沈亞平

摘 要：AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目（指CNF三門(mén)核電工程施工總承包部）在項(xiàng)目成立初就確定了以電子文件的全程控制為基本原則；本文以AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目為例，詳細(xì)從電子文件的形成及過(guò)程控制，電子文件規(guī)范化管理，電子文件收集與再利用，電子文件的保護(hù)、歸檔及保存等幾方面對(duì)電子文件全程控制的方法進(jìn)行了總結(jié)與分析，提出了目前電子文件控制中存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：電子文件；控制方法；總結(jié)與分析

1 概述

隨著AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目進(jìn)展，電子文件產(chǎn)生的數(shù)量越來(lái)越多，在很大程度上將逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，但由于電子文件具有易變性、對(duì)系統(tǒng)的依賴性等傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不具備的特點(diǎn)，因此，我們必須按照全程控制的管理，才能使電子文件的真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性得到保證。

所謂全程控制，實(shí)際上是指電子文件全程管理的過(guò)程，它涉及到電子文件的形成、控制、利用和保存等每一項(xiàng)具體工作過(guò)程。AP1000三門(mén)核電施工總承包部運(yùn)用了全程控制的原則，從電子文件的形成規(guī)范、策略控制、及時(shí)歸檔保存和方便利用等控制方法，對(duì)電子文件進(jìn)行管理與控制。

2 AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目電子文件種類、來(lái)源及形成

2.1 電子文件的種類

AP1000核電項(xiàng)目電子文件按照信息存在的形式，主要分為：文本（Word、Pdf等）、圖形（DWG等）、圖像（照片等）、影音（MP3等）文件、超文本（web page等）文件；按照載體主要分為：光盤(pán)文件、磁盤(pán)、數(shù)據(jù)庫(kù)等。

2.2 電子文件的來(lái)源

AP1000核電項(xiàng)目電子文件主要來(lái)源于各單位（設(shè)計(jì)方、業(yè)主、監(jiān)理、施工單位等）和各職能部門(mén)；實(shí)行“雙套制”保存：即具有永久保存價(jià)值的文本或圖形、圖像形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)件，必須打印制成紙質(zhì)文件等；文本或圖形、圖像形式的紙質(zhì)文件則使用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等制作成通用的PDF形式的電子文件。

2.3 電子文件的形成方式

目前AP1000三門(mén)核電施工總承包部電子文件的數(shù)量十分龐大，但從其形成的過(guò)程和途徑來(lái)看，有以下幾種方式：

1.數(shù)字化電子文件。對(duì)已有的紙質(zhì)檔案，通過(guò)掃描等技術(shù)手段，進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子文件。

2.系統(tǒng)化電子文件。由CANPPE文件管理系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件。由文檔管理人員直接參與或負(fù)責(zé)控制電子文件的形成過(guò)程，因此電子文件的真實(shí)可靠性、完整性和長(zhǎng)期可讀性得到了保證。這種方式產(chǎn)生的電子文件，就是能完全實(shí)現(xiàn)前端控制的電子文件。

3.個(gè)性化電子文件。通過(guò)廣泛使用的文字、圖形等處理軟件，形成電子文件，然后打印出紙質(zhì)文件供簽字批準(zhǔn)。這種電子文件在目前的實(shí)際工作中大量存在。

3 AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目電子文件全過(guò)程控制與實(shí)踐

3.1 全過(guò)程參與文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)投入之前，文檔室人員參與了從需求到投用的全過(guò)程管理，對(duì)后續(xù)電子文件的全程控制管理提供了技術(shù)保障。

3.2 電子文件形成過(guò)程控制

1.對(duì)于數(shù)字化電子文件，通過(guò)縮微片與紙質(zhì)相結(jié)合的掃描方式進(jìn)行數(shù)字化處理，形成TIF、PDF等圖像文件，在網(wǎng)絡(luò)上供使用。由于數(shù)字化電子文件暫時(shí)還不能進(jìn)行全文檢索，下一步的主要任務(wù)就是要解決圖像文件矢量化的問(wèn)題，以達(dá)到全文檢索的目的。

2.對(duì)于系統(tǒng)化電子文件，已完全實(shí)現(xiàn)了電子文件的全程控制。在三門(mén)核電項(xiàng)目中，使用CANPPE系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行了全生命周期進(jìn)行了管理。

3.對(duì)于個(gè)性化電子文件，比如：廠家提供的文件，有時(shí)其可用性得不到保證，主要作為參考文件使用。

3.3 統(tǒng)一電子文件控制標(biāo)準(zhǔn)

