劉暢

摘 要：隨著信息化進程的不斷發(fā)展，檔案管理工作面臨著更高的要求，提高檔案管理工作信息化水平成為適應(yīng)新形勢發(fā)展的必由之路，也是目前檔案管理工作的重中之重。鑒于此，本文從檔案管理信息及數(shù)字化的優(yōu)勢出發(fā)，詳細闡述了信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路，希望本文能對我國信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；數(shù)字化；檔案管理；創(chuàng)新思路

信息化社會呈現(xiàn)出信息內(nèi)容豐富、信息生產(chǎn)量大、信息效益不均、信息需求量劇增的特點。目前，大量的信息消費需求促使檔案管理工作必須進行改革，而信息及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作利用信息技術(shù)成為了可能和必然。檔案管理工作的信息和數(shù)字化建設(shè)是實現(xiàn)現(xiàn)代信息管理的前提和保障。

1 檔案管理信息及數(shù)字化的優(yōu)勢

檔案一般都需要長期儲存，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件，因為受潮氣、蟲蛀、火災(zāi)等因素的影響較大，并且在檔案維護、儲存環(huán)境等方面也需要投入一筆不小的資金，且經(jīng)過長期重復(fù)查閱還容易出現(xiàn)文件丟失或破損問題，這些因素給紙質(zhì)檔案管理帶來了很多麻煩，且較難克服。而信息或數(shù)字化檔案可以有效避免上述大部分管理弊端。信息或數(shù)字化檔案的存儲只需要運用服務(wù)器存儲數(shù)據(jù)，不會出現(xiàn)調(diào)閱丟失、災(zāi)害等問題，給檔案的信息化管理提供了廣闊的發(fā)展空間。

2 當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀

目前，部分企業(yè)在檔案管理中還存在不少問題，主要表現(xiàn)為：一是檔案管理人員收集的文件和資料不全面，檔案資料的整理歸檔無法做到有條不紊，如果出現(xiàn)了什么問題，很難及時進行比對和查找，甚至存在事后違規(guī)組建檔案的情況，這不但會給歸檔進度造成不利影響，而且也會影響到其他事項的順利開展。二是我國中小型企業(yè)數(shù)量眾多，并且規(guī)模有限，企業(yè)的管理過程也不是很規(guī)范，特別是企業(yè)檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認識不夠，很多單位也都不設(shè)專職的檔案管理人員，往往是檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有時間和精力專門從事檔案管理工作，在這種情況下，很多檔案管理人員都是把每天的檔案整理工作積攢到一定程度再進行梳理歸檔，因此一些檔案很容易因未及時整理而出現(xiàn)差錯，并且也可能因時間久遠而不容易查找問題原因。同時，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊且沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，各項檔案管理操作不夠規(guī)范，或是只能是簡單的檔案整理，無法實現(xiàn)通過檔案管理促進單位發(fā)展的目的。三是很大一部分檔案管理人員感覺檔案管理工作單調(diào)乏味，頻繁的調(diào)動工作，不但造成人力的浪費，而且導(dǎo)致檔案管理工作混亂，出現(xiàn)檔案存放錯誤或者檔案資料丟失等情況。因此，在信息及數(shù)字化背景下，創(chuàng)新檔案管理工作已迫在眉睫，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

3 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.增強信息化檔案意識

目前，信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息在社會生活中發(fā)揮了越來越重要的作用。檔案是一種重要的信息資源，在信息社會中的作用也日益增加，人們也更關(guān)注檔案的信息化建設(shè)。隨著信息化程度的提高，電子檔案和電子文件層出不窮，檔案信息的加工、收集、利用和傳遞更加方便快捷，這就給檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員必須在檔案信息加工、收集和利用過程中增強服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，樹立信息意識，最大限度地發(fā)揮檔案信息的功能。其次，檔案管理人員在增強信息化意識的同時，還要強化對電子檔案和電子文件管理方法、技術(shù)、政策以及系統(tǒng)開發(fā)的學(xué)習(xí)研究，不斷探索創(chuàng)新，利用信息化平臺，加快檔案信息化建設(shè)進程。

