洪佳惠

摘 要：隨著數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、信息傳輸技術(shù)的發(fā)展，電子文件逐漸呈現(xiàn)出取代紙質(zhì)文件的趨勢。在這種發(fā)展態(tài)勢下，將“雙套制”歸檔的工作重心從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)移到電子文件，不僅順應(yīng)了數(shù)字時(shí)代信息發(fā)展的趨勢，也為將來實(shí)現(xiàn)單套制作了思想觀念上的鋪墊和緩沖，更是對電子文件作為檔案所具有的原始性的保護(hù)。

關(guān)鍵詞：檔案；電子文件；雙套制

Abstract： With the development of database management techniques and information transmission techniques， electric document tend to replace the paper documents. In this situation， transferring the work focus of dual filing system from paper documents to electric documents， will conform to the tendency of digital time， and pave the way for single filing system. It will also keep the electric documents in protection with its primitiveness.

Keywords： Archives； electric documents； dual filing system

在檔案工作中，“雙套制”一直是保證實(shí)體安全、方便查找利用的有效途徑。在紙質(zhì)檔案歸檔工作中，“雙套”意指文件的正副本，“雙套制”即原件作為檔案館館藏，復(fù)制件用于查閱利用的方式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的普及、電子文件的產(chǎn)生，“雙套制”的含義發(fā)生了轉(zhuǎn)變，與之相關(guān)的一個(gè)概念是“雙軌制”，在國內(nèi)當(dāng)前文件流轉(zhuǎn)環(huán)境下，紙質(zhì)文件和電子文件按照業(yè)務(wù)流程“雙軌制”流轉(zhuǎn)，而在歸檔時(shí)，須將同一文件流轉(zhuǎn)中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件和電子文件“雙套制”歸檔，是為“雙軌制”和“雙套制”在當(dāng)下的含義。但計(jì)算機(jī)技術(shù)仍舊在不斷發(fā)展中，數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、信息傳輸技術(shù)層出不窮，電子文件逐漸呈現(xiàn)出取代紙質(zhì)文件的趨勢，在這種發(fā)展態(tài)勢下，辦公和文件流轉(zhuǎn)也顯現(xiàn)出眾多新的特征。

1 電子文件流轉(zhuǎn)在當(dāng)下的特征

特征之一：OA系統(tǒng)的應(yīng)用。為了提高工作效率，縮短辦公流程周期，目前大部分企事業(yè)單位及高校都開始使用OA系統(tǒng)。OA全稱為Official Automation System，即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，一般面向組織內(nèi)部的日常運(yùn)作和管理。1985年，第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議召開，會(huì)上給辦公自動(dòng)化所下的定義為：辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。這個(gè)定義顯示，辦公自動(dòng)化的主體操作者為辦公人員，運(yùn)行的硬件手段為基于先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的、人以外的各種設(shè)備，軟件手段為服務(wù)于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，而主要目的是提高工作質(zhì)量和工作效率。在當(dāng)前技術(shù)手段的支持下，辦公自動(dòng)化打破了現(xiàn)實(shí)工作和網(wǎng)絡(luò)工作之間的壁壘，將文件流轉(zhuǎn)從現(xiàn)實(shí)環(huán)境移置入了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。借力辦公自動(dòng)化技術(shù)綜合性的不斷加強(qiáng)，電子文件以其強(qiáng)大的信息處理可能和流轉(zhuǎn)速度逐步取代了紙質(zhì)文件。

