劉暢

摘 要：隨著信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案管理工作面臨著更高的要求，提高檔案管理工作信息化水平成為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的必由之路，也是目前檔案管理工作的重中之重。鑒于此，本文從檔案管理信息及數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，詳細(xì)闡述了信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路，希望本文能對(duì)我國(guó)信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；數(shù)字化；檔案管理；創(chuàng)新思路

信息化社會(huì)呈現(xiàn)出信息內(nèi)容豐富、信息生產(chǎn)量大、信息效益不均、信息需求量劇增的特點(diǎn)。目前，大量的信息消費(fèi)需求促使檔案管理工作必須進(jìn)行改革，而信息及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作利用信息技術(shù)成為了可能和必然。檔案管理工作的信息和數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息管理的前提和保障。

1 檔案管理信息及數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

檔案一般都需要長(zhǎng)期儲(chǔ)存，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件，因?yàn)槭艹睔?、蟲蛀、火災(zāi)等因素的影響較大，并且在檔案維護(hù)、儲(chǔ)存環(huán)境等方面也需要投入一筆不小的資金，且經(jīng)過長(zhǎng)期重復(fù)查閱還容易出現(xiàn)文件丟失或破損問題，這些因素給紙質(zhì)檔案管理帶來了很多麻煩，且較難克服。而信息或數(shù)字化檔案可以有效避免上述大部分管理弊端。信息或數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)只需要運(yùn)用服務(wù)器存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，不會(huì)出現(xiàn)調(diào)閱丟失、災(zāi)害等問題，給檔案的信息化管理提供了廣闊的發(fā)展空間。

2 當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀

目前，部分企業(yè)在檔案管理中還存在不少問題，主要表現(xiàn)為：一是檔案管理人員收集的文件和資料不全面，檔案資料的整理歸檔無法做到有條不紊，如果出現(xiàn)了什么問題，很難及時(shí)進(jìn)行比對(duì)和查找，甚至存在事后違規(guī)組建檔案的情況，這不但會(huì)給歸檔進(jìn)度造成不利影響，而且也會(huì)影響到其他事項(xiàng)的順利開展。二是我國(guó)中小型企業(yè)數(shù)量眾多，并且規(guī)模有限，企業(yè)的管理過程也不是很規(guī)范，特別是企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，很多單位也都不設(shè)專職的檔案管理人員，往往是檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有時(shí)間和精力專門從事檔案管理工作，在這種情況下，很多檔案管理人員都是把每天的檔案整理工作積攢到一定程度再進(jìn)行梳理歸檔，因此一些檔案很容易因未及時(shí)整理而出現(xiàn)差錯(cuò)，并且也可能因時(shí)間久遠(yuǎn)而不容易查找問題原因。同時(shí)，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊且沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，各項(xiàng)檔案管理操作不夠規(guī)范，或是只能是簡(jiǎn)單的檔案整理，無法實(shí)現(xiàn)通過檔案管理促進(jìn)單位發(fā)展的目的。三是很大一部分檔案管理人員感覺檔案管理工作單調(diào)乏味，頻繁的調(diào)動(dòng)工作，不但造成人力的浪費(fèi)，而且導(dǎo)致檔案管理工作混亂，出現(xiàn)檔案存放錯(cuò)誤或者檔案資料丟失等情況。因此，在信息及數(shù)字化背景下，創(chuàng)新檔案管理工作已迫在眉睫，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.增強(qiáng)信息化檔案意識(shí)

目前，信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息在社會(huì)生活中發(fā)揮了越來越重要的作用。檔案是一種重要的信息資源，在信息社會(huì)中的作用也日益增加，人們也更關(guān)注檔案的信息化建設(shè)。隨著信息化程度的提高，電子檔案和電子文件層出不窮，檔案信息的加工、收集、利用和傳遞更加方便快捷，這就給檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員必須在檔案信息加工、收集和利用過程中增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，樹立信息意識(shí)，最大限度地發(fā)揮檔案信息的功能。其次，檔案管理人員在增強(qiáng)信息化意識(shí)的同時(shí)，還要強(qiáng)化對(duì)電子檔案和電子文件管理方法、技術(shù)、政策以及系統(tǒng)開發(fā)的學(xué)習(xí)研究，不斷探索創(chuàng)新，利用信息化平臺(tái)，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的龐大工程，不是一促而就或一朝一夕就能完成的事情，其面臨物力、人力和財(cái)力等方面的困難，因此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)樹立檔案信息化意識(shí)，提高對(duì)檔案信息化工作的重視程度，解決工作中遇到的難題，不斷加快檔案信息化建設(shè)步伐。

