沈亞平
摘 要:AP1000三門核電項目(指CNF三門核電工程施工總承包部)在項目成立初就確定了以電子文件的全程控制為基本原則;本文以AP1000三門核電項目為例,詳細(xì)從電子文件的形成及過程控制,電子文件規(guī)范化管理,電子文件收集與再利用,電子文件的保護、歸檔及保存等幾方面對電子文件全程控制的方法進行了總結(jié)與分析,提出了目前電子文件控制中存在的問題和改進措施。
關(guān)鍵詞:電子文件;控制方法;總結(jié)與分析
1 概述
隨著AP1000三門核電項目進展,電子文件產(chǎn)生的數(shù)量越來越多,在很大程度上將逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件,但由于電子文件具有易變性、對系統(tǒng)的依賴性等傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不具備的特點,因此,我們必須按照全程控制的管理,才能使電子文件的真實性、完整性和長期可讀性得到保證。
所謂全程控制,實際上是指電子文件全程管理的過程,它涉及到電子文件的形成、控制、利用和保存等每一項具體工作過程。AP1000三門核電施工總承包部運用了全程控制的原則,從電子文件的形成規(guī)范、策略控制、及時歸檔保存和方便利用等控制方法,對電子文件進行管理與控制。
2 AP1000三門核電項目電子文件種類、來源及形成
2.1 電子文件的種類
AP1000核電項目電子文件按照信息存在的形式,主要分為:文本(Word、Pdf等)、圖形(DWG等)、圖像(照片等)、影音(MP3等)文件、超文本(web page等)文件;按照載體主要分為:光盤文件、磁盤、數(shù)據(jù)庫等。
2.2 電子文件的來源
AP1000核電項目電子文件主要來源于各單位(設(shè)計方、業(yè)主、監(jiān)理、施工單位等)和各職能部門;實行“雙套制”保存:即具有永久保存價值的文本或圖形、圖像形式的電子文件,如沒有紙質(zhì)件,必須打印制成紙質(zhì)文件等;文本或圖形、圖像形式的紙質(zhì)文件則使用掃描儀、數(shù)碼相機等制作成通用的PDF形式的電子文件。
2.3 電子文件的形成方式
目前AP1000三門核電施工總承包部電子文件的數(shù)量十分龐大,但從其形成的過程和途徑來看,有以下幾種方式:
1.數(shù)字化電子文件。對已有的紙質(zhì)檔案,通過掃描等技術(shù)手段,進行數(shù)字化處理,形成電子文件。
2.系統(tǒng)化電子文件。由CANPPE文件管理系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件。由文檔管理人員直接參與或負(fù)責(zé)控制電子文件的形成過程,因此電子文件的真實可靠性、完整性和長期可讀性得到了保證。這種方式產(chǎn)生的電子文件,就是能完全實現(xiàn)前端控制的電子文件。
3.個性化電子文件。通過廣泛使用的文字、圖形等處理軟件,形成電子文件,然后打印出紙質(zhì)文件供簽字批準(zhǔn)。這種電子文件在目前的實際工作中大量存在。
3 AP1000三門核電項目電子文件全過程控制與實踐
3.1 全過程參與文件管理系統(tǒng)開發(fā)
AP1000三門核電項目文件管理系統(tǒng),在系統(tǒng)投入之前,文檔室人員參與了從需求到投用的全過程管理,對后續(xù)電子文件的全程控制管理提供了技術(shù)保障。
3.2 電子文件形成過程控制
1.對于數(shù)字化電子文件,通過縮微片與紙質(zhì)相結(jié)合的掃描方式進行數(shù)字化處理,形成TIF、PDF等圖像文件,在網(wǎng)絡(luò)上供使用。由于數(shù)字化電子文件暫時還不能進行全文檢索,下一步的主要任務(wù)就是要解決圖像文件矢量化的問題,以達到全文檢索的目的。
2.對于系統(tǒng)化電子文件,已完全實現(xiàn)了電子文件的全程控制。在三門核電項目中,使用CANPPE系統(tǒng)對電子文件進行了全生命周期進行了管理。
3.對于個性化電子文件,比如:廠家提供的文件,有時其可用性得不到保證,主要作為參考文件使用。
3.3 統(tǒng)一電子文件控制標(biāo)準(zhǔn)
