張鎂　婁小燕

摘 要：應收賬款管理是財務管理的重要組成部分，如何利用信息化手段，提高應收賬款的回收率，提高資金的安全性，降低應收賬款，一直是企業(yè)信息化管理不斷探索的方向。該文敘述了利用成功上線信息化工程—SAP系統(tǒng)之機，大力推進公司制度變革，細化應收賬款的應用與實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：應收賬款 SAP-ERP系統(tǒng) 應用與實現(xiàn)

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）06（a）-0213-02

應收賬款是企業(yè)因銷售產(chǎn)品而應向客戶收取的款項，它是在商業(yè)信用條件下由于賒銷而產(chǎn)生，屬于企業(yè)的短期債權(quán)。應收賬款明細有助于管理公司與客戶以及業(yè)務合作伙伴之間的交易，同時也是銷售過程的重要組成部分。

在SAP-ERP系統(tǒng)中，企業(yè)標準的應收賬款明細賬是通過A/R模塊配置實現(xiàn)，它是把客戶主數(shù)據(jù)作為明細科目進行未清項管理的核算流程，但在企業(yè)應收回款合同階段考核與應收賬齡分析中，對應到客戶維度的應收賬款往往不能充分暴露出企業(yè)應收賬款中存在的具體問題，無法有效指導應收賬款金額的降低。考慮到企業(yè)“兩金”清理專項工作的迫切性，為“階梯式”回款考核提供支撐，細化SAP-ERP應收賬款迫在眉睫。為此企業(yè)借助SAP-ERP系統(tǒng)配置優(yōu)化、系統(tǒng)增強、二次開發(fā)手段等實現(xiàn)對應收賬款的多維度的細化管理。

1 細化應收賬款管理的策略與實現(xiàn)

1.1 應收發(fā)票的合同維度

應收客戶有兩種：一種是與銷售有關(guān)的；一種是純財務往來的。與之對應的就有與銷售有關(guān)應收業(yè)務處理和其他應收業(yè)務處理。該文主要細化的是與銷售有關(guān)的應收業(yè)務，應收業(yè)務處理對于因銷售而引起的主營業(yè)務收入和應收賬款，是通過銷售模塊的發(fā)票（Billing）自動產(chǎn)生，不需要在應收賬款模塊中手工輸入，但在系統(tǒng)中的Billing動作由財務部的應收會計完成，而非銷售部人員。系統(tǒng)通過Billing自動產(chǎn)生的會計憑證如下。

DR：應收賬款明細客戶。

CR：主營業(yè)務收入。

CR：應交稅金-增值稅-銷項稅（僅指內(nèi)銷業(yè)務，對于出口的業(yè)務則沒有銷項稅）。

預付賬款是與客戶的銷售合同簽訂后，產(chǎn)品未送達至客戶時，需要客戶先預付一部分貨款，客戶給予一定金額預收款。對客戶預收款時，產(chǎn)生憑證如下。

DR：銀行存款-清算科目。

CR：預收賬款-明細客戶。

在應收與預收憑證形成時，系統(tǒng)標準功能只能對應至客戶維度，無法按照合同維度進行細分，為了能夠?qū)崿F(xiàn)對合同維度的管理，需要在應收憑證中展現(xiàn)出合同編號的相關(guān)信息，替換至應收憑證中參考碼3字段中，替換原有的客戶編號信息，該項目使用SAP-ERP系統(tǒng)為用戶提供標準出口功能（所謂標準出口即系統(tǒng)提供一個空代碼的子過程，在這個子過程中用戶可以添加自己的代碼，控制自己的需求），系統(tǒng)中與之對應的出口為：開票文檔用戶出口EXIT_SAPLV60B_002，在該出口中編寫相應代碼實現(xiàn)上述功能。

1.2 客戶回款分配平臺

前面講述了應收賬款在系統(tǒng)形成時如何生成對應至具體客戶的某一個合同，下面為保障客戶回款對應至相應的合同，在系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)以下3個業(yè)務功能。

（1）回款登記。

公司回款類別主要分為兩種電子回單與匯票（商承與銀承），在財務收到客戶對公司的回款時，為便于后期對各種類型回款的統(tǒng)計與對后續(xù)現(xiàn)金流量的分析，上述兩種類型的回款需要分開登記。在本功能中開發(fā)相應的對話框界面用以記錄銀行科目、電子回單號、匯票號、回款客戶描述、回款金額、到期日、特殊總賬標識（用于區(qū)分商承與銀承）等具體信息。在財務對上述信息進行登記時，回款信息將被統(tǒng)一記錄至自建表中，為后續(xù)回款拆分提供數(shù)據(jù)基礎。該系統(tǒng)中為提高財務會計的工作效率，也開發(fā)了相應的批量導入程序，財務人員只需在EXCEL表格中填寫好固定模板的回款信息，就可實現(xiàn)大量回款數(shù)據(jù)的批量登記業(yè)務。