2.實(shí)現(xiàn)檔案材料數(shù)字化

要想實(shí)現(xiàn)檔案材料的數(shù)字化，首先要建立完整統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這是檔案信息化建設(shè)的前提，也是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的基本要求。不把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化信息，就無法完成完整統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理更是無從談起，信息化建設(shè)便是一紙空文。其次，檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理的必由之路。隨著信息化程度的不斷提高，在安全性能逐步提升、工作效率大大提高的情況下，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的現(xiàn)狀正在逐步向電子檔案獨(dú)存方面發(fā)展。當(dāng)前，受傳統(tǒng)檔案管理思維模式的影響，人們對(duì)紙質(zhì)檔案存在嚴(yán)重依賴心理，對(duì)電子文檔還存在一定質(zhì)疑。國(guó)家和行業(yè)發(fā)布的有關(guān)電子文件管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也規(guī)定，對(duì)于需要長(zhǎng)久保存的文件規(guī)定要紙質(zhì)、電子形式同時(shí)保存。這種保存檔案的制度削弱了信息化建設(shè)的效率，給各種資源造成了很大浪費(fèi)。如果不能破除雙套制檔案管理模式，那么檔案管理信息化發(fā)展是無法進(jìn)行的。發(fā)達(dá)國(guó)家普遍大力提倡信息化建設(shè)，將“無紙化”作為信息化發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，由此可見，檔案材料的數(shù)字化建設(shè)可大大加快信息化發(fā)展的步伐。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理應(yīng)借助數(shù)字化、信息化平臺(tái)，提高檔案管理自動(dòng)化程度。檔案管理方式自動(dòng)化包括：首先，按照檔案資料收集、保存、整理、利用等工作流程，設(shè)計(jì)相應(yīng)的智能管理軟件，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)加工、生產(chǎn)、更新、整理工作的自動(dòng)化。其次，按照檔案管理制度設(shè)計(jì)信息管理、數(shù)據(jù)處理、信息利用、網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)則。根據(jù)不同職能、不同層級(jí)終端設(shè)備和電子身份秘鑰，通過系統(tǒng)授權(quán)，提供相應(yīng)的信息利用和數(shù)據(jù)維護(hù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理、信息管理自動(dòng)化，信息利用、數(shù)據(jù)分析的智能化，使用備案登記自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)信息智能管理、自動(dòng)處理、高效運(yùn)行的目的。

4.實(shí)現(xiàn)檔案共享網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理工作是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和信息來源，要想最大化發(fā)揮檔案的信息作用，必須實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息管理系統(tǒng)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息管理方式自動(dòng)化。一是要提高對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的認(rèn)識(shí)。主管部門應(yīng)專門成立工作小組，采用行政措施，將宏觀規(guī)劃和具體措施相結(jié)合，在全國(guó)統(tǒng)一部署和實(shí)施，在各級(jí)檔案館中開展信息化建設(shè)。二是建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。信息數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量決定了信息服務(wù)用戶的質(zhì)量，主要應(yīng)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的建設(shè)：首先要建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，按照全引目錄錄入信息，及時(shí)更正不規(guī)范條目。其次，按標(biāo)準(zhǔn)把檔案信息數(shù)字化。再次，將電子檔案進(jìn)行整理歸檔，豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息。最后，加強(qiáng)各級(jí)檔案部門的溝通聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4 結(jié)語

總而言之，信息及數(shù)字化背景下的檔案管理工作就是要實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)實(shí)體保管向檔案信息化存儲(chǔ)、收集、傳送轉(zhuǎn)變的過程。檔案管理信息化建設(shè)大大降低了公共管理的成本，提高了管理的效率，同時(shí)改進(jìn)和加強(qiáng)了檔案管理的方法，適應(yīng)了信息化時(shí)代發(fā)展的客觀要求，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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