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)的龐大工程，不是一促而就或一朝一夕就能完成的事情，其面臨物力、人力和財力等方面的困難，因此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)樹立檔案信息化意識，提高對檔案信息化工作的重視程度，解決工作中遇到的難題，不斷加快檔案信息化建設(shè)步伐。

2.實現(xiàn)檔案材料數(shù)字化

要想實現(xiàn)檔案材料的數(shù)字化，首先要建立完整統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，這是檔案信息化建設(shè)的前提，也是運用網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息化建設(shè)的基本要求。不把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化信息，就無法完成完整統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理更是無從談起，信息化建設(shè)便是一紙空文。其次，檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理的必由之路。隨著信息化程度的不斷提高，在安全性能逐步提升、工作效率大大提高的情況下，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的現(xiàn)狀正在逐步向電子檔案獨存方面發(fā)展。當(dāng)前，受傳統(tǒng)檔案管理思維模式的影響，人們對紙質(zhì)檔案存在嚴重依賴心理，對電子文檔還存在一定質(zhì)疑。國家和行業(yè)發(fā)布的有關(guān)電子文件管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)也規(guī)定，對于需要長久保存的文件規(guī)定要紙質(zhì)、電子形式同時保存。這種保存檔案的制度削弱了信息化建設(shè)的效率，給各種資源造成了很大浪費。如果不能破除雙套制檔案管理模式，那么檔案管理信息化發(fā)展是無法進行的。發(fā)達國家普遍大力提倡信息化建設(shè)，將“無紙化”作為信息化發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，由此可見，檔案材料的數(shù)字化建設(shè)可大大加快信息化發(fā)展的步伐。

3.實現(xiàn)檔案管理自動化

在信息化高速發(fā)展的時代，檔案管理應(yīng)借助數(shù)字化、信息化平臺，提高檔案管理自動化程度。檔案管理方式自動化包括：首先，按照檔案資料收集、保存、整理、利用等工作流程，設(shè)計相應(yīng)的智能管理軟件，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)加工、生產(chǎn)、更新、整理工作的自動化。其次，按照檔案管理制度設(shè)計信息管理、數(shù)據(jù)處理、信息利用、網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)則。根據(jù)不同職能、不同層級終端設(shè)備和電子身份秘鑰，通過系統(tǒng)授權(quán)，提供相應(yīng)的信息利用和數(shù)據(jù)維護，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理、信息管理自動化，信息利用、數(shù)據(jù)分析的智能化，使用備案登記自動化，實現(xiàn)信息智能管理、自動處理、高效運行的目的。

4.實現(xiàn)檔案共享網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理工作是各項工作的基礎(chǔ)和信息來源，要想最大化發(fā)揮檔案的信息作用，必須實現(xiàn)信息存儲數(shù)字化、信息管理系統(tǒng)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息管理方式自動化。一是要提高對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的認識。主管部門應(yīng)專門成立工作小組，采用行政措施，將宏觀規(guī)劃和具體措施相結(jié)合，在全國統(tǒng)一部署和實施，在各級檔案館中開展信息化建設(shè)。二是建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量決定了信息服務(wù)用戶的質(zhì)量，主要應(yīng)加強以下幾個方面的建設(shè)：首先要建立目錄數(shù)據(jù)庫，按照全引目錄錄入信息，及時更正不規(guī)范條目。其次，按標(biāo)準(zhǔn)把檔案信息數(shù)字化。再次，將電子檔案進行整理歸檔，豐富檔案數(shù)據(jù)庫信息。最后，加強各級檔案部門的溝通聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

4 結(jié)語

總而言之，信息及數(shù)字化背景下的檔案管理工作就是要實現(xiàn)由傳統(tǒng)實體保管向檔案信息化存儲、收集、傳送轉(zhuǎn)變的過程。檔案管理信息化建設(shè)大大降低了公共管理的成本，提高了管理的效率，同時改進和加強了檔案管理的方法，適應(yīng)了信息化時代發(fā)展的客觀要求，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

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