李德奎++++楊寧柯

差旅費(fèi)是公司一項(xiàng)重要且經(jīng)常性支出的費(fèi)用項(xiàng)目，在經(jīng)費(fèi)支出中，差旅費(fèi)也占據(jù)了相當(dāng)大的比例。為了提高工作效率，保證出差人員差旅費(fèi)的正常使用，并有效地降低費(fèi)用支出，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)的最大化，明確公司差旅費(fèi)報(bào)銷管理工作細(xì)則，建立完善的報(bào)銷流程，才能確保各項(xiàng)工作的順利完成，通過(guò)淺談集團(tuán)公司差旅費(fèi)用報(bào)銷管理細(xì)則，同時(shí)為其他集團(tuán)公司差旅費(fèi)管理提供參考。

一、集團(tuán)公司差旅費(fèi)申報(bào)程序

1.費(fèi)用預(yù)算。各公司各部門應(yīng)根據(jù)年度公司戰(zhàn)略目標(biāo)，制定年度工作計(jì)劃書(shū)，同時(shí)將年度差旅費(fèi)預(yù)算金額填入《年度費(fèi)用預(yù)算表》，并將年度預(yù)算分解至各個(gè)月度，將費(fèi)用控制在預(yù)算之內(nèi)。出差相關(guān)人員應(yīng)在月末前將次月出差計(jì)劃上報(bào)相應(yīng)部門審批、抄報(bào)后方可執(zhí)行。

2.提出申請(qǐng)。出差人員應(yīng)根據(jù)《月度差旅費(fèi)計(jì)劃書(shū)》，填寫《出差計(jì)劃及任務(wù)審批表》，同時(shí)根據(jù)《月度費(fèi)用預(yù)算表》標(biāo)注本部門月度預(yù)算額度、已使用額度、計(jì)劃出差的時(shí)間、往返地、計(jì)劃費(fèi)用額、出差人員姓名、職位、事由經(jīng)對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)批注意見(jiàn)，級(jí)級(jí)審批，嚴(yán)禁跨級(jí)審批。

3.借款流程。①預(yù)算內(nèi)借款：外出人員依據(jù)《月度差旅費(fèi)計(jì)劃書(shū)》及審批后的《出差計(jì)劃及任務(wù)審批表》提交借款單，進(jìn)行審批。②預(yù)算外借款：在超出預(yù)算需追加預(yù)算的情況下，經(jīng)授權(quán)審批人批準(zhǔn)后參照上款執(zhí)行，在審批單據(jù)中后附追加預(yù)算審批表。

4.報(bào)銷流程。①外出人員回到公司后須填寫《出差計(jì)劃及任務(wù)審批表》任務(wù)完成欄，注明任務(wù)完成情況，并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)批注意見(jiàn)，隔級(jí)審批。②報(bào)銷人員執(zhí)審批后的《出差計(jì)劃及任務(wù)審批表》填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，粘好相應(yīng)合法票據(jù)，依據(jù)授權(quán)審批制度辦理消帳手續(xù)，按與差旅費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)的審批流程辦理報(bào)銷審批手續(xù)。

二、差旅費(fèi)報(bào)銷單據(jù)及憑證要求

1.單據(jù)填寫要求。①報(bào)銷人：按實(shí)際出差人員名單全部填列。②時(shí)間：開(kāi)始出發(fā)和結(jié)束的時(shí)間要具體填寫到幾月幾日幾點(diǎn)，報(bào)銷的所需票據(jù)時(shí)間須在出差時(shí)間范圍內(nèi)。③車船費(fèi)：按時(shí)間順序?qū)?yīng)車票費(fèi)用據(jù)實(shí)填寫。④住宿費(fèi)：按以下標(biāo)準(zhǔn)填寫總金額，不同地區(qū)的住房費(fèi)用應(yīng)分別列示。⑤交通費(fèi)：參照以下標(biāo)準(zhǔn)填寫。⑥其他費(fèi)用：只填寫按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算的出差期間的通訊費(fèi)，并在備注中標(biāo)明。

