摘 要：文書檔案管理的水平的好壞是反映醫(yī)院在檔案管理水準方面一個重要的指標，會對檔案資料所呈現(xiàn)的完整性和質(zhì)量形成較大的影響。必須要增強對于文書檔案的規(guī)范化和標準化管理，才能真正提升利用文書檔案的效率。本篇文章首先就醫(yī)院文書檔案加強規(guī)范管理的方法進行了探討，繼而分析了在醫(yī)院文書檔案管理當中對于信息技術(shù)應(yīng)用，以期為我國各衛(wèi)生部門的文書檔案管理工作者提供一些思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；規(guī)范化管理；信息技術(shù)

1 醫(yī)院文書檔案加強規(guī)范化管理的方法

1.1 文書檔案管理水平的加強

為了確保醫(yī)院在文書檔案的管理工作中更加的規(guī)范，院內(nèi)相關(guān)管理人員應(yīng)該將文書檔案的管理工作提上會議日程，從人力、物力以及財力給予大力的支持。

1.1.1組織保障

將文書檔案的管理工作列入到醫(yī)院當下的一個重點的任務(wù)去抓，醫(yī)院內(nèi)部成立起由一把手擔任組長，其它分管領(lǐng)導擔任副組長的文書檔案管理工作領(lǐng)導小組，跟每個科室都要簽訂一份文書檔案管理的責任書。

1.1.2人員保障

在任用文書檔案管理人員的時候，應(yīng)該選擇專業(yè)與之相符、思想品德較好、工作態(tài)度認真負責的人員，同時要確保其能夠在較長時間內(nèi)保持工作的穩(wěn)定。在對文書檔案加以審核的時候，要遵從嚴格、細致、全面、準確的原則，對那些手續(xù)不夠齊整，或者不夠真實的材料，嚴格杜絕其歸入到文書檔案當中。

1.1.3物質(zhì)保障

醫(yī)院要加大對文書檔案工作配套設(shè)備和設(shè)施的資金投入，將檔案室加以重新的裝修和改造，安裝上鐵窗和鐵門，并且配備鐵質(zhì)的檔案密集柜，對各種設(shè)備加以更新，如空調(diào)、電腦、打印機、掃描儀、滅火器以及除塵器等，并且對防火、防水、防塵以及防盜等設(shè)施加以不斷的完善。

1.2 文書檔案建設(shè)的加強

1.2.1規(guī)范化

嚴格依據(jù)國家相關(guān)法規(guī)以及醫(yī)院對于文書資料管理相關(guān)規(guī)定，切實做好對文書檔案管理的制度建設(shè)。

1.2.2環(huán)節(jié)化

對文書檔案實施的收集、保管、整理以及更新等環(huán)節(jié)要設(shè)置專門的人員加以管理，要定崗、定期、定責的設(shè)置相關(guān)工作人員進行交叉方式的審核，從而保證文書檔案的收集具備及時性，整理具備明晰性，保管具備嚴密性，更新具備現(xiàn)勢性以及利用具備嚴密性。負責檔案管理的工作人員一定要保證文書檔案的歸檔具備一定的完整性和準確性，繼而使得對文書檔案進行查閱的時候更加的清晰明朗。

1.2.3培訓化

對負責文書檔案管理工作人員加以專業(yè)知識和技能方面的培訓，從而提升他們的管理能力、專業(yè)素質(zhì)以及理論水準。培訓的具體內(nèi)容應(yīng)該包含檔案的立卷操作、部門立卷、檔卷展評以及檔案信息化等等。

1.2.4實效化

對醫(yī)院的文書檔案進行分類、編號以及存放，保證立卷清晰，從而能夠隨時給業(yè)務(wù)辦理供給出第一手的文書檔案材料。

1.3文書檔案工作效能的加強

1.3.1方便快捷

將查閱文書檔案的特點加以有機的結(jié)合，醫(yī)院管理人員應(yīng)該任用專業(yè)的工作人員實現(xiàn)對其管理的文書檔案加以合理的編排以及存放，在查取文書檔案的時候應(yīng)該做到隨調(diào)隨查，并且能夠隨查隨用。

1.3.2主動服務(wù)

在對查閱文書檔案進行接待的時候，應(yīng)該注意創(chuàng)設(shè)一種更為優(yōu)質(zhì)的查閱環(huán)境，時刻為服務(wù)質(zhì)量的提升做出努力，繼而及時、主動并且準確的提供服務(wù)。

1.3.3及時歸檔

應(yīng)該對文書檔案的歸檔加以定期的檢查，防止文檔丟失的情況出現(xiàn)。對文書檔案加以及時的整理和填充，繼而做到對文書檔案的分類精準、外觀整齊以及材料完整。管理人員在實施文書檔案的收集工作時要積極加強自身的責任感，做到細致耐心的展開工作。

1.3.4嚴格防范

醫(yī)院管理人員要將單位內(nèi)部的實際狀況結(jié)合起來，繼而制定出一套較為完善針對文書檔案的管理制度，對制度當中的規(guī)定要加以嚴格的遵守，實施定期或者是不定期的檢查，將各種防范措施落實到實處。要細致認真的編輯好文書檔案的查取工作臺賬，始終對工作的標準和紀律加以堅守，對進出文書檔案加以嚴格的把關(guān)，確保將一切必要的手續(xù)履行齊全，從而保證文書檔案的管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)萬無一失。

2 在醫(yī)院文書檔案管理當中應(yīng)用信息技術(shù)

