張文+李薇

摘 要：通過比對《高等學校檔案管理辦法》，以普通檔案工作者的視覺挖掘出高校檔案管理中存在的差距，揭示了檔案本身的重要作用與高校檔案部門的教輔地位之間的矛盾。意在勇于正視問題，積極解決問題，使高校檔案機構(gòu)真正成為發(fā)展教育，傳播文明的愛國主義教育基地。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理；人員管理；檔案實體

本文系2016年國家檔案局科技項目“基于Flash技術(shù)實現(xiàn)檔案在新媒體時代應用的研究”（項目編號：2016-X-17）和2016年黑龍江檔案局科技項目“高校人事檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究”（項目編號：HDK2016-7）階段性成果。

檔案記錄歷史、傳承文明，檔案工作服務社會、造福人類，檔案事業(yè)一直受到高度重視。高等學校檔案，是高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動的歷史記錄。高校檔案不僅承載著高校歷史發(fā)展的記憶和高校開展各項工作重要的查考依據(jù)；更重要的是高校檔案工作的服務和利用價值，其重要性突出表現(xiàn)在為組織人事、為社會發(fā)展服務。然而，在高校的普遍認識和實際工作中，教學是高校工作重點，一切以教學為中心，一切圍繞教學。檔案部門自然歸為教輔單位。檔案的重要作用與高校檔案部門教輔地位顯然是矛盾的，這對矛盾日益凸顯，必然反映在高校檔案管理中。下面比對《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），探討高校檔案管理中存在的問題。

1 高等學校檔案管理中政策層面的問題

二〇〇八年八月二十日，根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《辦法》。辦法中要求檔案工作要納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，高校要積極促進檔案信息化建設，與學校其他工作同步發(fā)展；要求建立健全與辦學規(guī)模相適應的高校檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、事業(yè)發(fā)展所需設備及經(jīng)費；在機構(gòu)設置與人員配備、檔案管理檔案的利用與公布以及獎勵與處罰方面都有說明和規(guī)定。因此，《辦法》成為高校開展檔案工作規(guī)范和高等學校檔案工作的政策依據(jù)，是提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案的有效方法。然而在《辦法》第一章總則第四條，只提到國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內(nèi)負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查；并沒有在行政管理層面的監(jiān)督、檢查和考核。第五章附則第四十二條提到高等學?？梢愿鶕?jù)本辦法制訂實施細則；高等學校附屬單位的檔案管理，由學校根據(jù)實際情況自主確定。表面上是給高校檔案管理充分的自主權(quán)，另一方面也會出現(xiàn)高校檔案工作的隨意性。并沒有在行政管理監(jiān)督，在遇上不重視檔案工作的高校，《辦法》將遠離實際，很難貫徹到位。

2 高等學校檔案管理中管理層面的問題

高校檔案管理包括檔案人員管理、檔案實體管理、檔案信息化建設、檔案的服務與利用等方面。高校檔案管理工作情況直接反映高校檔案管理水平，反映高校各部門各時期工作的質(zhì)量，影響高校發(fā)展的快慢與發(fā)展方向。依據(jù)《辦法》，高等學校檔案管理中出現(xiàn)的問題也很明顯，特別是高校檔案的人員管理、檔案實體管理創(chuàng)新、檔案的信息化建設等方面問題較多。

2.1 高校檔案管理中的人員管理

高校檔案管理中的人員管理從館長到普通官員，良莠不齊?！掇k法》第二章機構(gòu)設置與人員配備第九條，明確指出高校檔案館館長或檔案機構(gòu)負責人，應當具備熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務任職經(jīng)歷的人員。而很多高校檔案館館長都是為解決處級指數(shù)而安排的行政管理人員，沒有檔案管理工作經(jīng)歷，也沒有高級以上專業(yè)技術(shù)職務任職資格。第十條指出高等學校應當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員；高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。從宏觀上看高校檔案工作人員有了保障，實際上“應該”限制了“必須”，“其編制人數(shù)由學校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務確定。”削弱了高校檔案工作人員的社會地位。事實上，高校專職檔案工作人員很多來自于解決家屬工作安排問題[1]。

