高茂華

摘 要：信息化時(shí)代背景下，數(shù)字化以及智能化已成為各行各業(yè)未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于城市建設(shè)檔案管理也是如此。基于此，為了積極發(fā)揮城建檔案在國(guó)家發(fā)展建設(shè)中的積極作用，相關(guān)部門(mén)需要加強(qiáng)城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理，并提出有效建議，來(lái)為今后城市的發(fā)展建設(shè)提供有力依據(jù)。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案；信息化；數(shù)字化；建設(shè)管理

一、引言

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的極具保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國(guó)城市建設(shè)中起著不可替代的作用[1]。而現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數(shù)字化管理模式所取代，因此，相關(guān)部門(mén)十分有必要加強(qiáng)對(duì)這方面的研究實(shí)踐，以應(yīng)對(duì)未來(lái)城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問(wèn)題。

二、當(dāng)前實(shí)行城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有助于滿足當(dāng)前城建檔案管理需求

現(xiàn)如今，城市化進(jìn)程的快速推進(jìn)，產(chǎn)生了大量的城市建設(shè)檔案，而以往傳統(tǒng)的城建檔案管理模式卻難以與當(dāng)前城市建設(shè)形勢(shì)相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問(wèn)題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現(xiàn)在的城建檔案管理必須要與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)以及使用信息化結(jié)合數(shù)字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質(zhì)檔案積壓等問(wèn)題。

（二）有助于提高城建檔案管理效率

在過(guò)去，城建檔案的存儲(chǔ)媒介為紙張，在檔案保存與管理過(guò)程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質(zhì)檔案，相關(guān)部門(mén)還需要在存儲(chǔ)環(huán)境以及檔案維護(hù)等方面投入大量資本。盡管如此，紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中依然會(huì)因反復(fù)調(diào)閱而產(chǎn)生破損、字跡模糊或者丟失等問(wèn)題。這些都會(huì)嚴(yán)重影響到城建檔案管理效率。而在信息時(shí)代，隨著信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)的靈活運(yùn)用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統(tǒng)模式解脫出來(lái)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在優(yōu)化城建檔案管理方式的前提下，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，以發(fā)揮其應(yīng)有作用。

三、新時(shí)期強(qiáng)化城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理的有效措施

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

想要實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化管理，首先就要將檔案信息轉(zhuǎn)化為有生命力、流動(dòng)的資源，即數(shù)字化信息。相關(guān)部門(mén)需要配備統(tǒng)一化的信息設(shè)備，完成檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)全覆蓋，為機(jī)關(guān)、企業(yè)配備全、快、準(zhǔn)的檔案信息。與此同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化，就檔案信息進(jìn)行自動(dòng)全文存儲(chǔ)、檢索、自動(dòng)標(biāo)引以及文檔信息系統(tǒng)的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲(chǔ)應(yīng)采取高容量載體，包括計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)以及光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)等。以上述方式來(lái)應(yīng)對(duì)和解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題，同時(shí)還能幫助相關(guān)管理人員提高工作效率，減輕工作強(qiáng)度。最后，各檔案管理部門(mén)需要主動(dòng)學(xué)習(xí)和借鑒其他檔案館信息化管理成功經(jīng)驗(yàn)，將城建檔案信息化建設(shè)納入到議事日程中來(lái)，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設(shè)與政府電子政務(wù)建設(shè)的和諧統(tǒng)一向前發(fā)展，以帶動(dòng)自身進(jìn)步。

（二）做好電子檔案的保存工作

目前，存儲(chǔ)電子文件的媒介大多為化學(xué)磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長(zhǎng)期保存的。但是由于電子文件的發(fā)展形成過(guò)程相對(duì)較短，實(shí)施貯存中的驗(yàn)證還比較缺乏，因此，在讀取光盤(pán)時(shí)會(huì)頻頻發(fā)生磨損現(xiàn)象，進(jìn)而影響到光盤(pán)內(nèi)電子文件的完整性，嚴(yán)重時(shí)還可能造成電子文件丟失等問(wèn)題。基于此，一些需要長(zhǎng)久保存且極具價(jià)值的電子文件，需要相關(guān)人員定期復(fù)制、檢查。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理工作效率

相關(guān)部門(mén)必須要將提高檔案管理人員自身素質(zhì)以及工作能力作為重點(diǎn)，給予其足夠的學(xué)習(xí)以及深造機(jī)會(huì)，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)提高其知識(shí)水平以及理解水平。與此同時(shí)，還需要定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的知識(shí)與技術(shù)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，用科學(xué)的知識(shí)以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)。另外，在平時(shí)的城建檔案管理工作中，還需要定期對(duì)人員的能力及素質(zhì)進(jìn)行考核，加深其對(duì)知識(shí)的理解與掌握，不斷強(qiáng)化自身城建檔案信息化與數(shù)字化管理水平，以此來(lái)形成一個(gè)合理的、科學(xué)的信息化檔案管理平臺(tái)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化建設(shè)管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的歷史性跨越以及質(zhì)的突破，同時(shí)也能促進(jìn)我國(guó)檔案業(yè)的良性發(fā)展。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)或機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，做好電子檔案的保存工作，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理工作效率，從而充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的關(guān)鍵性作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李艷.關(guān)于城建檔案數(shù)字化、信息化管理方案的研究[J].城市建設(shè)理論研究：電子版， 2013（25）.

[2]曾鉍強(qiáng).數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].科教導(dǎo)刊：電子版， 2014（30）：40-40.