特征之二：電子政務(wù)的推行。電子政務(wù)的推行是近十年來文件計(jì)算機(jī)管理的產(chǎn)物之一。聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)社會(huì)理事會(huì)將電子政務(wù)定義為：政府通過信息通信技術(shù)手段的密集性和戰(zhàn)略性應(yīng)用組織公共管理的方式。這個(gè)定義的前提是信息通信技術(shù)，也就是說，通過信息通信技術(shù)，政務(wù)活動(dòng)的主體工作從現(xiàn)實(shí)環(huán)境置入了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中。如果說OA系統(tǒng)面對的是機(jī)構(gòu)內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)，電子政務(wù)則將這個(gè)范圍推廣到了面向社會(huì)的、更大的范圍。根據(jù)新華網(wǎng)的報(bào)道[1]，上海于2007年就搭建起了“電子政務(wù)受理大廳”，目前，在該網(wǎng)站上可以進(jìn)行生育收養(yǎng)、戶籍辦理、教育科研等177項(xiàng)個(gè)人事務(wù)辦理和設(shè)立變更、準(zhǔn)營準(zhǔn)辦、稅收財(cái)務(wù)等813項(xiàng)法人事務(wù)辦理。

OA系統(tǒng)和電子政務(wù)的推行不僅大大縮短了事務(wù)辦理周期，且在無紙化辦公的實(shí)行上邁出了一大步，新華網(wǎng)在2007年記錄的數(shù)據(jù)就顯示[2]：“從8月1日起，（上海）市政府開始以紙質(zhì)和電子雙軌方式下發(fā)公文，從10月1日起普遍下發(fā)電子公文，紙質(zhì)公文各部門原則上只下發(fā)1至2份，簡報(bào)、會(huì)議通知只發(fā)電子版本。而且，各區(qū)縣政府、各部門向市政府報(bào)送材料，也要以電子版本為主。僅此一項(xiàng)每年可節(jié)紙10萬張，而且，以往要三天才能送達(dá)的文件，現(xiàn)在只要5秒鐘。”

特征之三：數(shù)據(jù)庫管理。隨著電子文件數(shù)量的增長，紙質(zhì)打印文件數(shù)量的減少，必須采取一種批量的方式來進(jìn)行管理，于是就產(chǎn)生了“數(shù)據(jù)庫”的管理模式，數(shù)據(jù)庫即是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的建立在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上的倉庫。經(jīng)過了近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)已經(jīng)從第一、第二代，發(fā)展到了第三代以面向?qū)ο竽Ｐ蜑橹饕卣鞯臄?shù)據(jù)庫系統(tǒng)。目前在數(shù)據(jù)管理上使用較多的是MySQL數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫可被看作電子化的文件庫，也就是說，各個(gè)業(yè)務(wù)部門在向檔案館歸檔之前，已經(jīng)各自形成了專門的、數(shù)量巨大的電子文件庫。這是文件流轉(zhuǎn)從紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)變的主要特征之一。

特征之四：元數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生。對于電子文件的數(shù)據(jù)庫管理產(chǎn)生了大量需歸檔的元數(shù)據(jù)。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對元數(shù)據(jù)有如下定義：“元數(shù)據(jù) metadata指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)?！盵3]簡而言之，元數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)對于檔案來說有著極為重要的意義，因?yàn)樵獢?shù)據(jù)中記錄著某一文件產(chǎn)生的極為豐富的背景和還原信息，對重現(xiàn)事件原貌有著文件本身所不具備的更為真實(shí)和龐大的事實(shí)內(nèi)容。實(shí)際上，在傳統(tǒng)的文件歸檔工作中，對“元數(shù)據(jù)”也有著相類似的要求，如照片檔案的底片管理，其目錄登記簿須包括分類號(hào)、底片號(hào)、簡要內(nèi)容、拍攝者、拍攝地點(diǎn)、拍攝時(shí)間等項(xiàng)目，這些內(nèi)容同“元數(shù)據(jù)”的性質(zhì)相同，以記錄內(nèi)容相同的電子照片為例，這些元數(shù)據(jù)則已經(jīng)由文件自帶，記錄在文件屬性中。再以文檔文件為例，屬性中還記錄著紙質(zhì)文件一般不特意標(biāo)寫的除重要批示意見以外的歷次修改、打印時(shí)間和總編輯時(shí)間。文件屬性只是元數(shù)據(jù)中的冰山一角，對于“數(shù)據(jù)”的數(shù)據(jù)可能如同浩如煙海的實(shí)體案卷一樣，成為今后檔案工作者每日所必須面對和處理的對象。

