陳福政

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件

電子文件（Electronic Files）是以二進(jìn)制數(shù)字代碼形式存儲于計(jì)算機(jī)存儲器或外部存儲介質(zhì)中，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)訪問并可以通過通信網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募?，也可以被叫做“?shù)字文件”。這是電子文檔與紙質(zhì)文檔的基本區(qū)別。電子文檔也是一種文檔，它具有紙質(zhì)文檔的所有屬性，特別是紙質(zhì)文檔的使用性和有效性。從邏輯上講，電子文檔是“數(shù)字信息”和“文檔”兩個(gè)概念的交叉點(diǎn)。它們是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

電子文件的種類多種多樣，數(shù)字化公證檔案主要涉及以下三種：（1）文本文件，利用文字處理軟件生成的文件；（2）圖形、圖像文件，使用掃描設(shè)備采集，或由數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備采集的圖形文件；（3）視頻、音頻文件，使用數(shù)碼攝像機(jī)、錄音筆等電子設(shè)備采集的影像聲音等。

二、電子文件與公證檔案

（一）紙質(zhì)公證檔案與電子公證檔案的銜接

在實(shí)際工作中，由于紙質(zhì)公證檔案方便可靠，利用率很高，所以使用的一般公證檔案都使用紙質(zhì)。但紙質(zhì)公證檔案占的空間比較大，公證檔案堆積問題很難得到妥善解決。是否保存紙質(zhì)性的公證檔案并且保存多久是長期困擾公證檔案管理人員的問題。甚至有同志提出為節(jié)約空間不必保存紙質(zhì)公證檔案，電子檔案完全可以滿足查考的需要。在沒有明確細(xì)致的公證法律依據(jù)情況下，個(gè)人認(rèn)為，目前還是應(yīng)采取紙質(zhì)檔案與電子公證檔案一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套公證檔案的做法。由于內(nèi)容相同，載體不同的兩套公證檔案，在歸檔時(shí)就必須考慮紙質(zhì)公證檔案與電子公證檔案的聯(lián)系。現(xiàn)階段應(yīng)該做的是，重要的電子公證檔案草稿的歸檔。記錄了文件的自然形成過程以及最原始的流轉(zhuǎn)、修改流程等信息的電子公證檔案的草稿也應(yīng)納入電子檔案歸檔范圍。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)境下公證檔歸檔過程中存在的問題

（1）檔案數(shù)字化建設(shè)，是指綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、檔案管理活動存儲技術(shù)等高科技信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。計(jì)算機(jī)具有非常強(qiáng)大的檢索能力，電子文件一般在利用和傳輸方面具有紙質(zhì)文件無法比擬的先天優(yōu)勢，能夠高效查詢，必將成為未來的主要檔案類型。所以，有的檔案工作者認(rèn)為，檔案進(jìn)行數(shù)字化后，沒有必要再對原件進(jìn)行保護(hù)，因此缺乏對紙質(zhì)檔案原件保護(hù)的意識。

（2）與紙質(zhì)公證檔案的歸檔相比，電子檔案具有許多不同特點(diǎn)。比如在歸檔手段上，現(xiàn)在采取以電子檔案歸檔為主，輔之以在紙質(zhì)檔案上人工蓋章的方式。但這樣就使電子檔案的安全性難以保證。電子公證檔案沒能和紙質(zhì)檔案的歸檔建立必要的聯(lián)系，在公證檔案的完整性上，有的缺乏證書的翻譯，有的還缺少公證書的公證文本和公證簽發(fā)稿。在公證文書真實(shí)性、一致性、有效性控制、審查等方面缺乏有利的措施和科學(xué)的規(guī)劃。

（3）對通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募?，保密性措施仍需加?qiáng)。盡管不同的公證員、助理有不同的權(quán)限，對文件的保密性仍然是一個(gè)問題。

三、公證檔案數(shù)字化建設(shè)過程中公證檔案的保護(hù)及建議

（一）轉(zhuǎn)變觀念強(qiáng)化公證檔案保護(hù)意識

公證檔案由公證材料文件轉(zhuǎn)變而來。在辦理公證案件的過程中所形成的文件、資料作為歷史記錄和原始文件進(jìn)行了系統(tǒng)的整理、歸檔和保存的，就是公證檔案文件。公證檔案因其證據(jù)效力的特殊性，按照行業(yè)要求大部分公證檔案的保管為永久性保管。因此，以最合理的投資，采取最佳的保護(hù)措施，真正延長公證檔案原始材料的使用壽命，使公證檔案的價(jià)值最大化的目的才有可能實(shí)現(xiàn)。

（二）提高公證檔案數(shù)字化建設(shè)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量

電子檔案的安全保護(hù)，有必要從電子信息存儲載體入手。首先，我們必須選擇一個(gè)安全穩(wěn)定的電子公證檔案文件管理系統(tǒng)和可靠的存儲服務(wù)器，保證歸檔電子檔案的安全性和存儲壽命。其次，服務(wù)器環(huán)境應(yīng)控制相應(yīng)的溫濕度。根據(jù)“磁性載體檔案管理與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)”的規(guī)定，對溫度和濕度的變化范圍應(yīng)在15℃-27℃溫度和相對濕度在40%-60%選定的一組值，一經(jīng)選定，確保24小時(shí)內(nèi)溫度數(shù)值變化不超過±3℃、相對濕度數(shù)值變化不超過±5%。最佳環(huán)境溫度為18℃，相對濕度為40%。防止灰塵；防止外來磁場；防止機(jī)械震動或強(qiáng)震；防止病毒木馬入侵，防止光和有害氣體的影響。同時(shí)，加強(qiáng)日常管理維護(hù)工作，定期做數(shù)據(jù)備份操作，可有效解決意外事故發(fā)生后的數(shù)據(jù)回復(fù)問題。

（三）大力培養(yǎng)公證檔案數(shù)字化建設(shè)的復(fù)合型人才

公證檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)新的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到公證工作不斷發(fā)展的諸多因素。公證檔案數(shù)字化管理水平，不僅取決于管理人員的知識水平，更大程度上取決于計(jì)算機(jī)及相關(guān)知識的補(bǔ)充和更新速度。因此，公證機(jī)構(gòu)要定期組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理知識和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的培訓(xùn)，系統(tǒng)化地學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理知識，更快地適應(yīng)數(shù)字化的檔案管理方式，把傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合。同時(shí)，公證機(jī)構(gòu)要完善人才引進(jìn)機(jī)制，引進(jìn)一些既掌握電腦知識又有熟練的檔案業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才，為公證檔案數(shù)字化建設(shè)提供智力保障。