（2）回款拆分。

當財務會計在系統(tǒng)對回款信息登記后，銷售回款管理人員就可以在系統(tǒng)中查詢到對應的回款信息，回款管理員通過與銷售員具體確認后方可對系統(tǒng)中的回款信息進行拆分，即把對應的回款拆分到具體客戶的對應合同中。該拆分程序既可實現(xiàn)與應收合同與預收合同的下賬，又可保證單條回款信息拆分至多客戶多合同。上述拆分的應收數(shù)據(jù)明細取自系統(tǒng)中財務Billing后的應收會計憑證信息，預收信息均取自系統(tǒng)中已創(chuàng)建的銷售訂單中的信息。在實際的業(yè)務處理中經(jīng)常會存在回款信息無法具體對應合同的情況，為規(guī)范回款業(yè)務，在不改變合同編號規(guī)范的前提下，保證所有回款信息與系統(tǒng)合同一一對應，特制定一些業(yè)務流程，如無法分配回款流程等。

（3）回款憑證生成。

該業(yè)務功能的主要作用是把上述回款管理人員所拆分的業(yè)務數(shù)據(jù)生成如下會計憑證。

DR：銀行存款-清算科目。

CR：應收賬款/其他應收款/預收賬款-客戶-合同明細。

在該業(yè)務流程實現(xiàn)的過程中，財務人員對回款管理人員生成的業(yè)務數(shù)據(jù)有審核功能，當對數(shù)據(jù)有異議時可以拒絕該條目。當憑證生成后也可以對該憑證進行沖銷。在生成對應至合同的回款憑證后，為后續(xù)多維度的應收回款相關(guān)的統(tǒng)計報表的開發(fā)提供了數(shù)據(jù)支撐。

1.3 財務調(diào)整

上述所有的業(yè)務流程都是針對正常業(yè)務數(shù)據(jù)處理的，但財務日常操作中經(jīng)常涉及到壞賬處理、應收應付核銷、客戶抵物等特殊業(yè)務，為保證此類業(yè)務能夠規(guī)范的管理，需調(diào)整SAP-ERP系統(tǒng)配置。增加TZ憑證類型專門用于調(diào)整業(yè)務的系統(tǒng)處理。通過特殊憑證類型的區(qū)分，保證了后續(xù)應收賬目更加明晰，使得調(diào)整數(shù)據(jù)在應收模塊中有據(jù)可依。

1.4 客戶間預收應收的自動清賬

通過上述銷售與財務的業(yè)務處理后，系統(tǒng)中所有應收賬款明細、回款明細、預收明細等均可對應至具體客戶下的具體合同，但該明細在系統(tǒng)中均是以未清項體現(xiàn)的，為保證合同明細賬齡的真實可靠，上述的未清項在可以清理的情況下必須對清。

在SAP-ERP系統(tǒng)中，為滿足企業(yè)客戶管理的需求，及時反映應收賬款的形成、回收、賬目的增減變化情況，并提供按月進行核對客戶明細、詳細地記錄客戶發(fā)票收款情況等等，這些功能的實現(xiàn)需要借助SAP的清賬功能。那么什么是清賬？清賬是使客戶總賬行項目從未清項變成已清項的事務操作，通過清賬動作，系統(tǒng)自動更新憑證行項目狀態(tài)，將未清項轉(zhuǎn)化為已清項。即在發(fā)生銷售業(yè)務時，借記客戶行項目，形成客戶借方的未清項；對客戶收款時，貸記客戶行項目，形成客戶貸方的未清項；在未清賬之前，此筆業(yè)務的行項目在系統(tǒng)中均以未清項列示，只有經(jīng)過清賬的操作，未清項才能變成已清項，意味著此筆銷售業(yè)務的完成。通過SAP-ERP系統(tǒng)未清項管理功能，真正實現(xiàn)財務核算和監(jiān)督職能。

在系統(tǒng)中通常只提供單個客戶下的清賬，但公司的未清合同有六千多個，涉及到的未清行項目已達兩萬多條。如果手動清理效率及其低下，為提高財務人員的勞動生產(chǎn)率，針對為其開發(fā)相應的批量清賬功能。

清賬原則如下所示。

（1）預收金額小于等于應收金額。

（2）應收借方大于等于應收貸方。

（3）相同或不同客戶之間相同合同編號。

針對上述原則在系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)相關(guān)批量清賬程序，用以解決單個合同清賬效率低的問題。

2 結(jié)語

從SAP-ERP系統(tǒng)回款平臺的總體運行狀況來看，為公司帶來了顯著的效果，不但提高了企業(yè)的財務管理水平，提升了員工的工作效率；同時在企業(yè)“兩金”清理專項工作的提供了精準的數(shù)據(jù)支撐，為“階梯式”回款考核提供依據(jù)，通過SAP-ERP系統(tǒng)整體運行為企業(yè)帶來了信息可視化、流程規(guī)范化、信息交互可靠性等諸多便利。

參考文獻

[1] 王妍敏.運用財務報表分析應收賬款存在問題[J].中國遠洋航務，2016（7）：70-72.

[2] 康志惠.關(guān)于改進批發(fā)銷售企業(yè)組織應收款項管理的思考[J].企業(yè)改革與管理，2015（22）：146.