檔案信息資源豐富多樣，需要對檔案進行有效管理。但總的來說，信息化技術(shù)下，檔案信息資料都是以電子形式存儲的，但由于數(shù)字檔案容易失真和丟失，所以在保存過程中要注意備份、轉(zhuǎn)移、存取和安全控制等工作。并且對檔案內(nèi)容要進行篩選，將檔案價值作為信息化建設的一個重要參照依據(jù)。第二，優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的檔案服務工作。歸根到底，事業(yè)單位檔案信息化建設的目的還是更好地為用戶服務，因此事業(yè)單位在進行檔案信息化建設過程中，要對用戶查取檔案的服務手段進行強化，使之更加便捷、準確地得到自己需要的檔案資料。第三，系統(tǒng)設計與管理。用于管理檔案信息資源的計算機系統(tǒng)就是檔案管理系統(tǒng)，而對該系統(tǒng)的設計、實施與維護工作就是系統(tǒng)設計與管理。系統(tǒng)設計與管理的任務較多，有計算機及其相關(guān)設備的購置和部署、備份與認證等安全保護技術(shù)的確定、管理軟件的開發(fā)與維護等。

2 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（1）資金投入不足，缺乏完備的配置支撐。做好檔案管理信息化工作離不開先進的技術(shù)手段和系統(tǒng)的軟硬件配備。建立一套系統(tǒng)完備、運轉(zhuǎn)流暢的數(shù)字化運行體系對網(wǎng)絡環(huán)境、設備性能要求較高，需要較大的資金投入，事業(yè)單位資金有限，并且由于檔案管理信息化建設在短時期內(nèi)無法取得顯著效果，得不到領(lǐng)導重視，使得本就在經(jīng)費有限的情況下無法得到充足的資金保障，這就大大阻礙了信息化建設的步伐。

（2）專業(yè)人才缺乏。檔案信息化管理作為一種網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化的管理模式，對專業(yè)人員的要求比較高。原始檔案管理載體以紙質(zhì)材料為主，只需要簡單的登記、存儲，對人員專業(yè)要求不高，一般不需專職人員或?qū)I(yè)人員負責，管理方式粗放、隨意，使得有價值的檔案資料很難有效地加以分析利用。將檔案管理與信息化技術(shù)充分結(jié)合，對管理人員專業(yè)水平提出更高的要求，但目前事業(yè)單位對這方面人才的引進力度不夠，即使有素質(zhì)較高的人才也因為待遇等原因留不住，引不進人才、留不住人才，使得信息化建設工作無法落到實處。

（3）信息化建設存在安全隱患。目前，對大部分事業(yè)單位來說，紙質(zhì)材料保管年限較長，管理工具落后，在利用過程中很容易造成信息丟失、破壞，從而影響信息化成果。另外，紙質(zhì)材料的數(shù)字化工做主要依靠信息公司完成，社會上各類信息公司魚龍混雜，部分缺乏高度的安全意識，對于數(shù)據(jù)需高度保密性的事業(yè)單位來說，網(wǎng)絡化手段更是一大風險和挑戰(zhàn)。

（4）管理工作不規(guī)范、不嚴謹。檔案管理信息化建設是一項規(guī)范性、系統(tǒng)性的工程。需要完備的軟硬件設施、規(guī)范嚴謹?shù)牟僮髁鞒?、嚴格保密的工作程序，但目前，有的事業(yè)單位對此存在認識上偏差，認為只要有電腦、有網(wǎng)絡就能做好，并沒有真正領(lǐng)會信息化的內(nèi)涵，各項工作缺乏完備的管理舉措，導致信息化建設存在漏洞、進程緩慢。

3 做好檔案管理信息化建設的幾點對策

通過上述兩部分的討論，對于新時期事業(yè)單位檔案信息化建設內(nèi)容以及存在的問題有了比較清晰的了解，針對上述提到的問題，談論一下自己對于解決方法的一些思考與建議。

（1）完善軟硬件設施配備。事業(yè)單位要高度重視檔案管理信息化工作，合理資金投入力度，及時購置與信息化建設相配套的儀器設備和系統(tǒng)軟件。只有具備能支撐數(shù)字化高效運轉(zhuǎn)的軟硬件設施，檔案管理工作才能逐步走上信息化管理的道路，才能有效地挖掘資源，服務于發(fā)展大局。

（2）提高專業(yè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)。人員素質(zhì)對事業(yè)單位檔案管理水平和發(fā)展方向起著重要作用。要積極引進有檔案學、信息技術(shù)或計算機等專業(yè)背景的人才，將專業(yè)知識運用到檔案管理工作中，定期進行軟硬件系統(tǒng)維護以及數(shù)據(jù)資料的分析應用。加強對人員思想政治、專業(yè)技術(shù)培訓，積極培養(yǎng)符合工作需要、單位發(fā)展的人才。建立完善的考核激勵制度，最大程度的挖掘人員潛能，定崗定位，在各自的崗位上發(fā)揮出獨特作用。

（3）加強安全管理，提高防范意識。在信息化過程中要注意對原始紙質(zhì)資料的保護，按照規(guī)范流程進行合理開發(fā)，避免因疏忽大意、操作不當造成資料損壞、丟失等現(xiàn)象。同時提高管理人員安全意識、保密意識，增強政治責任感，定期升級系統(tǒng)的安全性能，并對數(shù)據(jù)資料進行備份，防止因系統(tǒng)損壞、數(shù)據(jù)外泄等原因影響工作大局。

（4）建立完善的規(guī)章制度。檔案管理的信息化建設需要配套的規(guī)章制度作為保障。根據(jù)工作需要和崗位要求，有必要對檔案管理的各項工作流程進行有效規(guī)范和嚴格控制。建立健全資料收集存儲、開發(fā)利用、安全管理、人員保密等工作制度，加強督查力度，對違反紀律規(guī)定，造成嚴重后果的人員嚴肅追責。

4 結(jié)語

綜上所述，我國事業(yè)單位工作如果想要長期的順利高效進行，推進檔案信息化管理建設是不可缺少的環(huán)節(jié)之一，它也是使檔案管理質(zhì)量持久處于優(yōu)化狀態(tài)的重要方略之一。盡管目前的檔案信息化管理工作存在一些問題需要解決，但是我們堅信在不斷的實踐中，融合先進的現(xiàn)代化信息技術(shù)，最終使檔案信息化管理體制完美的構(gòu)建。

參考文獻

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