劉春娟

摘 要：對一些有價值，能對其他市政工程建設提供參考建議的市政工程資料，相關人員是有義務對其進行收集整理、儲存的，最終使其以檔案的形式存儲在檔案庫。市政工程關系到城市的建設，所以其可供挖掘的價值還有很多，在用到之前，市政工程資料不容有失，相關人員要做好相關的檔案管理工作。

關鍵詞：市政工程；檔案管理；措施；

一、市政工程檔案管理中存在的問題

（一）從市政工程檔案管理方面

國內很多行業(yè)對檔案管理工作方面做的不是很到位，有的行業(yè)直接將檔案管理當做表面工作，這是因為其沒有認識到檔案管理的重要性，更沒有長遠的眼光看清檔案管理對行業(yè)發(fā)展的促進作用，對于市政工程檔案管理來說，亦是如此。參與市政工程建設的各方單位主要注重的是將資料內容落實到實際中，而不是將資料有效保存起來。資料保存工作在各單位中還是存在的，只不過很少有人知道其真實的保存價值，所以當檔案出現漏洞時，相關人員并沒有做出特別處理。再加上國內對于檔案管理工作方面的法律法規(guī)不健全，業(yè)內人士對相關的法律方面了解也不是很透徹，所以各方單位各方人員對工程資料歸檔過程不是很重視，在檔案管理工作方面的投資也是有限[1]。檔案資料缺乏有效管理，檔案資料內容沒有深度，沒有參考價值，多數情況下，真的使其流于形式了。

（二）市政工程檔案質量方面的問題

檔案管理效果會影響檔案質量，所以當管理流于形式時，檔案質量得不到保證是必然的，這和提供檔案資料的單位有關，也和檔案編制人員以及管理人員的工作態(tài)度和能力有關。市政工程檔案的原始資料以及竣工資料全部來源于參與工程建設的各方單位，工程資料一般都是和工程建設同步的，如此才能保護工程資料和工程建設的實際情況全面相符，所收集編制的資料才健全，不會有遺漏[2]。但在實際中，各方單位忽略了這一點，所以資料出現遺漏，信息數據不正確，編制不規(guī)范問題，進而直接對工程檔案質量造成影響。

二、做好市政工程檔案管理工作的措施

（一）重視檔案知識宣傳教育和系統培訓

首先國家有關部門要對檔案管理方面的法律法規(guī)進行完善，彌補漏洞，使其真正成為檔案管理的重要依據，還要加強對其的宣傳，使市政工程參與建設各方的領導人員能將加強對檔案管理的重視，能真正認識到檔案管理的作用，如此領導人員才能加大對檔案管理方面的投資，引進信息技術和相關的設備，使檔案管理效果得到提高。另外，領導人員會對檔案編制內容以及深度等方面做出高要求，并對最后的檔案資料進行審核，下屬人員才會和工程建設同步，積極收集原始資料，還會深入現場，收集過程資料以及最后的竣工資料，并且事無巨細，將有關建設的所有形式的資料進行收集、整理。當然要做到這些，除了領導人員的重視，還要讓每個參與編制檔案的人員通過多渠道的宣傳教育了解檔案知識，并能通過系統培訓，掌握檔案編制技巧，能使最后的檔案資料符合質量要求[3]。

（二）建立健全檔案管理機制

管理機制是管理效率得到提高，管理有效的必要條件，所以一定要建立健全的檔案管理機制。檔案質量要得到保證，就要使提供工程資料的所有單位在檔案收集方面接受管轄，針對其建立承包責任制，使其能根據自己的工作性質，負起相應的責任，提供有價值的資料。最后交由專門的管理人員，由其對各單位提供的資料進行審核，看資料是否齊全，內容是否有深度，相關的數據是否正確，是否和實際工程相符等。審核完畢，才能對其整理，移交檔案室。建立健全檔案管理機制的目的也是為了使檔案整理工作與工程建設同步，所以在管理機制的約束下，所有單位的相關人員要在規(guī)定時間內將相關資料進行收集、整理，如此，才能保證檔案管理順利，使檔案管理水平顯著提高。

