劉港輝

摘 要：隨著法院工作的逐步深入，基層法院的檔案數(shù)量逐漸增多，在目前快速發(fā)展的社會環(huán)境下，對于基層法院的檔案管理工作提出了更高的要求。雖然我國相關(guān)部門采取了措施，然而在實(shí)際的檔案管理工作中仍然存在較多問題。本文通過對基層法院檔案管理的現(xiàn)狀的論述，為加強(qiáng)其檔案管理工作提出策略。

關(guān)鍵詞：基層法院；檔案管理；現(xiàn)狀與策略

作為國家檔案的重要組成部分，法院檔案對法院的工作進(jìn)行了真實(shí)的記錄，因此檔案管理工作已經(jīng)成為法院工作的重要內(nèi)容。對基層法院而言，由于其直接接觸各種社會案件，使得其檔案數(shù)量在不斷增加，因此國家的檔案與法院部門必須加大力度對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，以促使其朝著健康的方向發(fā)展。

1 基層法院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案的利用方面

對于基層法院而言，訴訟檔案的使用較為頻繁，其原因在于法院自身需要不斷的使用，同時在公安機(jī)關(guān)的偵查與執(zhí)行的執(zhí)行階段，訴訟檔案通常被視為重要的依據(jù)。然而在諸多的基層法院中，檔案資料只有手抄版本，使得在使用過程中存在較大的丟失的可能性，若檔案資料遺失，則必將對法院與其他部門的工作產(chǎn)生重大影響

1.2 檔案的保管方面

除利用問題之外，保管問題也是基層法院必須面臨的重大困難，由于訴訟檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性以及數(shù)量大、時間長的特性，因此在實(shí)際的檔案保管過程中會不斷的出現(xiàn)各種新問題。為改善此種不良的局面，需要管理人員具備較高的管理意識與素質(zhì)。然而在目前的實(shí)際檔案保管工作中，諸多基層法院并未具備較多的高素質(zhì)人才，同時現(xiàn)有的檔案保管人員的意識較差、素質(zhì)水平較低。

2 基層法院檔案管理工作的難點(diǎn)與要點(diǎn)

2.1 檔案分類問題

隨著各項(xiàng)法律法規(guī)的不斷頒布，我國正逐步邁向法制化國家，對于基層法院而言，其主要的工作為普法。雖然人們?nèi)罕姷姆梢庾R得到了提升，也學(xué)會了用法律武器保護(hù)自合法權(quán)益身，但是隨之而來的則是訴訟案件的不斷增多，同時檔案的數(shù)量與種類也在不斷增多，因此關(guān)于這些檔案的分類工作則成為擺在基層法院檔案管理人員面前的重要難題。

2.2 檔案保護(hù)問題

作為檔案管理工作的重要組成部分，檔案保護(hù)在基層法院的日常工作中也存在較大難題。不論是對于手抄版本還是電子文檔，保護(hù)工作都具有相當(dāng)大的挑戰(zhàn)性，其原因在于手抄版本容易損壞，電子版本容易丟失。因此基層法院的檔案管理人員必須采取有效的措施對檔案進(jìn)行保護(hù)。

2.3 陳舊檔案處理問題

在日常的檔案管理工作中，對于陳舊檔案而言，其存在較多的不確定因素，其中最為重要的原因則是對于陳舊檔案是否仍有用處存在較大的不確定性。為解決上述問題，基層法院必須設(shè)立專門的處理室用以存放陳舊檔案，并安排專業(yè)的人員運(yùn)用科學(xué)合理的方式進(jìn)行管理，避免使檔案遭到破壞。

3 提升基層法院檔案管理工作的策略

3.1 做好對檔案資料的收集工作

為確保資料收集的全面，作為基層法院的一線員工，必須具備高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，同時嚴(yán)格的按照相關(guān)的法律法規(guī)的要求以及上級領(lǐng)導(dǎo)的要求對文字材料與影像材料的檔案進(jìn)行收集，使法院的全部工作得到再現(xiàn)，使各種檔案資料形成較為完整的體系，以此來提升檔案管理的質(zhì)量。

3.2 做好對檔案資料的整理工作

為做好整理工作，檔案管理人員必須對各部門的檔案整理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督與指導(dǎo)，同時必須加強(qiáng)相互之間的交流與溝通，以此來共同制定出統(tǒng)一的方式，不斷的提升檔案管理工作。除此之外，檔案管理人員必須嚴(yán)格的按照我國的《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，對檔案管理管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理。

