崔文謙

【摘要】新的形勢下，一些機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位對于檔案管理工作的要求發(fā)生了一些變化，并且隨著社會的不斷發(fā)展，要求事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理更加趨于規(guī)范化，這不僅對事業(yè)單位的發(fā)展有很大幫助，更好地推動檔案管理工作的規(guī)范化，還能將檔案管理的發(fā)展更有效地向前推動。本文主要基于新形勢下對于檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行研究，希望能著實提高管理工作的質(zhì)量與效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；新形勢

對于一個事業(yè)單位的發(fā)展而言，其內(nèi)部的資料會伴隨著時間的加長變得越來越多，而能否有效地對這些信息資料進(jìn)行管理就意味著事業(yè)單位能否發(fā)展得更好。再加上事業(yè)單位內(nèi)部的資料復(fù)雜，新時期對于檔案管理工作的要求也越來越高，因此就需要針對這一狀況對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化，從而完善管理工作。本文主要從新形勢下檔案管理工作面臨的一些問題出發(fā)，來討論更好地實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一些措施。

一、新形勢下檔案管理工作面臨的一些問題

雖然我國的檔案管理工作發(fā)展的較為迅速，但是新形勢下的檔案管理工作還是暴露出了一些缺陷，無法更好地滿足時代的需求，這也是阻礙檔案管理發(fā)展的主要問題。對于檔案管理工作面臨的問題主要歸納如下。

（一）檔案管理工作人員意識淡薄。當(dāng)前出現(xiàn)的一個狀況是很多事業(yè)單位的檔案管理人員不重視檔案管理工作，并且很多工作人員對于相關(guān)工作的意識較為淡薄，從而導(dǎo)致工作不認(rèn)真、事故頻發(fā)的現(xiàn)象。再加上一些人的思想跟不上時代的發(fā)展，還有一些較為保守的傳統(tǒng)管理思想，因此就會導(dǎo)致一些諸如檔案資料保管不及時的現(xiàn)象發(fā)生。也正是由于工作人員的意識較為淡薄，使得管理工作中總會出現(xiàn)一些較為瑣碎的問題，并且對于事業(yè)單位以及檔案管理相關(guān)的發(fā)展都具有阻礙作用。

（二）檔案管理工作制度不夠完善。對當(dāng)前事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理過程，相應(yīng)的管理體制不夠完善是較為突出的一個問題。再加上對于管理工作沒有制定行之有效的管理制度，從而導(dǎo)致管理工作的開展沒有章法。也很少有相關(guān)事業(yè)單位能夠針對當(dāng)前檔案管理工作中存在的缺陷來制定一個較為有效的管理方案，沒有了制度的保障，也就無法確保相關(guān)工作能夠更有效地開展，更有甚者，對于相關(guān)管理工作的負(fù)責(zé)崗位都沒有指定專門的管理人員，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作效率很低，對于正常工作與生產(chǎn)造成了較大的干擾。

（三）檔案管理相關(guān)人員素質(zhì)不高。當(dāng)前還有一個較為明顯的現(xiàn)象就是很多公司的檔案管理人員的自身素質(zhì)都不是很高。有部分的管理人員認(rèn)為檔案管理工作相當(dāng)輕松，并且難度不是很大，因此對于管理工作也就是記錄、保存文件，這也就造成了管理人員對于工作的疏忽，可能會對相關(guān)工作造成很大的損失。再加上一些事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視，因此對于檔案部門的人員沒有進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，或者是在招聘相關(guān)人員時就沒有提高素質(zhì)門檻，從而導(dǎo)致很多的檔案管理工作效率較為低下。這也是造成我國目前檔案管理工作人員素質(zhì)不高的一個主要原因，因此相關(guān)部門以及事業(yè)單位應(yīng)該對于這個現(xiàn)象有足夠的重視，并且要積極采取措施，比如對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其能夠適應(yīng)工作的需要，從而更好地為公司的發(fā)展獻(xiàn)一份力。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化措施

（一）完善檔案管理工作的規(guī)章制度。想要更好地實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，并且著實提高檔案管理工作的效率，完善相關(guān)管理工作的規(guī)章制度是必不可少的。有效的規(guī)章制度能夠?qū)芾砣藛T進(jìn)行一定的約束，并且讓其明確自身應(yīng)有的責(zé)任和任務(wù)，從而敦促管理人員更好地負(fù)責(zé)。在制定相關(guān)管理制度時一定要做到對制度的規(guī)范化，因為只有可行、科學(xué)的制度才能夠有效地實施下去，并且讓相關(guān)工作更好地落實下去。有效的管理制度是提高管理工作質(zhì)量的堅實基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理工作人員的素質(zhì)。新的時期對檔案管理工作提出了新的要求，因此更好地實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就應(yīng)提高管理人員的素質(zhì)，只有更高素質(zhì)的管理人員才能承擔(dān)起更大的責(zé)任，來更好滿足事業(yè)單位與社會的需要。比如管理人員首先要具備過硬的專業(yè)素質(zhì)，并且有一定的管理經(jīng)驗，這樣才能應(yīng)對各種狀況，從而提高檔案管理工作質(zhì)量。首先要在檔案管理人員的招聘階段進(jìn)行嚴(yán)格把控，提高素質(zhì)門檻。其次可以對本公司的在職工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，因為檔案管理工作的內(nèi)容是隨著社會的變化和事業(yè)單位的發(fā)展而變化的，并且不同時期的管理工作都具有新的要求，因此需要讓管理人員更好地適應(yīng)管理工作的需要，提升其管理的實際能力。

（三）引入新型技術(shù)手段。僅僅依靠傳統(tǒng)的管理手段很難實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，因此在相關(guān)工作中要借助一定的技術(shù)手段，否則具體管理過程較為繁雜。比如將事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)信息化，在計算機(jī)上用更優(yōu)質(zhì)的軟件來對檔案資料進(jìn)行操作和管理，從而更好地提高管理工作效率，實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化。

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