2 電子文件符合檔案本質(zhì)

一般認(rèn)為，“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息”。[4]這個(gè)檔案的經(jīng)典定義中有五個(gè)要點(diǎn)，即社會(huì)組織或個(gè)人、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、直接形成、原始記錄和清晰確定的固化信息。其中，前三項(xiàng)是紙質(zhì)文件和電子文件所共有的特性，而后兩項(xiàng)則是檔案本質(zhì)中，電子文件相較于紙質(zhì)文件頗具爭議的兩點(diǎn)。

原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性，“是檔案區(qū)別于其他事物的根本所在”[5]，如果電子文件不能滿足檔案的這個(gè)特性，那么對于電子文件歸檔的任何論述都成了無源之水、無本之木。電子文件無疑是具有這種原始記錄性的。首先，從時(shí)間上來看，在當(dāng)下的文件流轉(zhuǎn)過程中，電子文件的形成是早于紙質(zhì)文件的，一般來說，日常工作中，人們總是借助計(jì)算機(jī)編輯文檔，確定無誤后才能打印輸出為紙質(zhì)文件，這種時(shí)間上的“先在”，使得電子文件比紙質(zhì)文件在形成上取得了更為在先的位置。其次，大量在OA系統(tǒng)和電子政務(wù)平臺(tái)上流轉(zhuǎn)的文件，本身并不具備紙質(zhì)文件的形式，以某獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)為例，在電子政務(wù)平臺(tái)上提交的申報(bào)書一般都只是以系統(tǒng)為保障，基本不再需要打印蓋章，而2003年國務(wù)院辦公廳頒布的《電子公文傳輸管理辦法》（國辦函〔2003〕65號(hào)）規(guī)定：“國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法定效力。”[6]在獎(jiǎng)項(xiàng)確認(rèn)發(fā)文時(shí)，可能才會(huì)以紙質(zhì)文件形式輸出。最后，如前文所言，元數(shù)據(jù)保存了大量的文件背景信息，進(jìn)一步加強(qiáng)了電子文件的原始性，這是紙質(zhì)文件所不具備的。

對于“電子文件是不是一種確定清晰的固化信息”這個(gè)問題，則需要改換思考路徑來看待和考量。電子文件有時(shí)被稱為虛擬檔案，如：“虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，虛擬檔案將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)……”[7]但本文認(rèn)為這種描述是不恰當(dāng)?shù)?，根?jù)《現(xiàn)代漢語詞典》釋義，“虛擬”有兩層含義，“一是虛構(gòu)，二是不符合或不一定符合事實(shí)的，假設(shè)的”[8]，而“虛擬世界”的含義是“通過虛擬現(xiàn)實(shí)的技術(shù)構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)世界”[9]，也就是說這借助的是一種由高科技實(shí)現(xiàn)的仿實(shí)物或偽實(shí)物的技術(shù)，“虛擬檔案”是在“虛擬世界”的意義上使用了“虛擬”這個(gè)詞。這是典型的、以紙質(zhì)檔案為參照系形成的、對電子文件的看法，但在目前的文件形成條件下，電子文件顯然已經(jīng)不是單純對紙質(zhì)文件的仿真，如前文所言，電子文件甚至已經(jīng)具備了比紙質(zhì)文件更為徹底的原始性。如果將電子文件歸檔的參照系改換為聲像檔案，問題可能就會(huì)迎刃而解。電子文件在載體形式方面同聲像檔案相似，它們的原生載體都并非紙張，雖然兩者都有可能被輸出為紙質(zhì)文件（電子文件可逐份打印、影像可按幀輸出等），但這種做法既無必要，又破壞了原生檔案載體的原始性，輸出的紙質(zhì)文件也僅僅能保留原生檔案載體上的部分信息。雖然二者都不具備紙張的固體載體形式，但其確定清晰的特性是不容置喙的，二者也以更為綜合的形式保留了事件發(fā)生當(dāng)時(shí)更豐富的原始內(nèi)容。

