陳常軍+李慎棟

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。隨著“數(shù)字化社會”、“數(shù)字化城市”時代的來臨，檔案信息化建設(shè)也步入了快速通道。管理微機化、館藏數(shù)字化、信息共享化，已成為當今檔案工作發(fā)展的趨勢。

關(guān)鍵詞：信息化；建設(shè)；必要性；重要性

在信息化時代，檔案信息化是國民經(jīng)濟和社會信息化的一項重要內(nèi)容，社會運行的頻率在飛速提升，大量的信息充斥著社會生活的方方面面，我們的檔案工作也順應(yīng)時代發(fā)展的需要在發(fā)生著深刻的變革，檔案信息化建設(shè)是推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要戰(zhàn)略選擇，是實現(xiàn)新時期檔案事業(yè)跨越式創(chuàng)新發(fā)展的動力。隨著信息時代的到來，檔案管理也為了適應(yīng)時代的改變而進行發(fā)展。檔案管理有著巨大的重要性，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于新的信息時代，為了更好的發(fā)揮其重要性，檔案管理信息化需要改革創(chuàng)新升級。

1 檔案信息化及信息化建設(shè)的必要性

1. 21世紀是信息化的時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應(yīng)信息化社會發(fā)展的形式。

2. 紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數(shù)字化建設(shè)，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應(yīng)時代發(fā)展的新舉措。電子文件實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)省了文件周轉(zhuǎn)的流程，方便查閱。檔案數(shù)字化與電子文件的有效結(jié)合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，為用戶提供高效，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3. 紙質(zhì)的實體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流會產(chǎn)生很大的不便。大大降低了工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。

2 檔案信息化建設(shè)的重點

檔案信息化的本質(zhì)就是在信息技術(shù)的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)是其中的關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)的重點包括檔案標準規(guī)范建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)及人才隊伍建設(shè)等。

1.加強檔案工作標準規(guī)范的建設(shè)。檔案信息化的首要任務(wù)就是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設(shè)，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關(guān)，責任到人。檔案信息資源共享，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為社會提供利用，標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案信息資源有效利用，避免重復(fù)建設(shè)，提高效益的重要條件。

2. 加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

3. 建立檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息的建設(shè)需要強大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能，滿足檔案原文檢索，實現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息化系統(tǒng)納入單位辦公，為用戶提供主動的、現(xiàn)代化、大眾化與個性化相結(jié)合的服務(wù)方式。

4. 提高檔案管理人員的信息服務(wù)水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的先進技術(shù)水平和知識層次，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。面對新形勢下的挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對，逐步掌握信息技術(shù)，掌握檔案利用規(guī)律，增強服務(wù)的針對性。不斷提高服務(wù)水平，順應(yīng)時代發(fā)展的需要。

5.加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。要加大培訓(xùn)力度，有計劃地進行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識更新，不斷提高信息技能。要把檔案信息化建設(shè)的過程作為鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學(xué)習(xí)邊實踐，不斷總結(jié)、不斷提高。

3 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化，可遠程服務(wù)，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。檔案信息化建設(shè)的最終目的，就是要切實加強檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，使檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)字化、有序化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息迫切需要。

1. 檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負擔。

2. 提高整個部門的工作效率。 檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成，單位管理員可以更好地從事檔案的收集和編研工作，減少不必要的事務(wù)工作，提高員工的工作效率。

3. 有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了單位整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是單位內(nèi)部的信息中心。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應(yīng)該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展。 檔案信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，將極大地促進檔案信息資源的開發(fā)利用，促進檔案部門服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，促進檔案學(xué)理論和實踐的發(fā)展，為檔案管理全面實現(xiàn)現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)。

參考文獻

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