AP1000核電項目參建單位眾多,電子文件來源廣泛。產(chǎn)生的電子文件以及文件中的部分內(nèi)容或圖片很多會被其它文件“二次”、“三次”甚至更多次利用(例如:西屋的設(shè)計圖紙經(jīng)常被利用到我單位移交包中,作為移交包附圖);而各家單位產(chǎn)生電子文件質(zhì)量不一,只有制定統(tǒng)一的電子文件控制標(biāo)準(zhǔn),文件產(chǎn)生時,便按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,才能保證AP1000核電項目電子文件規(guī)范化;因此, AP1000三門核電項目CNF三門核電工程施工總承包部,對文件簽字、文件頁碼、文件修改、清晰度、頁碼要求、照片像素要求等方面制訂了管理標(biāo)準(zhǔn)。并要求所有人員文件編制過程中嚴(yán)格按照這些要求執(zhí)行,保證本單位編制的電子文件符合規(guī)范。
3.4 規(guī)范電子文件的命名和保證文件的唯一性
電子文件命名必須唯一、直觀、簡潔并具有參照性。如果有兩個電子文件重名,在數(shù)據(jù)庫調(diào)用該文件時就會發(fā)生混亂。AP1000核電項目通過編制文件編碼和版本來確定文件的唯一性。
同時根據(jù)文件編碼和版本能確定文件唯一性這一屬性要求,同時為便于查找電子文件,規(guī)定了電子文件命名要求,在AP1000核電項目中采用:“文件編碼(AP1000文件編碼+內(nèi)部文件編碼)+文件名稱+文件版本+擴展名”。拍攝的照片、音像資料命名原則定為:“拍攝時間(年月日形式,格式為:XXXX-XX-XX)+主要內(nèi)容+攝影者”,這一命名方式得到了業(yè)主等單位認(rèn)可和采納。
3.5 電子文件的收集方法
在AP1000三門核電項目中編制的重要文件或?qū)砥渌椖坑欣脙r值的文件,例如:方案、程序等,文檔部門保留“雙套”電子版。即:一套是PDF版,一套是可編輯版,“雙套”電子版提交檔案人員保存時,保證與最終發(fā)布的紙質(zhì)版完全一致。
如果編制作者沒有按要求提供“雙套”電子版,文檔人員將對該文件一律不予發(fā)布,從而加以控制。
3.6 電子文件的再利用
第一,對電子文件的查閱者;為保證電子文件的準(zhǔn)確、有效,只提供PDF、XML或圖像文件等類型的文件供使用。
第二,電子文件的修改者。為便于文件的修改,需使用電子文件的原始格式,如WORD、EXCEL、CAD等類型的文件。三門核電項目的軟件系統(tǒng)中暫沒有開發(fā)文件修改流程控制的功能,采用文件版次變化的手段,控制電子文件的修改。
3.7 電子文件存儲控制
1.在服務(wù)器上建立專門的電子文件存儲空間,所有的電子文件均存儲在該空間,通過權(quán)限策略控制,分層級給不同人員授權(quán),以保證電子文件的安全。
2.實行“三保險”的形式,由文檔和信息人員分別對電子文件進行“雙份”備份。同時,按照每天增量備份,每月完整備份的方式進行數(shù)據(jù)備份。
3.8 電子文件的歸檔保存
在AP1000三門核電項目中,對于重要的文件,如程序、報告等,打印出紙質(zhì)文件,經(jīng)簽字生效,作為紙質(zhì)檔案歸檔保存,同時電子文件在文件管理系統(tǒng)供利用。
4 電子文件的保護
眾所周知,電子文件的廣泛使用很容易被拷貝和泄漏至外部,給公司帶來損失。因此,在三門核電項目內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中,采用授權(quán)控制、文件加密等技術(shù)對電子文件進行控制,較好地起到了保護的作用,針對不同保護級別的文件,采取操作監(jiān)控等不同的控制手段,結(jié)合水印技術(shù),進行不同程度的內(nèi)部安全控制,以解決電子文件保護與利用的矛盾。
5 結(jié)束語
AP1000三門核電項目電子文件全程控制的管理與實踐,大大提高了文檔管理工作效率,可以為AP1000三門核電二期項目文檔管理工作提供寶貴經(jīng)驗,為后續(xù)文檔管理工作全面實現(xiàn)電子化、信息化和無紙化辦公打下了良好基礎(chǔ)。
參考文獻
[1]《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002
[2]《核電文件檔案管理要求》EJ/T1225-2008