劉志勇

摘 要：對(duì)于辦公室檔案管理來(lái)講，一定要堅(jiān)持檔案管理的完整性以及科學(xué)性原則，結(jié)合辦公室檔案管理的實(shí)際工作不斷完善以及創(chuàng)新，保證辦公室檔案管理質(zhì)量基礎(chǔ)上，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。檔案管理一直是辦公室管理中非常重要的內(nèi)容，需要制定專門(mén)的檔案管理制度作為管理基礎(chǔ)，同時(shí)還需要完善辦公室檔案管理中存在的不足，保證辦公室檔案管理的安全，制定更加適合辦公室管理的方式進(jìn)行辦公室檔案管理。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書(shū)管理；提升

在時(shí)代發(fā)展背景下，辦公室管理工作也實(shí)現(xiàn)了全面創(chuàng)新。其中，檔案管理是辦公室管理工作中的重點(diǎn)，同樣需要與時(shí)俱進(jìn)，使其查詢與檢索的功能得以充分發(fā)揮，有效地實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員工作效率的全面提升。對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，本質(zhì)上就是對(duì)資料數(shù)據(jù)的有效收集，進(jìn)而全面整理并保存。由此可見(jiàn)，檔案管理對(duì)于辦公室工作的開(kāi)展具有積極參考與借鑒性作用。

1 單位文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)是收集和保存

事業(yè)單位在正常運(yùn)營(yíng)的情況下，會(huì)產(chǎn)生很多關(guān)于單位人事關(guān)系、組織運(yùn)營(yíng)過(guò)程中資金花費(fèi)以及文件報(bào)告等方面的文書(shū)檔案，這些檔案是一個(gè)事業(yè)單位的核心內(nèi)容，而文書(shū)檔案管理工作就是把這些內(nèi)容記錄到檔案文件里面，然后進(jìn)行分類保存工作，這是文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。對(duì)于所記錄的資料檔案要求必須全面科學(xué)，以便于以后有需要時(shí)進(jìn)行查閱。

1.2 單位的文書(shū)檔案管理主要是文書(shū)工作

總體來(lái)說(shuō)，單位的文書(shū)工作就是指收集檔案、記錄檔案、歸類整理檔案和保存檔案等一系列過(guò)程，在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善和發(fā)展。檔案主要是來(lái)源于文書(shū)部門(mén)工作中收集和整理的事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)資料，文書(shū)檔案管理就是將文書(shū)部門(mén)提供的資料進(jìn)行歸檔整理，文書(shū)工作是主要內(nèi)容。

2 辦公室文檔管理所存在的相關(guān)問(wèn)題

2.1 檔案管理內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性

現(xiàn)今社會(huì)，很多單位從根本上沒(méi)有重視檔案文書(shū)管理，因?yàn)槠綍r(shí)工作比較繁忙，所以很多單位的領(lǐng)導(dǎo)還是以傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行檔案文書(shū)管理。相關(guān)負(fù)責(zé)人員缺乏專業(yè)管理創(chuàng)新常識(shí)，沒(méi)有檔案管理和保護(hù)意識(shí)，這種情況下造成行政單位對(duì)于檔案文書(shū)利用率不高的情況發(fā)生。

2.2 檔案管理方式落后

很多單位對(duì)于檔案管理的監(jiān)管制度落后，多數(shù)的檔案管理人員都是兼職，缺乏對(duì)檔案文書(shū)管理的責(zé)任心，行政單位對(duì)于這塊工作的投入不大，管理資金有限，無(wú)法更好的整理和開(kāi)發(fā)檔案文書(shū)。

2.3 不重視檔案文書(shū)管理工作

很多單位沒(méi)有專門(mén)深入開(kāi)發(fā)檔案管理，所以沒(méi)有意識(shí)到文書(shū)管理的重要作用，檔案文書(shū)管理工作又是一個(gè)需要細(xì)致、耐心、時(shí)間的工作，而且不易出成績(jī)，所以很多員工對(duì)這種工作的積極性不高。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視，所以也沒(méi)有對(duì)負(fù)責(zé)員工進(jìn)行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，員工也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作而不積極工作，即使努力工作，也得不到領(lǐng)導(dǎo)重視和肯定，待遇也沒(méi)有其他崗位好，所以很多員工常常疏于管理檔案文書(shū)。

3 辦公室檔案管理工作效率的提升做法

3.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)給予檔案管理工作高度重視，強(qiáng)化單位檔案綜合管理工作，特別是在工作謀劃與實(shí)施的部署方面，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的開(kāi)展。其次，針對(duì)檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展業(yè)務(wù)考核工作。另外，對(duì)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行不斷完善，對(duì)管理工作人員的工作予以重視，更好地為其工作提供便利。在此基礎(chǔ)上，還能夠嚴(yán)格監(jiān)督管理工作人員工作，通過(guò)給予壓力來(lái)轉(zhuǎn)變思想觀念。而管理工作人員本身也同樣需要強(qiáng)化對(duì)于檔案工作的重視程度，這樣一來(lái)，就能夠有效地提升工作效率。

