孫鵬

摘 要：數(shù)字檔案館突破了傳統(tǒng)檔案館的局限性，對傳統(tǒng)檔案館進一步升級，促進資源有效利用，提高檔案自身的價值。本文主要從數(shù)字檔案館對檔案管理體制的影響以及提高數(shù)字檔案管理建設的策略這兩個方面進行闡述，為數(shù)字檔案館建設提供合理的參與意見。

關鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；影響；對策

當前社會，信息技術在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制遠遠不能滿足現(xiàn)代社會的需求，對數(shù)字檔案館進行一定的研究，有利于促進數(shù)字檔案館的建設。數(shù)字檔案館建設既需要相應的技術支持，同時需要恰當?shù)墓芾眢w制。從數(shù)字化檔案資源和服務的角度來講，它是一個電子化信息的倉儲，能夠儲存大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡方便的訪問它，并獲得這些信息，其信息的儲存和用戶訪問是不受地域限制的。

1 數(shù)字檔案館的建設內容

（1）按照數(shù)字檔案館基礎網(wǎng)絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數(shù)據(jù)和今后一定時期內數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。

（2）開發(fā)或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。

（3）全面推進館藏檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

（4）應用先進技術和相關管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

2 數(shù)字檔案館的建設需要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡化。數(shù)字檔案館的新內容、新方式、新體系，必然對現(xiàn)有的檔案管理體制產生影響

1、控制為核心的體制設計理念

檔案與其它文獻信息追求的差異在于，檔案內容的涉密性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求。而數(shù)字檔案館建設，就是要實現(xiàn)管理理念以保管檔案實體為主，向以提供檔案服務為核心的轉變。因此，發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢，為廣大檔案利用者提供服務是建設數(shù)字檔案館的應有之意。時代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術管理轉變?yōu)楸４妗⒔栝?、技術管理、對外開放模式。檔案工作理念的改變，導致了原有的控制為核心體制設計理念的變化。

2、基于傳統(tǒng)檔案業(yè)務的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構上，基本立足點都在于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案工作中涉及到的主要問題，隨著數(shù)字檔案館建設的來臨和發(fā)展，數(shù)字檔案館必將使檔案館的各個部門都涉及參與，數(shù)字檔案館的建設已不再是單純的技術工作對檔案工作的要求。

3、管理理念的更新

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業(yè)務功能，以及用戶權限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應當采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。

3 檔案工作不僅僅是整理和保管檔案

檔案工作不僅僅是整理和保管檔案，檔案館更不僅僅是檔案的一個集中儲存地，工作方式由保管到服務變被動到主動是檔案館價值體現(xiàn)的必然要求，數(shù)字檔案館將進一步推動這一理念的實現(xiàn)，用館內儲藏的數(shù)據(jù)平臺為廣大利用者服務，檔案管理體制也要適應這一理念的轉變。數(shù)字檔案館的建設在對檔案管理系統(tǒng)的開放性提出要求的同時，數(shù)字檔案館的建設要求要做好電子文件的歸檔管理工作。一是將數(shù)字檔案拷貝到脫機的載體上，主要利用儲存介質傳輸，這些介質包括光盤和磁盤，移交到檔案室。二是通過網(wǎng)絡，各部門將本部門形成的電子文件通過網(wǎng)絡傳輸?shù)綑n案室，歸檔后供各個部門在線瀏覽。檔案部門要與電子文件產生和形成中的各個部門保持相關的聯(lián)系，及時掌握電子文件形成階段的各類元數(shù)據(jù)信息，制定與電子檔案保管格式、數(shù)據(jù)儲存方式、數(shù)據(jù)管理等工作相關的制度性文件，通過電子簽名、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)效驗、儲存?zhèn)浞莸确椒▉肀ＷC電子文檔的真實性、完整性、有效性以及可讀性，把好歸檔電子文件的質量關。數(shù)字檔案館的建設勢必要打破傳統(tǒng)檔案各部門的結構，在橫向縱向上加強了檔案與各個部門之間的數(shù)據(jù)交換與共享。

4 結語

檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價值在于利用，快捷、準確、真實是檔案利用的原則，效益、資源共享是檔案利用的宗旨，數(shù)字檔案館正是迎合迅猛發(fā)展時代潮流的產物，是高科技和現(xiàn)代檔案管理手段和理念的結晶，為了使檔案工作適應數(shù)字檔案館的飛速發(fā)展的要求，檔案工作者必須要通過不斷努力和辛勤勞動，相應提高的素質、技能，使檔案用戶通過網(wǎng)絡在任何地點、時間都能得到權限許可的檔案。

參考文獻

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