3 現(xiàn)階段推行“單套制”遇到的瓶頸

既然電子文件當(dāng)前已經(jīng)成為文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)的主流，且全然具備檔案的原始性和確定固化的特性，那是否能取代紙質(zhì)文件，實(shí)現(xiàn)“單套制”歸檔呢？事實(shí)上，國際上許多先進(jìn)國家已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了“單套制”，“美國國家檔案館對聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)檔案的接收已完全實(shí)現(xiàn)電子化，對于相同內(nèi)容的文件只要接收了電子文件，就不再接收相應(yīng)的紙質(zhì)文件”[10]，“丹麥提出全面使用電子文件替代紙質(zhì)文件”[11]，“加拿大國家圖書與檔案館只接收電子文件進(jìn)館”[12]。在現(xiàn)階段，雖然電子政務(wù)在各項(xiàng)工作中已暢行無阻，但在歸檔工作中實(shí)現(xiàn)“單套制”還面臨著一系列亟待解決的問題。

首先，無統(tǒng)一規(guī)范的電子文件管理系統(tǒng)。一般來說，電子文件的長期管理系統(tǒng)應(yīng)滿足如下要求，即強(qiáng)兼容性、易讀性、標(biāo)準(zhǔn)性。強(qiáng)兼容性即要求電子文件管理系統(tǒng)的版本升級(jí)須向下兼容各種既有數(shù)據(jù)，舉例來說，微軟的文本處理軟件目前已經(jīng)升級(jí)到了Microsoft Word2010版本，但仍能在不丟失任何數(shù)據(jù)的前提下讀取記事本軟件形成的txt文檔文件、Word97-2003版本形成的doc文檔文件等。易讀性即要求電子文件管理系統(tǒng)內(nèi)保存的數(shù)據(jù)經(jīng)過轉(zhuǎn)換，可被常見的、易獲得的軟件工具所讀取，如數(shù)據(jù)庫文件可導(dǎo)出為xls格式等。標(biāo)準(zhǔn)性即要求電子文件管理系統(tǒng)已經(jīng)過正式、嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化過程，最大限度地預(yù)留可被記錄數(shù)據(jù)的接口。但目前來說，國內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)所使用的電子文件管理系統(tǒng)基本是由不同的軟件公司開發(fā)，各軟件公司的資質(zhì)良莠不齊，其后續(xù)服務(wù)和升級(jí)程度也不盡相同，形成規(guī)范、統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之路還很漫長。

其次，電子文件存儲(chǔ)載體的持久性未知。傳統(tǒng)的檔案載體已經(jīng)經(jīng)過了時(shí)間的考驗(yàn)，甲骨、金石、縑帛、竹簡、紙張等，在環(huán)境適宜的前提下保存時(shí)間十分長久，中國畫所使用的宣紙甚至有“紙壽千年”之譽(yù)。但電子文件的存儲(chǔ)載體在自產(chǎn)生至今不算太久的時(shí)間段中，已經(jīng)幾經(jīng)淘汰，在十年之前還在被頻繁使用的3.5英寸軟盤已經(jīng)在實(shí)踐中被證明極易受到清潔度、壓力、磁場、溫度等日常因素的影響，不適合長久保存檔案數(shù)據(jù)。而光盤、U盤、移動(dòng)硬盤，雖然是當(dāng)下生活、工作中常用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體，但是其保存的持久性只是在嚴(yán)苛的實(shí)驗(yàn)條件中得到論證，在實(shí)際工作中是否能滿足檔案的永久保存的要求也尚無定論。除了載體本身的持久性未知之外，電子文件對讀取設(shè)備也有較高的依賴性，讀取設(shè)備的更新?lián)Q代，也可能造成電子文件的損失。