3.2 與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合

在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展并廣泛應(yīng)用的背景下，檔案管理工作呈現(xiàn)出系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，一定程度上促進(jìn)了檔案內(nèi)部管理的開(kāi)展。其中，在辦公室自動(dòng)化推進(jìn)之下，檔案收集的過(guò)程也呈現(xiàn)出明顯的自動(dòng)化特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化地獲取與識(shí)別，檔案保存也與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。因此，使得檔案管理工作人員的工作量得以降低，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作效率的全面提升。另外，當(dāng)前管理規(guī)范始終未摒棄紙質(zhì)檔案，所以，現(xiàn)階段是電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理階段。而在信息技術(shù)的安全程度不斷提高的背景下，電子檔案管理也必將成為檔案管理的重點(diǎn)發(fā)展方向。除此之外，應(yīng)當(dāng)對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)予以靈活地運(yùn)用，更好地運(yùn)用檔案，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理的使用系統(tǒng)，將分層級(jí)授權(quán)查詢作為重點(diǎn)，以保證電子檔案分享與集散功能的全面發(fā)揮。

3.3 做好文書(shū)工作與檔案管理工作的銜接

文書(shū)工作是單位的檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，必須將這兩項(xiàng)工作緊密結(jié)合，才能有效地完成文書(shū)檔案管理工作?？梢酝ㄟ^(guò)制定一些規(guī)范要求，一方面認(rèn)真負(fù)責(zé)完成文書(shū)工作和檔案管理，絕不能忽略細(xì)節(jié)問(wèn)題。另一方面，對(duì)于檔案文件的格式、文件的歸類以及文件的整理等工作也有一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，避免出現(xiàn)一些雜亂問(wèn)題。通過(guò)這些相關(guān)方面的規(guī)范要求，能夠更好地把文書(shū)工作和單位的檔案管理工作緊密地聯(lián)系在一起，充分發(fā)揮其作用。

3.4 引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作

引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才能夠更好地完成文書(shū)檔案管理工作，這也是目前形勢(shì)發(fā)展的要求，否則，則會(huì)出現(xiàn)一系列檔案問(wèn)題。在引進(jìn)專業(yè)文書(shū)檔案管理人員的同時(shí)，培訓(xùn)工作也是必不可少的。一方面通過(guò)考核制度可以從中挑選出具備充分專業(yè)知識(shí)的優(yōu)秀技術(shù)人員，另一方面也對(duì)這些人員進(jìn)行高素質(zhì)培養(yǎng)，從整體上有效加強(qiáng)文書(shū)檔案管理。而且，對(duì)于這些技術(shù)人員在規(guī)范要求方面也必須嚴(yán)格監(jiān)督，在進(jìn)行資料管理工作時(shí)嚴(yán)格按照正規(guī)的步驟來(lái)管理。

3.5 強(qiáng)化辦公室檔案管理制度

加強(qiáng)辦公室檔案管理制度是保證檔案管理的又一項(xiàng)重要措施，因?yàn)楹芏噢k公室檔案管理中，不管是檔案文件形式還是檔案內(nèi)容都不能確保全部齊全，一定會(huì)存在一定的缺陷，特別是很多辦公室檔案管理時(shí)間不長(zhǎng)，對(duì)于檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理手段等比較落后，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單將資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，保管好即可，在這種管理理念以及管理制度的影響下，導(dǎo)致辦公室檔案管理存在很多問(wèn)題。針對(duì)辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題展開(kāi)相關(guān)的分析，從中得出改善辦公室檔案管理意識(shí)以及管理手段的基礎(chǔ)上，還需要針對(duì)檔案管理制度進(jìn)行強(qiáng)化，明確檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理力度，提高辦公室檔案管理效率。在強(qiáng)化辦公室檔案管理制度期間，首先需要重視辦公室檔案管理人員的管理意見(jiàn)，積極聽(tīng)取相關(guān)管理意見(jiàn)以及實(shí)際管理中的問(wèn)題，強(qiáng)化相關(guān)規(guī)章制度管理期間，發(fā)揮眾人的力量。俗話講得好“眾人拾柴火焰高”，只有檔案的實(shí)際管理人員提出相關(guān)管理意見(jiàn)，才能更好檔案管理制度能夠真正對(duì)檔案管理起到作用。其次需要從實(shí)際辦公室檔案管理工作中進(jìn)行不斷探索以及完善，不斷分析檔案管理制度中存在的不足，及時(shí)針對(duì)其中的不足做出積極改善，保證相關(guān)規(guī)定制度強(qiáng)化基礎(chǔ)上，更好地促進(jìn)辦公室檔案管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）檔案文書(shū)管理工作就顯得尤為重要。此種情況下，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理層高度重視檔案文書(shū)管理工作，對(duì)辦公室檔案文書(shū)管理工作落實(shí)實(shí)際情況進(jìn)行分析，明確其特點(diǎn)，進(jìn)而提出切實(shí)有效的措施來(lái)提高檔案文書(shū)管理工作水平，以便規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化地推進(jìn)檔案文書(shū)管理工作，為單位能夠隨時(shí)利用檔案文書(shū)信息處理工作奠定基礎(chǔ)。

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