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        淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

        2017-08-10 21:43:09劉志勇
        卷宗 2017年21期
        關(guān)鍵詞:提升辦公室

        劉志勇

        摘 要:對(duì)于辦公室檔案管理來講,一定要堅(jiān)持檔案管理的完整性以及科學(xué)性原則,結(jié)合辦公室檔案管理的實(shí)際工作不斷完善以及創(chuàng)新,保證辦公室檔案管理質(zhì)量基礎(chǔ)上,能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。檔案管理一直是辦公室管理中非常重要的內(nèi)容,需要制定專門的檔案管理制度作為管理基礎(chǔ),同時(shí)還需要完善辦公室檔案管理中存在的不足,保證辦公室檔案管理的安全,制定更加適合辦公室管理的方式進(jìn)行辦公室檔案管理。

        關(guān)鍵詞:辦公室;檔案文書管理;提升

        在時(shí)代發(fā)展背景下,辦公室管理工作也實(shí)現(xiàn)了全面創(chuàng)新。其中,檔案管理是辦公室管理工作中的重點(diǎn),同樣需要與時(shí)俱進(jìn),使其查詢與檢索的功能得以充分發(fā)揮,有效地實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員工作效率的全面提升。對(duì)于辦公室檔案管理工作而言,本質(zhì)上就是對(duì)資料數(shù)據(jù)的有效收集,進(jìn)而全面整理并保存。由此可見,檔案管理對(duì)于辦公室工作的開展具有積極參考與借鑒性作用。

        1 單位文書檔案管理的特點(diǎn)

        1.1 文書檔案管理的重點(diǎn)是收集和保存

        事業(yè)單位在正常運(yùn)營的情況下,會(huì)產(chǎn)生很多關(guān)于單位人事關(guān)系、組織運(yùn)營過程中資金花費(fèi)以及文件報(bào)告等方面的文書檔案,這些檔案是一個(gè)事業(yè)單位的核心內(nèi)容,而文書檔案管理工作就是把這些內(nèi)容記錄到檔案文件里面,然后進(jìn)行分類保存工作,這是文書檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。對(duì)于所記錄的資料檔案要求必須全面科學(xué),以便于以后有需要時(shí)進(jìn)行查閱。

        1.2 單位的文書檔案管理主要是文書工作

        總體來說,單位的文書工作就是指收集檔案、記錄檔案、歸類整理檔案和保存檔案等一系列過程,在文書工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善和發(fā)展。檔案主要是來源于文書部門工作中收集和整理的事業(yè)單位運(yùn)營資料,文書檔案管理就是將文書部門提供的資料進(jìn)行歸檔整理,文書工作是主要內(nèi)容。

        2 辦公室文檔管理所存在的相關(guān)問題

        2.1 檔案管理內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性

        現(xiàn)今社會(huì),很多單位從根本上沒有重視檔案文書管理,因?yàn)槠綍r(shí)工作比較繁忙,所以很多單位的領(lǐng)導(dǎo)還是以傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行檔案文書管理。相關(guān)負(fù)責(zé)人員缺乏專業(yè)管理創(chuàng)新常識(shí),沒有檔案管理和保護(hù)意識(shí),這種情況下造成行政單位對(duì)于檔案文書利用率不高的情況發(fā)生。

        2.2 檔案管理方式落后

        很多單位對(duì)于檔案管理的監(jiān)管制度落后,多數(shù)的檔案管理人員都是兼職,缺乏對(duì)檔案文書管理的責(zé)任心,行政單位對(duì)于這塊工作的投入不大,管理資金有限,無法更好的整理和開發(fā)檔案文書。

        2.3 不重視檔案文書管理工作

        很多單位沒有專門深入開發(fā)檔案管理,所以沒有意識(shí)到文書管理的重要作用,檔案文書管理工作又是一個(gè)需要細(xì)致、耐心、時(shí)間的工作,而且不易出成績,所以很多員工對(duì)這種工作的積極性不高。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視,所以也沒有對(duì)負(fù)責(zé)員工進(jìn)行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn),員工也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作而不積極工作,即使努力工作,也得不到領(lǐng)導(dǎo)重視和肯定,待遇也沒有其他崗位好,所以很多員工常常疏于管理檔案文書。

        3 辦公室檔案管理工作效率的提升做法

        3.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

        首先,單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)給予檔案管理工作高度重視,強(qiáng)化單位檔案綜合管理工作,特別是在工作謀劃與實(shí)施的部署方面,應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的開展。其次,針對(duì)檔案管理工作人員,應(yīng)當(dāng)積極開展業(yè)務(wù)考核工作。另外,對(duì)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行不斷完善,對(duì)管理工作人員的工作予以重視,更好地為其工作提供便利。在此基礎(chǔ)上,還能夠嚴(yán)格監(jiān)督管理工作人員工作,通過給予壓力來轉(zhuǎn)變思想觀念。而管理工作人員本身也同樣需要強(qiáng)化對(duì)于檔案工作的重視程度,這樣一來,就能夠有效地提升工作效率。