2.報(bào)銷憑證的要求。①原始憑單：車票、住宿票、交通票、餐票等須為真實(shí)、合法、有效的發(fā)票。住宿發(fā)票的取得必須填寫齊全（單位全稱、開(kāi)票日、起住日及結(jié)帳日住宿天數(shù)、單價(jià)及金額）。要求：字跡工整、無(wú)涂改現(xiàn)象、不得套寫、日期必須為出差期間的有效時(shí)間，單位印章報(bào)銷的票據(jù)須是合法、有效、符合規(guī)定的憑證。②報(bào)銷時(shí)單據(jù)粘貼須完整有序。③出差人員出差期間的交通費(fèi)用應(yīng)提交通服務(wù)業(yè)發(fā)票作為報(bào)銷憑證。④出差期間的人員應(yīng)全部在一張報(bào)銷單中列示。

三、差旅費(fèi)報(bào)銷的項(xiàng)目?jī)?nèi)容及細(xì)則

1.項(xiàng)目?jī)?nèi)容。①差旅費(fèi)報(bào)銷，只能報(bào)銷與差旅費(fèi)直接相關(guān)的交通、住宿、郵電、生活等費(fèi)用。其他費(fèi)用不得報(bào)銷（如業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)等需另外單獨(dú)辦理審批報(bào)銷手續(xù)）。②出差人員出差路線應(yīng)按行程最近且經(jīng)濟(jì)的路線安排行程計(jì)劃和交通，不得無(wú)故繞行，除此之外產(chǎn)生的多余費(fèi)用不予報(bào)銷。③員工在出差期間游覽或非工作需要發(fā)生的參觀等費(fèi)用及其工作原因延長(zhǎng)出差期限而發(fā)生的費(fèi)用全部由出差人員自理。出差期間出差人員不得借故游山玩水，為此而發(fā)生的費(fèi)用不得報(bào)銷，同時(shí)，對(duì)其按照公司規(guī)定給予處罰。④以上各項(xiàng)均采取在定額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷的形式進(jìn)行。

2.報(bào)銷細(xì)則。①出差交通工具報(bào)銷細(xì)則。不同級(jí)別的管理層出差交通工具報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不同。公司管理層總監(jiān)以上人員出差可以乘坐飛機(jī)，直接報(bào)銷?？偨?jīng)理、總監(jiān)、業(yè)務(wù)經(jīng)理等同一級(jí)別的人員出差交通工具按照以下次序進(jìn)行選擇。a.行程為白天的火車需乘坐硬座；b.如乘坐夜車（晚上出發(fā)，早上到達(dá)目的地）首選可直達(dá)火車（硬臥）或有直達(dá)動(dòng)車、高鐵的情況下選擇動(dòng)車、高鐵；c.若不滿足以上選擇條件，確需乘坐飛機(jī)的，需填寫《工作報(bào)告請(qǐng)示卡》及《出差計(jì)劃審批表》經(jīng)總裁/副總裁審批后方可執(zhí)行。②出差住宿報(bào)銷細(xì)則。a.出差人員首選如家、漢庭等協(xié)議快捷酒店入住，入住時(shí)報(bào)公司名稱即可。如當(dāng)?shù)責(zé)o協(xié)議快捷酒店，住宿標(biāo)準(zhǔn)不得超過(guò)140元/天，需開(kāi)據(jù)住宿費(fèi)增值稅專用發(fā)票，同時(shí)需打出《住宿消費(fèi)明細(xì)清單》，在報(bào)銷差旅費(fèi)用時(shí)同時(shí)提供，財(cái)務(wù)對(duì)清單費(fèi)用進(jìn)行核實(shí)，確保費(fèi)用的真實(shí)性。b.員工外地出差生活費(fèi)用執(zhí)行以下標(biāo)準(zhǔn)：40元/天。c.員工應(yīng)憑有效的住宿單據(jù)，按上述標(biāo)準(zhǔn)辦理報(bào)銷手續(xù)。按下列辦法計(jì)算：

可報(bào)銷住宿費(fèi)=個(gè)人日住宿標(biāo)準(zhǔn)×應(yīng)住宿天數(shù)

應(yīng)住宿天數(shù)=出差天數(shù)﹣在途天數(shù)﹣應(yīng)剔除天數(shù)