最后，電子簽章缺乏長期有效性。中華人民共和國第十屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十一次會(huì)議于2004年8月28日通過了《中華人民共和國電子簽名法》，并在2015年4月24日第十二屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十四次會(huì)議上進(jìn)行了修正。該法律規(guī)范了電子簽名行為，確立了電子簽名的法律效力，《電子簽名法》的第三條規(guī)定，“當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因?yàn)槠洳捎秒娮雍灻?shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力”[13]，這是在事務(wù)辦結(jié)之前對電子簽名法律效力的肯定。但該法律又在第二十四條規(guī)定：“電子認(rèn)證服務(wù)提供者應(yīng)當(dāng)妥善保存與認(rèn)證相關(guān)的信息，信息保存期限至少為電子簽名認(rèn)證證書失效后五年?！盵14]也就是說，法律對電子簽章信息保存期限的強(qiáng)制要求僅僅為五年，這與電子文件長久保存的要求顯然是不符合的。

4 形成以電子文件為主的“雙套制”檔案工作新思路

基于以上各項(xiàng)原因，檔案“雙套制”歸檔方式可能在較長一段時(shí)間內(nèi)仍將在我國檔案工作中存在。但電子文件的原始性在文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)過程中必須得到承認(rèn)，因?yàn)檫@將“從根本上決定著其管理方法的基本取向”[15]，也就是說，在目前的檔案工作中，應(yīng)將歸檔工作的重心逐漸由“紙質(zhì)文件為主，電子文件為輔”轉(zhuǎn)移到“電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔”。

以某學(xué)校二級(jí)學(xué)院申請聘任海外兼職教授為例，在紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)環(huán)境中，學(xué)院須在聘任呈報(bào)表上填寫聘任意見，由學(xué)院相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字、學(xué)院蓋章，然后提交人事處、外事處審核，審核通過由人事處、外事處相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字、部門蓋章，校辦根據(jù)學(xué)院、人事處、外事處填寫情況，正式下發(fā)聘任文件。而在電子文件流轉(zhuǎn)環(huán)境中，學(xué)院意見、人事處意見、外事處意見、校辦發(fā)文都成為一個(gè)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，流程結(jié)束后由校辦打印正式文件，并蓋章。在紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)環(huán)境中，“雙套制”的做法如下：具有院系、各相關(guān)部門蓋章、簽字的呈報(bào)表與校辦蓋章的正式發(fā)文同組一卷，在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)著錄條目，呈報(bào)表、正式發(fā)文的數(shù)字化掃描件作為附件掛接在著錄條目之下。而在電子文件流轉(zhuǎn)環(huán)境中，“雙套制”的做法可能如下：呈報(bào)和發(fā)文作為一個(gè)流程歸檔，該流程中可能包含和紙質(zhì)文件相同的學(xué)院、部門意見和簽署時(shí)間，但也可能包含紙質(zhì)文件并不具備的簽署電腦IP地址、登錄時(shí)間等元數(shù)據(jù)信息，作為結(jié)論性的發(fā)文文件需要打印輸出，蓋章后，作為電子文件的“附件”歸檔，而作為過程文件的呈報(bào)表如打印輸出，既不能在紙質(zhì)打印件上顯示所有的原始信息，辦結(jié)后的補(bǔ)簽字和補(bǔ)章也破壞了文件的正常形成過程。在當(dāng)下電子文件流轉(zhuǎn)逐漸成為主流的情勢中，第二種“雙套制”無疑對保存電子文件的“原始性”有著更為積極的作用。