AP1000核電項(xiàng)目參建單位眾多，電子文件來(lái)源廣泛。產(chǎn)生的電子文件以及文件中的部分內(nèi)容或圖片很多會(huì)被其它文件“二次”、“三次”甚至更多次利用（例如：西屋的設(shè)計(jì)圖紙經(jīng)常被利用到我單位移交包中，作為移交包附圖）；而各家單位產(chǎn)生電子文件質(zhì)量不一，只有制定統(tǒng)一的電子文件控制標(biāo)準(zhǔn)，文件產(chǎn)生時(shí)，便按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，才能保證AP1000核電項(xiàng)目電子文件規(guī)范化；因此， AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目CNF三門(mén)核電工程施工總承包部，對(duì)文件簽字、文件頁(yè)碼、文件修改、清晰度、頁(yè)碼要求、照片像素要求等方面制訂了管理標(biāo)準(zhǔn)。并要求所有人員文件編制過(guò)程中嚴(yán)格按照這些要求執(zhí)行，保證本單位編制的電子文件符合規(guī)范。

3.4 規(guī)范電子文件的命名和保證文件的唯一性

電子文件命名必須唯一、直觀、簡(jiǎn)潔并具有參照性。如果有兩個(gè)電子文件重名，在數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)用該文件時(shí)就會(huì)發(fā)生混亂。AP1000核電項(xiàng)目通過(guò)編制文件編碼和版本來(lái)確定文件的唯一性。

同時(shí)根據(jù)文件編碼和版本能確定文件唯一性這一屬性要求，同時(shí)為便于查找電子文件，規(guī)定了電子文件命名要求，在AP1000核電項(xiàng)目中采用：“文件編碼（AP1000文件編碼+內(nèi)部文件編碼）+文件名稱+文件版本+擴(kuò)展名”。拍攝的照片、音像資料命名原則定為：“拍攝時(shí)間（年月日形式，格式為：XXXX-XX-XX）+主要內(nèi)容+攝影者”，這一命名方式得到了業(yè)主等單位認(rèn)可和采納。

3.5 電子文件的收集方法

在AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目中編制的重要文件或?qū)?lái)其它項(xiàng)目有利用價(jià)值的文件，例如：方案、程序等，文檔部門(mén)保留“雙套”電子版。即：一套是PDF版，一套是可編輯版，“雙套”電子版提交檔案人員保存時(shí)，保證與最終發(fā)布的紙質(zhì)版完全一致。

如果編制作者沒(méi)有按要求提供“雙套”電子版，文檔人員將對(duì)該文件一律不予發(fā)布，從而加以控制。

3.6 電子文件的再利用

第一，對(duì)電子文件的查閱者；為保證電子文件的準(zhǔn)確、有效，只提供PDF、XML或圖像文件等類型的文件供使用。

第二，電子文件的修改者。為便于文件的修改，需使用電子文件的原始格式，如WORD、EXCEL、CAD等類型的文件。三門(mén)核電項(xiàng)目的軟件系統(tǒng)中暫沒(méi)有開(kāi)發(fā)文件修改流程控制的功能，采用文件版次變化的手段，控制電子文件的修改。

3.7 電子文件存儲(chǔ)控制

1.在服務(wù)器上建立專門(mén)的電子文件存儲(chǔ)空間，所有的電子文件均存儲(chǔ)在該空間，通過(guò)權(quán)限策略控制，分層級(jí)給不同人員授權(quán)，以保證電子文件的安全。

2.實(shí)行“三保險(xiǎn)”的形式，由文檔和信息人員分別對(duì)電子文件進(jìn)行“雙份”備份。同時(shí)，按照每天增量備份，每月完整備份的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

3.8 電子文件的歸檔保存

在AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目中，對(duì)于重要的文件，如程序、報(bào)告等，打印出紙質(zhì)文件，經(jīng)簽字生效，作為紙質(zhì)檔案歸檔保存，同時(shí)電子文件在文件管理系統(tǒng)供利用。

4 電子文件的保護(hù)

眾所周知，電子文件的廣泛使用很容易被拷貝和泄漏至外部，給公司帶來(lái)?yè)p失。因此，在三門(mén)核電項(xiàng)目?jī)?nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，采用授權(quán)控制、文件加密等技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行控制，較好地起到了保護(hù)的作用，針對(duì)不同保護(hù)級(jí)別的文件，采取操作監(jiān)控等不同的控制手段，結(jié)合水印技術(shù)，進(jìn)行不同程度的內(nèi)部安全控制，以解決電子文件保護(hù)與利用的矛盾。

5 結(jié)束語(yǔ)

AP1000三門(mén)核電項(xiàng)目電子文件全程控制的管理與實(shí)踐，大大提高了文檔管理工作效率，可以為AP1000三門(mén)核電二期項(xiàng)目文檔管理工作提供寶貴經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)文檔管理工作全面實(shí)現(xiàn)電子化、信息化和無(wú)紙化辦公打下了良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002

[2]《核電文件檔案管理要求》EJ/T1225-2008