近些年來，信息技術(shù)得到了高速的發(fā)展，這就給文書檔案的管理工作提供了契機，為文書檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理供給出了非常多的有利條件。在醫(yī)院的文書檔案管理工作當中應(yīng)用現(xiàn)代高新信息技術(shù)，實現(xiàn)了信息檢索方式逐步朝著網(wǎng)絡(luò)和智能檢索的方向發(fā)展，使得文書檔案管理所呈現(xiàn)的利用率得以提升。與此同時，還可以對文書檔案的相關(guān)信息資源加以更為良好的加工、提取、分析以及分類，提升了工作效率和質(zhì)量。而且數(shù)字檔案較之以往的書面檔案更加容易查詢、修改以及保存，傳遞起來也十分方便，使醫(yī)院在文書檔案管理工作當中所耗費的成本大大降低，使得檔案管理人員重復勞動量得以減少[1]。

2.1 基本內(nèi)容

計算機技術(shù)在醫(yī)院文書檔案的管理工作當中的應(yīng)用是其信息化最為核心的內(nèi)容之一，其具體表現(xiàn)主要是對文書檔案當中的信息資源采用計算機實現(xiàn)管理，其基本內(nèi)容包括以下幾點：

2.1.1網(wǎng)絡(luò)化

信息化技術(shù)的應(yīng)用讓醫(yī)院文書檔案的管理工作從理念、形式以及規(guī)模上較之以前都產(chǎn)生了許多新的改變，從以往整體性和獨立性缺失的管理模式逐漸演變成現(xiàn)代化的信息管理模式，從而實現(xiàn)了更為及時的存檔，以及對文本資料加以更為高效的更新。對于文書檔案的服務(wù)已然逐漸變化成了將網(wǎng)絡(luò)服務(wù)作為主體，利用互聯(lián)網(wǎng)對醫(yī)院文書檔案的相關(guān)管理部門提出利用申請即可，在很大程度上提升了對文書檔案應(yīng)用的效率。

2.1.2信息化

醫(yī)院文書檔案在管理工作中信息化的前提就是數(shù)字化，醫(yī)院相關(guān)管理人員應(yīng)該將信息化技術(shù)加以高效的利用，繼而實現(xiàn)對文書檔案更為規(guī)范化和程序化的管理，實現(xiàn)管理工作的數(shù)字化進程，利用拍攝照片、文件掃描之類的方式將傳統(tǒng)檔案全部轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的文件，這樣就可以對文書檔案的相關(guān)資料加以更為高效和大量的處理，同時還能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息加以全面的保存、錄入以及查核，非常有利于對文書檔案數(shù)據(jù)所實施的保護和利用[2]。

2.1.3自動化

讓信息檢索更加的自動化。利用計算機進行的檢索可以實現(xiàn)更多角度的同時檢索，呈現(xiàn)出效率更高、速度更快等特點，這是在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作當中所無法呈現(xiàn)的，尤其是在檔案數(shù)量比較龐大的時候，這些特點顯現(xiàn)的會更為突出。

2.2 建設(shè)措施

2.2.1文書檔案信息化建設(shè)培訓的加強

對于文書檔案實施的管理工作應(yīng)該說是醫(yī)院內(nèi)部最為基礎(chǔ)的一項工作，所以應(yīng)該切實加強對其信息化培訓的建設(shè)。利用集中學習、自學等方式能夠有效的促進文書檔案管理人員對信息化管理認識程度的提升。集中學習可以歸納成兩種方式：①選擇派遣檔案管理工作的業(yè)務(wù)骨干去參加各級部門組織的培訓課程；②醫(yī)院內(nèi)部定期組織對全部檔案管理人員實施集中化的培訓。而在培訓的過程中應(yīng)該注意到要將本醫(yī)院所具備的實際情況結(jié)合起來，同時對一些相關(guān)的規(guī)范加以細致的解讀。

2.2.2安全性原則的遵循

在現(xiàn)代信息化高度發(fā)達的時代中，在實施信息傳播的過程當中應(yīng)該對其安全性加以高度的重視。而文書檔案的安全通常指的是其利用以及儲存這兩個方面的安全。首先，應(yīng)該加強文書檔案的安全保密相關(guān)工作，將國家相關(guān)的法律法規(guī)加以充分的結(jié)合，讓每一名檔案管理工作人員都能夠樹立起安全保密的基本意識。其次，利用一些技術(shù)手段，將文書檔案數(shù)據(jù)的回復以及備份機制加以及時的設(shè)立。最后，為保證文書檔案的安全性，應(yīng)該盡量去避免醫(yī)院文書檔案的內(nèi)部局域網(wǎng)跟外網(wǎng)相互連接[3]。

3 結(jié)束語

總而言之，醫(yī)院一定要將以往對于文書檔案實施管理的模式加以轉(zhuǎn)變，繼而適應(yīng)新時代的變化，創(chuàng)造出更為新穎、實用的管理流程。創(chuàng)建出一種規(guī)范化和信息化程度更高的文書檔案管理模式，這是文書檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的一個基本的要求，更是管理水平提升的必經(jīng)之路，只有這樣才能給醫(yī)院現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)提供了有力的支撐和保障。

參考文獻

[1]陳家義.醫(yī)院文書檔案管理工作[J].中國醫(yī)學創(chuàng)新，2012，23 （10）：120-124.

[2]史群.文書檔案管理人員應(yīng)加強修養(yǎng)、提高素質(zhì)[J].大家健康 （學術(shù)版），2013，18（19）：143-146.

[3]房云鵬.醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑研究[J].蘭臺內(nèi)外，2013，22（05）：156-160.

作者簡介

薛冰（1982-），女，上海，本科，畢業(yè)于上海中醫(yī)藥大學，經(jīng)濟師。