應(yīng)剔除天數(shù)=沒(méi)有住宿票據(jù)的天數(shù)+其他不需住宿的天數(shù)+繞行天數(shù)。

實(shí)際住宿單據(jù)金額未達(dá)到可報(bào)銷金額的，按實(shí)際支出報(bào)銷。

實(shí)際住宿單據(jù)金額大于可報(bào)銷費(fèi)用的，按可報(bào)銷住宿費(fèi)報(bào)銷，超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用由自己負(fù)擔(dān)。

注：下列情況可提高住宿標(biāo)準(zhǔn)a.外出開(kāi)會(huì)，會(huì)議組織者統(tǒng)一安排住宿。b.陪同公司高職級(jí)人員公出的。c.受公司委派陪同重要客戶或有關(guān)人員外出，或有緊急任務(wù)的。報(bào)銷時(shí)應(yīng)填制《出差超標(biāo)原因說(shuō)明書(shū)》，并經(jīng)授權(quán)審批人特別審批后方可報(bào)銷。

3.出差生活費(fèi)用報(bào)銷細(xì)則。①計(jì)算時(shí)，按出發(fā)地及返回時(shí)間結(jié)合交通發(fā)票往返日期分解計(jì)算。例如某員工出差，12：00前返回出發(fā)地的（指公司所在地），當(dāng)天無(wú)補(bǔ)助；20：00前返回的只發(fā)給午餐補(bǔ)助；20：00以后返回的才可享受午、晚餐補(bǔ)助。②午餐、晚餐各占生活補(bǔ)助的50%。③員工外出期間，不論在途還是目地的，均按以上標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算。④按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷，不需后附餐費(fèi)發(fā)票，直接在差旅費(fèi)報(bào)銷單中補(bǔ)助這一項(xiàng)填寫補(bǔ)助天數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、金額即可。⑤集團(tuán)總裁、副總裁，各公司總裁、副總裁（總經(jīng)理）公出所發(fā)生的餐費(fèi)，根據(jù)支出情況，實(shí)銷實(shí)報(bào)。⑥公司派車出差所產(chǎn)生的差旅費(fèi)用及司機(jī)的餐補(bǔ)費(fèi)用一律由帶車部門提交報(bào)銷流程。

注：有下列情況之一者，不得再報(bào)銷相應(yīng)費(fèi)用：a.交納的會(huì)務(wù)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)中，已包含住宿費(fèi)和伙食費(fèi)的，除不再另行報(bào)銷住宿費(fèi)外，也不計(jì)發(fā)伙食費(fèi)用。b.業(yè)務(wù)單位已招待住宿或伙食的，回公司后不再報(bào)銷有關(guān)費(fèi)用及費(fèi)用。c.出差時(shí)以公司名義宴請(qǐng)業(yè)務(wù)單位人員的，回公司后應(yīng)扣除我公司參加者本次伙食費(fèi)用。d.出差地為出差人員家庭所在地的，不得報(bào)銷住宿費(fèi)。e.公司總裁、副總裁帶車公出，根據(jù)所發(fā)生的餐費(fèi)，隨同人員不得另外報(bào)銷餐補(bǔ)。

4.外地交通費(fèi)報(bào)銷細(xì)則。①集團(tuán)總裁、副總裁、各公司總裁、副總裁（總經(jīng)理）公出所發(fā)生的交通費(fèi)用（含出租車），根據(jù)支出情況，實(shí)報(bào)實(shí)銷。②總監(jiān)、采購(gòu)經(jīng)理、部門經(jīng)理、外聯(lián)經(jīng)理公出發(fā)生的外地交通費(fèi)，按每天不超過(guò)40元限額報(bào)銷。③其他人員公出，發(fā)生的外地市內(nèi)交通費(fèi)用按每天不超過(guò)20元限額報(bào)銷。④乘公司小汽車出差考察人員不享受交通費(fèi)用，過(guò)路費(fèi)用超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的須經(jīng)授權(quán)審批人審批后方可報(bào)銷。過(guò)路費(fèi)應(yīng)小于實(shí)際出差人數(shù)×日常到達(dá)地所需車船費(fèi)用。⑤司機(jī)駕車外出單程行駛100公里給予10元補(bǔ)貼，最高封頂200元，在當(dāng)月外出返程后，與月底填報(bào)考勤表時(shí)將《出差事由申請(qǐng)單》報(bào)人力部門，出車補(bǔ)貼每月由人力部門定時(shí)發(fā)放。

（作者單位：新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院）