3.3 做好對檔案管理人員的考核工作

從近幾年的招錄公務(wù)員的情況來看，法院部門招聘了數(shù)量較大的書記員，對檔案的管理使其工作的一部分。然而就實(shí)際情況而言，由于人員的素質(zhì)參差不齊，在檔案的管理工作中經(jīng)常發(fā)生各種問題，使得檔案管理工作較難開展。為此基層法院檔案管理部門必須加強(qiáng)對書記員的培訓(xùn)工作，并應(yīng)用相關(guān)的業(yè)務(wù)考核辦法為業(yè)務(wù)考核提供依據(jù)，確保每名書記員樹立責(zé)任心，加深對檔案管理工作的重視，在檔案管理工作中始終保持清醒的頭腦。主要可以從以下幾方面內(nèi)容來進(jìn)行：

第一，抓領(lǐng)導(dǎo)，積極爭取支持。在實(shí)際的檔案管理工作中，基層法院應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)的作用進(jìn)行充分的發(fā)揮，并制定完善的檔案管理機(jī)制。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，法院可建立以院長為核心，各辦公室分別負(fù)責(zé)的工作體系，以此來加強(qiáng)各部門之間的交流與配合，共同進(jìn)行檔案的管理工作。

第二，抓隊伍，提升人員素質(zhì)。在檔案管理過程中，“人”是最為重要的因素，只有不斷的提升管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能做好檔案管理工作。為此法院可定期的聘請相關(guān)的專家或者經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員進(jìn)行指導(dǎo)。對于管理優(yōu)秀的單位，也可派遣相關(guān)的人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享，使其他法院的檔案管理部門增加工作經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)自身的不足。

第三，抓質(zhì)量，嚴(yán)格把好“四關(guān)”。為提升檔案管理的質(zhì)量，基層法院必須嚴(yán)把“四關(guān)”：第一關(guān)，質(zhì)量關(guān)。檔案管理部門必須對訴訟檔案的規(guī)范程度進(jìn)行嚴(yán)查。第二關(guān)，歸檔關(guān)。檔案管理部門必須對各個部門的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審核，對于其中不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案材料需對其進(jìn)行指導(dǎo)修改。第三關(guān)，保管關(guān)。檔案管理人員必須時常對庫存檔案進(jìn)行檢查，確保檔案得到良好的保存。第四關(guān)，利用關(guān)。若想提升檔案的管理質(zhì)量，檔案管理人員必須提升提升對檔案利用的重視程度，對檔案材料進(jìn)行充分的挖掘，為案件的申訴復(fù)查與專項(xiàng)管理提供全面的、高效的服務(wù)。

第四，抓規(guī)范，實(shí)現(xiàn)長效管理。加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，做好檔案管理的規(guī)范化工作是科學(xué)管理檔案的重要要求。首先，對工作規(guī)程進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》等要求，對檔案的借閱、鑒定等各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的規(guī)范，確保工作流程的順利開展。其次，法院必須做好報案結(jié)案審查制度，將每月的報案結(jié)案材料交由監(jiān)督庭進(jìn)行監(jiān)督審查。再次，檔案管理人員需要對檔案的歸檔期限進(jìn)行明確的界定，必須嚴(yán)格的對案卷材料的移交手續(xù)與歸檔目錄進(jìn)行辦理，以確保檔案的及時歸檔與檔案的完整性。最后，對檔案的借卷登記進(jìn)行嚴(yán)格的審批，檔案管理人員需要制定嚴(yán)格的借閱與查閱制度，對于相關(guān)的工作需要派遣專業(yè)人員進(jìn)行記錄。除此之外，還需制定嚴(yán)格的通報制度，不定期的對各部門的不合理措施進(jìn)行網(wǎng)上通報，以引起其他部門的警示。

第五，抓硬件，完善基礎(chǔ)設(shè)置。所謂打鐵還需自身硬，就目前的基層法院檔案管理工作而言，在完善軟件設(shè)施的同時，必須加強(qiáng)對硬件的管理，使硬件設(shè)施達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理提供有力的物質(zhì)保障。除此之外，還必須大力的引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，尤其是對計算機(jī)的應(yīng)用，將檔案分類后輸入至計算機(jī)中，以此來實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化與數(shù)字化，同時為相關(guān)人員的查閱提供便利條件。

第六，對案卷進(jìn)行全面普查，做好“去粗取精”工作。法院部門為明確檔案管理流程，提升大難管理質(zhì)量，需要進(jìn)行全面的普查工作，對于某些已經(jīng)失去效力的檔案，通過專業(yè)的評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，對于其它的檔案進(jìn)行重新規(guī)定歸檔日期的工作，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

4 結(jié)束語

作為檔案管理的的重要內(nèi)容，基層法院的檔案管理雖然取得了一定的成效，然而也存在諸多的問題，為此基層法院的檔案管理部門必須采取積極的措施來完善檔案管理工作，為提升檔案的保管工作質(zhì)量貢獻(xiàn)出應(yīng)有的力量。

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