在界定哪類檔案需要紙質(zhì)輸出這個(gè)問題上，需要將檔案的各種作用進(jìn)行區(qū)分，即“區(qū)分檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值”“區(qū)分檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長遠(yuǎn)價(jià)值”。檔案的憑證價(jià)值使得“它可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依據(jù)，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的依據(jù)”。[16]檔案的情報(bào)價(jià)值使得“它能給人以互有聯(lián)系的系統(tǒng)的廣泛的情報(bào)信息”。 [17]檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值“是指檔案對現(xiàn)實(shí)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所具有的有用性”。[18]檔案的長遠(yuǎn)價(jià)值“是指檔案價(jià)值的時(shí)效性可以擴(kuò)展到遙遠(yuǎn)的未來，在相當(dāng)長的時(shí)間中能夠滿足社會(huì)各方面利用者需要的性質(zhì)”。[19]綜合來看，在OA系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)的所有的電子文件均同時(shí)具備了憑證價(jià)值、情報(bào)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長遠(yuǎn)價(jià)值，所以電子文件的大范圍歸檔勢在必行。而考慮到電子簽章的有效時(shí)間可能僅僅為5年，那么具備“憑證價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值”的那部分電子文件還需輸出為紙質(zhì)文件，蓋有效章，并作為電子文件的附件歸檔，當(dāng)這部分電子文件需要發(fā)揮其憑證作用、但電子簽章已經(jīng)失效的情況發(fā)生時(shí)，還備有紙質(zhì)文件可留證。而另一部分具備“情報(bào)價(jià)值和長遠(yuǎn)價(jià)值”的電子文件數(shù)量是極為龐大的，將這一部分電子文件輸出紙質(zhì)歸檔既無必要，也會(huì)造成極大的浪費(fèi)，比如“一架運(yùn)七飛機(jī)的設(shè)計(jì)、制造所產(chǎn)生的電子文件若全部打印成紙質(zhì)文件，其紙質(zhì)文件的體積超過了飛機(jī)本身的體積”。[20]并且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子文件管理系統(tǒng)的向下兼容性和穩(wěn)定性也會(huì)逐步加強(qiáng)，即便這些過程性的電子文件并無電子簽章作為憑證，其系統(tǒng)本身的可靠性也并不會(huì)影響其發(fā)揮檔案的情報(bào)和長遠(yuǎn)價(jià)值。

電子文件作為一種新型的信息承載形式，取代紙質(zhì)文件成為信息載體的主流是大勢所趨。不過在目前我國的檔案管理體制下，實(shí)現(xiàn)“單套制”并不能依靠一日之功。正如《中華人民共和國電子簽名法》出臺(tái)后，有專家所認(rèn)為的：“無紙化辦公能不能順利推行，關(guān)鍵在于人們愿不愿意主動(dòng)改變自己的觀念和習(xí)慣?！盵21]電子文件單套制歸檔的最大阻力也就在于人們的觀念和習(xí)慣，因?yàn)榍拔乃枋龅耐菩袉翁字扑龅降倪@一系列瓶頸問題都存在于技術(shù)層面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度之快令人咋舌，這些問題可能都會(huì)在并不長的時(shí)間內(nèi)得到克服。將雙套制歸檔的工作重心從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)移到電子文件，不僅順應(yīng)了數(shù)字時(shí)代信息發(fā)展的趨勢，也為將來實(shí)現(xiàn)單套制作了思想觀念上的鋪墊和緩沖，更是對電子文件作為檔案所具有的原始性的保護(hù)。

注釋：

[1][2] 新華網(wǎng). 上海：電子政務(wù)搭起網(wǎng)上“行政事務(wù)受理大廳”[EB/OL].[2007-8-7]. http：//www.sh.xinhuanet.com/2007-08/07/content_10783090.htm.

[3] GB/T18894-2002，電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].

[4][5][15][16][17][18][19] 馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001：5，6，6，39，40，41，41-42.

[6] 電子公文傳輸管理辦法[Z]. 2003-10-1.

[7] 劉家真.虛擬檔案[J].檔案研究，1999（2）：49.

[8][9] 中國社會(huì)科學(xué)院語言研究所詞典編輯室.現(xiàn)代漢語詞典[M].北京：商務(wù)印書館，2012：1469，1469.

[10][11][12][20][21] 馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2013：51，52，52，51，51

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（作者單位：上海大學(xué)檔案館 來稿日期：2017-03-28）