（三）對檔案整理過程進行監(jiān)控

進行檔案管理，就是保證其檔案質量，使其能在后期使用時提供參考價值，所以檔案整理工作做好是十分有必要的。檔案整理按照先后順序有五個環(huán)節(jié)，其一是工程資料編制，檔案資料是用來作為參考用的，所以檔案資料的標準除了具有參考價值外，其本身還要有一定的權威性，使其真實可靠不會受到參考者質疑。所以檔案室管理人員務必要對工程資料進行審核，看其是否為原件。如果不是原件，也要保證復印件以及相關文件資料上面有相關的簽字蓋章證明，證明其上面的信息是真實可靠的，避免這些資料在后期使用時，發(fā)生人為改動，在某些方面，不能成為有力的憑證。除此之外，還要審核資料是否齊全，各個方面的工作內容是否事無巨細得到詳細記錄。比如施工材料質檢文件，文件中要表明質檢材料名稱，取樣方法，質檢方法，質檢數據以及質檢結論，在最后還要有質檢人員、取樣人員以及監(jiān)督人員的簽字證明。質檢文件就反映了施工材料質量，可以成為材料是否以次充好的判斷依據。再如施工技術文件，直接反映了施工質量，所以文件內容一定要齊全，不僅要包括各種施工工序、工藝以及技術，還要有監(jiān)理人員的意見和建議。最后，審核變更資料以及隱蔽工程資料是否和實際工程一致，是否有簽字蓋章。

其二是工程資料組卷。按照市政工程建設先后順序，以及分部分項工程的施工工序，將相關文件進行排序，以便生成目錄，使整個工程文件看起來比較有次序。一般將圖紙以及附件放在卷的最后面，相關人員要做的就是保證圖號準確[4]。

其三是工程資料歸檔。工程資料包括很多方面，每個方面的資料都要按照一定的順序組合好，將同種類型的資料組合在一起，使其閱讀以及審核起來更加方便。然后將所有整理好的資料放在特定的檔案袋中，進行歸檔。

其四是工程檔案驗收。進行工程檔案驗收，主要是保證其真實可靠以及權威性。要對所有的資料進行審核驗收，驗收其編制質量是否符合驗收標準，另外，工程檔案驗收有好幾種方法，在實際的驗收中，要將預驗收、階段驗收以及檔案、工程驗收同步進行結合一起，以保證最后的驗收效果。

其五是工程資料保管。工程資料保管是檔案整理的最后一步，也是最重要的一步，對于一些紙質資料，如果在儲存的過程中，檔案室遭遇火災、水災、蟲災等，都會使工程資料毀于一旦，所以還要做好相關方面的防范。

（四）在檔案管理中應用信息技術

現在有很多檔案室應用了計算機和相關的信息技術，將市政工程資料以數據的方式儲存到計算機中，既節(jié)約了空間，又使其免于各種災害，保存效果要比紙質版好多了。但是檔案室相關人員要保證這些信息資料不會遭到篡改，因為資料篡改后，就不能恢復，所以還要做好備份[5]。信息技術的應用，使檔案管理水平得到提高，但全部是電子版存儲資料目前還實現不了，所以要將紙質儲存與電子版儲存結合在一起，統一管理。

三、結語

市政工程資料檔案管理工作如此重要，相關人員要負起責任。各單位人員要遵循管理機制，做好資料的收集整理工作，檔案室管理人員要做好歸檔工作。只有做好檔案管理工作，檔案才能發(fā)揮作用。

參考文獻：

[1]史瑞.淺談市政工程檔案管理工作的幾點思考[J].門窗，2014（06）：285-286.

[2]褚君君.淺談市政工程檔案管理工作的幾點思考[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2013（04）：42.

[3]王立.淺談市政工程檔案的作用與管理[J].科技創(chuàng)新與應用，2012（30）：317.

[4]曹紅英，岳英龍.淺談市政工程檔案管理[J].黑龍江交通科技，2011（06）：260.

[5]宋永梅.淺談市政工程檔案管理[J].中國科技信息，2011（11）：170.