2.2 高校檔案管理中的檔案實體管理

現(xiàn)在，高校檔案管理對象主要是檔案實體管理，工作人員的大量時間用于負責接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關(guān)資料。表面上看符合邏輯，實際上高校檔案管理的仍處于原始狀態(tài)模式，遠不適應高速發(fā)展的現(xiàn)代化管理手段。《辦法》第三章檔案管理第十八條規(guī)定高校檔案材料歸檔時間為：學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；各院系等應當在次學年寒假前歸檔。然而，這個時間段正是高校學生畢業(yè)季和高校整體工作考核時期，在雜亂繁忙的事務中很難整理出形成高質(zhì)量的檔案材料[2]。

2.3 高校檔案管理的信息化建設

信息化已滲透生活的每個環(huán)節(jié)，高校檔案管理的信息化也是必然趨勢?！掇k法》第三章檔案管理第十五、第十六條條明確規(guī)定高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度，高等學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。但受傳統(tǒng)檔案管理方式和檔案保密意識強于檔案利用意識的影響，加之領導工作方法行政化，使得高校檔案的信息化建設裹足不前。導致的結(jié)果就是開發(fā)檔案信息資源，組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作力度不夠。更談不上高等學校檔案材料形成單位、課題組立卷歸檔的紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。

2.4 高校檔案管理的開發(fā)與利用

檔案管理最終目的是檔案的開發(fā)、服務與利用?！掇k法》第四章檔案的利用與公布第三十四條、第三十五條指出高校檔案機構(gòu)應當積極開展檔案的編研工作。高校檔案機構(gòu)應當積極開展多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網(wǎng)站等）的檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關(guān)專業(yè)的高年級開設有關(guān)檔案管理的選修課。這幾條，只在極少數(shù)有檔案專業(yè)的高校中開展，其他學校很少見或根本沒有，特別是檔案的編研以及在高校相關(guān)專業(yè)的高年級開設有關(guān)檔案管理的選修課少之又少[3]。

3 條件、保障與獎勵層面的問題

條件與保障、獎勵與處罰是穩(wěn)定檔案管理人員、保護檔案、發(fā)展檔案事業(yè)的前提?！掇k法》第三章第十二條、第十三條對高校工作人員給出了條件保障，高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術(shù)職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。高等學校檔案工作人員長期接觸發(fā)霉等有毒有害物質(zhì)的，應當按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。待遇補助沒有，職稱更難[4]。近些年，隨著高校招生不斷擴大，教師隊伍不斷壯大，以教學為中心的高校對教輔人員提職指數(shù)控制得十分嚴格，檔案人員提職稱面臨三關(guān)：參加學校評審、參加全省職稱考試、參加省檔案系統(tǒng)評審。第三十九條規(guī)定高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵。這種表述寬泛不具體，實際操作很難把握。

實際上，《辦法》的頒布執(zhí)行，給高校檔案事業(yè)帶來無限生機，高校檔案及檔案工作前所未有受到關(guān)注。發(fā)現(xiàn)差距是為了檔案管理工作的進一步提升，沒有問題等同于止步不前，不前進則后退。高校檔案管理硬條件，如設立專項經(jīng)費、配置檔案庫房、辦公條件等比較強；軟實力，如開發(fā)檔案信息資源、開展電子文件歸檔工作、檔案的開放和利用工作、檔案工作人員的業(yè)務培訓、開展國內(nèi)外檔案學術(shù)研究和交流活動等還較弱。勇敢正視問題、解決問題，使高校檔案機構(gòu)真正成為發(fā)展教育，傳播文明的愛國主義教育基地。

參考文獻

[1]李敏.淺談檔案人員的配備[J].辦公室業(yè)務，2014，（19）：217.

[2]李福剛.淺議檔案的歸檔制度[J].現(xiàn)代交際，2012，（12）：83.

[3]陳傳華.高校應重視《檔案管理》公選課[J].浙江檔案，2012，（06）：59.

[4]張晶.高校檔案系列職稱現(xiàn)狀的思考：瓶頸與對策分析[J].科教文匯（中旬刊），2015，（02）：157-158.

作者簡介

張文，女，東北農(nóng)業(yè)大學檔案館，副研究館員，研究方向：高校檔案管理。