佟鑫

[摘 要]隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)人才需求的增加，加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理應(yīng)該成為目前人事檔案部門(mén)的首要任務(wù)。人事檔案部門(mén)應(yīng)該緊跟我國(guó)現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，通過(guò)先進(jìn)的管理手段、健全的管理機(jī)制，以及對(duì)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)來(lái)全面提升人事檔案的質(zhì)量，規(guī)范檔案管理中的各種行為，使人事檔案能夠真正滿足人力資源管理對(duì)人才信息的需求。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；規(guī)范化管理；建議

人事檔案是了解人才信息資料的重要渠道，其中包括了每個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)歷情況、工作表現(xiàn)等人生中所有的重要事項(xiàng)，對(duì)用人單位選擇所用人才具有十分重要的意義。因此，對(duì)人事檔案做好規(guī)范化管理非常必要。隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展，人事檔案的管理也應(yīng)該進(jìn)行一定的改進(jìn)，使其滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，但是我國(guó)檔案管理中卻存在了較多的問(wèn)題。本文根據(jù)筆者多年的研究經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)企業(yè)的人事檔案規(guī)范化管理進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

一、目前我國(guó)企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（―）企業(yè)忽視了人事檔案管理的重要性

目前，人事檔案管理工作被輕視的現(xiàn)象在眾多的企業(yè)中普遍的存在，很大一部分的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理工作只是附屬性質(zhì)的工作，而不是單位主要工作任務(wù)，只要保證人事檔案安全的儲(chǔ)存于檔案中心，不會(huì)被竊取和盜用，必要時(shí)可以査閱到所需信息就可以。同時(shí)，進(jìn)行人事檔案管理的工作人員對(duì)檔案管理工作也沒(méi)有給予高度的重視，他們只是做一些收集、整理、裝訂、保管等最為基礎(chǔ)的工作，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義所在，從而導(dǎo)致目前企業(yè)的人事檔案質(zhì)量嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)。

（二）人事檔案管理的管理思想、管理手段落后

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，人事檔案管理的理念和手段都有了較大的改進(jìn)，但是，在我國(guó)企業(yè)的實(shí)際人事檔案管理工作中所采用的管理思想和管理模式卻仍然較為傳統(tǒng)，不符合現(xiàn)代化的要求。首先，從管理方法上看，許多企業(yè)還在運(yùn)用手工操作的模式，使得工作量較大的同時(shí)，出錯(cuò)率也較髙，盡管有一部分的單位使用了計(jì)算機(jī)管理，其進(jìn)行的也只是簡(jiǎn)單的目錄管理，對(duì)實(shí)際的效率提升并無(wú)大用。其次，從檔案內(nèi)容上看，所收集的信息依舊是傳統(tǒng)陳舊的那一些，例如個(gè)人簡(jiǎn)介、家庭情況、社會(huì)關(guān)系等，而現(xiàn)代社會(huì)所重視的信用狀況、道德水平、所學(xué)技能等內(nèi)容卻毫無(wú)涉及，從而根本無(wú)法全面判斷一個(gè)人的綜合素質(zhì)。

（三）人事檔案部門(mén)的人員專業(yè)素質(zhì)較低

由于現(xiàn)代社會(huì)的不斷進(jìn)步，相應(yīng)的，對(duì)人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平也應(yīng)該提出更高的要求，以滿足社會(huì)發(fā)展的需求。但是，企業(yè)的人事檔案部門(mén)中，兼職人員占據(jù)很大比例，甚至還有一些是退休人員，他們不熟悉進(jìn)行人事檔案管理的科學(xué)手段，對(duì)檔案管理也沒(méi)有全面、專業(yè)的認(rèn)知，因此，很難做好人事檔案的管理工作，不能保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)也阻礙了人事檔案規(guī)范化管理的進(jìn)程。

（四）人事檔案管理的管理體制不完善

人事檔案管理不僅僅是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的歸納整理工作，而是具有很多流程的系統(tǒng)性工作，因而需要有完善的人事檔案管理制度做支撐。然而，在我國(guó)大多的企業(yè)中，并沒(méi)有建立健全的人事檔案管理體制，即使一些建立的制度中也存在了較多的漏洞。正是由于制度的缺失，使得人事檔案管理工作較為混亂，工作人員也相對(duì)比較散漫，不注重檔案信息的有效性和完整性，類似于收集不及時(shí)、記錄不準(zhǔn)確、保管不科學(xué)等不利于檔案管理的行為十分普遍。

二、關(guān)于加強(qiáng)我國(guó)企業(yè)人事檔案規(guī)范化管理的建議

（一）更新人事檔案管理的理念，引入先進(jìn)的管理手段

為促進(jìn)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理，我們應(yīng)該積極地去學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，對(duì)其有一個(gè)全面的認(rèn)知，給予高度的重視，并將一些現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)用到實(shí)際工作中，豐富和規(guī)范檔案內(nèi)容，根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)的需求去收集人事信息，按照相關(guān)規(guī)定的要求進(jìn)行分類整理，保證檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

（二）建立健全的人事檔案管理體制

由于檔案管理包含了較多的工作流程，他們大多會(huì)分由不同的人員進(jìn)行，因而通過(guò)完善的管理體制對(duì)人員行為、工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范十分重要。在管理體制中，應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)基本內(nèi)容：人事檔案管理流程的詳細(xì)規(guī)定，人員行為規(guī)范，明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，工作考核制度以及工作人員選聘機(jī)制等。

（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

工作人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了人事檔案管理的工作質(zhì)量， 要進(jìn)行人事檔案規(guī)范化管理，必須提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，具體可以通過(guò)嚴(yán)格的招聘機(jī)制來(lái)選拔合格的工作人員，并舉行定期的人員培訓(xùn)，使其了解最先進(jìn)的檔案管理手段，熟悉檔案管理技能，掌握科學(xué)的檔案管理知識(shí)。

（四）注重人事檔案的實(shí)際利用功能

檔案的建立就是為了査詢利用，如果僅僅是保存，檔案就失去了存在的意義。如果能夠真正重視對(duì)人事檔案的使用，提高檔案使用率，那么就能夠很自然的進(jìn)一步重視對(duì)檔案的規(guī)范化管理，加大對(duì)檔案管理工作的實(shí)施力度。

企業(yè)中，人事檔案部門(mén)是為人力資源管理提供所有相關(guān)人事資料以及信息的主要途徑，并且伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，企業(yè)的人事制度也進(jìn)行有效的改革，對(duì)真正人才的需求日益加劇，因而，人事檔案管理部門(mén)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理，提高人事檔案的質(zhì)量，真正為企業(yè)選聘合格的人才提供有利的依據(jù)，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]辛保忠.企業(yè)人事檔案規(guī)范化管理.人力資源管理.2013.04.

[2]謝郁航.淺議加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理城市建設(shè)理論研究（電子版）.2013，2.

（編輯/劉佳）