        3.2 與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合

        在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展并廣泛應(yīng)用的背景下,檔案管理工作呈現(xiàn)出系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì),一定程度上促進(jìn)了檔案內(nèi)部管理的開展。其中,在辦公室自動(dòng)化推進(jìn)之下,檔案收集的過程也呈現(xiàn)出明顯的自動(dòng)化特點(diǎn),能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化地獲取與識(shí)別,檔案保存也與時(shí)俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。因此,使得檔案管理工作人員的工作量得以降低,實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作效率的全面提升。另外,當(dāng)前管理規(guī)范始終未摒棄紙質(zhì)檔案,所以,現(xiàn)階段是電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理階段。而在信息技術(shù)的安全程度不斷提高的背景下,電子檔案管理也必將成為檔案管理的重點(diǎn)發(fā)展方向。除此之外,應(yīng)當(dāng)對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)予以靈活地運(yùn)用,更好地運(yùn)用檔案,構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理的使用系統(tǒng),將分層級(jí)授權(quán)查詢作為重點(diǎn),以保證電子檔案分享與集散功能的全面發(fā)揮。

        3.3 做好文書工作與檔案管理工作的銜接

        文書工作是單位的檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提,必須將這兩項(xiàng)工作緊密結(jié)合,才能有效地完成文書檔案管理工作??梢酝ㄟ^制定一些規(guī)范要求,一方面認(rèn)真負(fù)責(zé)完成文書工作和檔案管理,絕不能忽略細(xì)節(jié)問題。另一方面,對(duì)于檔案文件的格式、文件的歸類以及文件的整理等工作也有一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求,避免出現(xiàn)一些雜亂問題。通過這些相關(guān)方面的規(guī)范要求,能夠更好地把文書工作和單位的檔案管理工作緊密地聯(lián)系在一起,充分發(fā)揮其作用。

        3.4 引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才,做好培訓(xùn)工作

        引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才能夠更好地完成文書檔案管理工作,這也是目前形勢(shì)發(fā)展的要求,否則,則會(huì)出現(xiàn)一系列檔案問題。在引進(jìn)專業(yè)文書檔案管理人員的同時(shí),培訓(xùn)工作也是必不可少的。一方面通過考核制度可以從中挑選出具備充分專業(yè)知識(shí)的優(yōu)秀技術(shù)人員,另一方面也對(duì)這些人員進(jìn)行高素質(zhì)培養(yǎng),從整體上有效加強(qiáng)文書檔案管理。而且,對(duì)于這些技術(shù)人員在規(guī)范要求方面也必須嚴(yán)格監(jiān)督,在進(jìn)行資料管理工作時(shí)嚴(yán)格按照正規(guī)的步驟來管理。

        3.5 強(qiáng)化辦公室檔案管理制度

        加強(qiáng)辦公室檔案管理制度是保證檔案管理的又一項(xiàng)重要措施,因?yàn)楹芏噢k公室檔案管理中,不管是檔案文件形式還是檔案內(nèi)容都不能確保全部齊全,一定會(huì)存在一定的缺陷,特別是很多辦公室檔案管理時(shí)間不長,對(duì)于檔案管理意識(shí)不強(qiáng),管理手段等比較落后,認(rèn)為檔案管理只是簡單將資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì),保管好即可,在這種管理理念以及管理制度的影響下,導(dǎo)致辦公室檔案管理存在很多問題。針對(duì)辦公室檔案管理中存在的問題展開相關(guān)的分析,從中得出改善辦公室檔案管理意識(shí)以及管理手段的基礎(chǔ)上,還需要針對(duì)檔案管理制度進(jìn)行強(qiáng)化,明確檔案管理制度,加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理力度,提高辦公室檔案管理效率。在強(qiáng)化辦公室檔案管理制度期間,首先需要重視辦公室檔案管理人員的管理意見,積極聽取相關(guān)管理意見以及實(shí)際管理中的問題,強(qiáng)化相關(guān)規(guī)章制度管理期間,發(fā)揮眾人的力量。俗話講得好“眾人拾柴火焰高”,只有檔案的實(shí)際管理人員提出相關(guān)管理意見,才能更好檔案管理制度能夠真正對(duì)檔案管理起到作用。其次需要從實(shí)際辦公室檔案管理工作中進(jìn)行不斷探索以及完善,不斷分析檔案管理制度中存在的不足,及時(shí)針對(duì)其中的不足做出積極改善,保證相關(guān)規(guī)定制度強(qiáng)化基礎(chǔ)上,更好地促進(jìn)辦公室檔案管理。

        4 結(jié)束語

        隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快,鄉(xiāng)鎮(zhèn)(辦事處)檔案文書管理工作就顯得尤為重要。此種情況下,單位領(lǐng)導(dǎo)及管理層高度重視檔案文書管理工作,對(duì)辦公室檔案文書管理工作落實(shí)實(shí)際情況進(jìn)行分析,明確其特點(diǎn),進(jìn)而提出切實(shí)有效的措施來提高檔案文書管理工作水平,以便規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化地推進(jìn)檔案文書管理工作,為單位能夠隨時(shí)利用檔案文書信息處理工作奠定基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

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