魏凱

摘要：目的：文化活動管理是項目管理的一種，但又不同于一般的項目管理。本文力求運用項目管理的理論和方法，探討文體活動項目管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：文體活動；項目管理；關(guān)鍵環(huán)節(jié)

工會組織開展文體活動既是工會工作的傳統(tǒng)，也是工會工作的優(yōu)勢。近年來，筆者在大型文體活動的組織實施過程中，采用項目化管理的理論和方法，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，優(yōu)化項目管理流程，提高了文體活動的管理效率。

一、問題描述

中沙石化是中外合資的大型化工企業(yè)，趣味運動會是工會組織實施的一項大型文體活動，以“運動、健康、快樂”為主題，變競技為娛樂，改精英展現(xiàn)為全員參與，讓參與者在活動中感受到了運動的競技性，更體會到了運動的趣味性。

在合資企業(yè)組織大型文體活動面臨諸多實際困難。一是來自于企業(yè)的連續(xù)化生產(chǎn)，體現(xiàn)在倒班員工參加活動時間不協(xié)調(diào)；二是來自組織者需要應對的挑戰(zhàn)，體現(xiàn)在比賽項目多、參與人數(shù)多、組織工作難度大。以趣味運動會為例，據(jù)統(tǒng)計，比賽分17個項目，共有來自各部門裝置的115名員工參加活動，占公司總?cè)藬?shù)的9%，比賽形式新、無經(jīng)驗可循，短時間內(nèi)錘煉團隊協(xié)作能力；三是來自參賽員工需要克服的困難，參賽員工需要協(xié)調(diào)處理好工作與活動，個人與團隊的關(guān)系，付出更多的業(yè)余時間進行訓練比賽。

二、解決問題的思路與方法

文體活動項目的顯著特征在于人的作用和角色。趣味運動會更體現(xiàn)出人與人之間的隸屬關(guān)系、指揮關(guān)系、協(xié)調(diào)配合關(guān)系。因此，我們緊緊抓住參賽員工這個主要因素，并運用項目計劃與進度控制方法提升項目管理效率。

三、解決問題的實踐過程描述

1、拿好兩個圈子規(guī)劃人力資源。項目計劃階段，文體活動項目需要打破部門界限組建攻關(guān)團隊。這就要求我們一手拿好大圈子，放眼公司整體重新配置資源。一手拿好小圈子嚴格挑選符合預期的最佳人選。活動參與人數(shù)達到115人，外圍服務(wù)團隊人數(shù)更多，統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，87%的部門（裝置）均以不同形式參與了活動，12個文體專業(yè)協(xié)會各盡所能擔負起17個項目的專業(yè)指導。一大、一小兩個圈圈不僅囊括了公司的優(yōu)勢資源為我所用，也確定出最佳的人選、組建出最佳的團隊、最佳的競賽成績變得可期。

2、以可交付成果控制項目過程。再好的苗苗，不精心料理也不會收獲果實。項目執(zhí)行階段監(jiān)控是重點，引入可交付成果的概念讓執(zhí)行和監(jiān)控有的放矢。平板支撐是個考驗耐力的項目，參賽隊員每天堅持訓練，每周集中組織測試賽，周測成為組織者監(jiān)控活動的可交付成果。項目管理者利用微信組群每周發(fā)布隊員成績和訓練情況，引起各方關(guān)注。此舉不但擴大了影響、參賽隊員成就感強烈，也讓活動變得公開、公正、透明，從任務(wù)之初平均成績3、5 分鐘到能堅持18分鐘，短時間內(nèi)運動成績快速提升。

3、緩沖是關(guān)鍵鏈管理的重要內(nèi)容。文體活動項目的過程管理體現(xiàn)了人的意志，這個前提使得項目管理容易受主觀因素影響。決策人改變主意、重要人物缺席都會導致活動的變動。設(shè)置緩沖來消除不確定因素對項目的影響，體現(xiàn)了項目管理者的全局觀而非局部觀。針對趣味運動會這個項目中，我們識別出規(guī)則調(diào)整、隊員經(jīng)驗多少、人員的缺席這些不確定因素。為此，在項目執(zhí)行過程中把大小50余次的賽前演練、溝通講解做緩沖管理，并增加了預備人員作為機動力量以備需要時調(diào)用，確保萬無一失。

四、對效果的評價

實施項目管理打破了傳統(tǒng)條塊管理的局限，它以問題為紐帶，有效地聚合了各有關(guān)部門的相關(guān)職能，對資源進行了有效配置。工作中，很多項目管理的步驟我們不陌生，按照項目管理的方法系統(tǒng)梳理，讓一些關(guān)鍵步驟中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)作用更加明顯。學以致用，文體活動的項目特征決定了采用項目管理的理論和方法具有現(xiàn)實指導意義。

參考文獻

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