趙陽(yáng)陽(yáng)

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也越來(lái)越廣泛被運(yùn)用。生活中不斷涌現(xiàn)各類(lèi)電子文件，因此，檔案的信息化管理就成了檔案管理部門(mén)和人員的重要工作之一。與傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)比，對(duì)檔案信息化管理更加具備優(yōu)越化以及便捷化。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；要求；培養(yǎng)

檔案管理工作的主要職責(zé)就是記錄歷史和傳承文化。在如今社會(huì)信息化時(shí)代，保證檔案信息化管理逐漸形成。這是一種對(duì)檔案管理采取新模式的運(yùn)用，檔案信息化管理是以檔案資源信息化為其核心內(nèi)容的。然而，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，檔案管理試行信息化操作，無(wú)疑是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

一、檔案信息化管理的概念和優(yōu)勢(shì)

在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的組織和規(guī)劃中，通過(guò)對(duì)檔案管理使用信息技術(shù)，很好地對(duì)檔案信息資源收集整理進(jìn)而加以管理及提供利用服務(wù)，這就是檔案信息化管理的概念。檔案信息化管理具有以下五項(xiàng)優(yōu)勢(shì)：1.信息利用快捷方便，提高資源的利用率。2.拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，節(jié)約資源。3.共享檔案信息，遠(yuǎn)程運(yùn)輸。4.檔案檢索方便，節(jié)省時(shí)間，提高準(zhǔn)確性。5.文獻(xiàn)再加工時(shí)間縮短，保證時(shí)效性。檔案信息化管理為我們的日常生活帶來(lái)了很大的便利，同時(shí)對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展作出了重要貢獻(xiàn)。

二、檔案信息化管理對(duì)工作人員的素質(zhì)要求

對(duì)于傳統(tǒng)檔案館來(lái)說(shuō)，存檔方式主要是紙質(zhì)檔案存放于書(shū)架。然而，信息化檔案館可以很好地解決這一問(wèn)題，用戶通過(guò)在家登錄計(jì)算機(jī)即可很好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的查找篩選。由此可見(jiàn)，檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展的，然而要真正實(shí)現(xiàn)，還要一段時(shí)間完成。

隨著我國(guó)科技的快速發(fā)展，在檔案館傳統(tǒng)模式上也發(fā)生了巨大變化。要想成為一名合格的檔案管理人員，必須具備良好的職業(yè)修養(yǎng)以及良好的愛(ài)崗敬業(yè)精神，缺一不可。館員在工作中應(yīng)該時(shí)刻以最好的狀態(tài)面對(duì)用戶，熱情的笑容、親切的話語(yǔ)等，簡(jiǎn)單的行為，卻能收獲到用戶的感謝和信任。

三、檔案信息化管理對(duì)館員的結(jié)構(gòu)要求

因檔案信息化管理工作范圍以及內(nèi)容要求不同，因此對(duì)人才需求相對(duì)比較多樣化。第一，信息化管理研究型人才。需要信息化研究型人，為使其能夠很好地研究電子文件歸檔管理以及檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，信息化管理實(shí)用操作型人才。隨著計(jì)算機(jī)的不斷普及，辦公過(guò)程多受益于計(jì)算機(jī)，所以，必須學(xué)會(huì)和掌握計(jì)算機(jī)操作以及管理知識(shí)，學(xué)會(huì)對(duì)辦公軟件以及管理相關(guān)軟件的使用，力求在檔案信息化管理工作中凸顯自己。第三，信息化管理人才。在進(jìn)行信息化建設(shè)中其本身作為系統(tǒng)工程，要求管理者能夠?qū)?guó)內(nèi)外信息化建設(shè)充分了解，只有這樣，該類(lèi)人才才能制定并實(shí)施檔案館的相應(yīng)管理?xiàng)l例和標(biāo)準(zhǔn)。

以上三種人才在整個(gè)檔案信息化管理過(guò)程中分別起到帶頭作用和基層力作用，以及溝通兩者的橋梁作用。他們相互協(xié)調(diào)、相互聯(lián)系，為檔案信息化發(fā)展鋪就了一條發(fā)展道路。

四、檔案信息化管理對(duì)工作人員能力的培養(yǎng)

在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，需要持久堅(jiān)持，要求對(duì)信息化教育體制健全和完善，編制實(shí)用的教材。根據(jù)人員的不同層次進(jìn)行分階段性和重點(diǎn)性培養(yǎng)學(xué)習(xí)。

（一）通過(guò)高校進(jìn)行高層次檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。因?yàn)楦咝＞邆湫酆竦膸熧Y力量，以及齊全的設(shè)施設(shè)備，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人員具有很大優(yōu)勢(shì)。針對(duì)不同教育階段設(shè)置專門(mén)的課程進(jìn)行培養(yǎng)，同時(shí)采取委培和進(jìn)修等方式培養(yǎng)人才。依據(jù)每個(gè)省、市的不同需求，各培養(yǎng)3到5名專門(mén)人才，以負(fù)責(zé)其所在省市的信息化管理職責(zé)與研究。

（二）普及檔案信息化管理知識(shí)。對(duì)于信息化檔案管理的有關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及，能夠采取周期短、見(jiàn)效快、形式靈活的繼續(xù)教育，比如開(kāi)展主題講座等。然而，作為一名專門(mén)的檔案信息管理人才，還需要更多地去提升計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力水平和檔案管理軟件知識(shí)，通過(guò)專題培訓(xùn)和實(shí)操，提升了館員的專業(yè)能力，進(jìn)而可以很好地作為檔案信息管理者以及文化傳播者。

（三）通過(guò)崗位培訓(xùn)提高信息化管理水平。在檔案的信息化管理過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)館員進(jìn)行信息化管理知識(shí)培訓(xùn)。針對(duì)基層人員采取短期崗位培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涉及到信息化管理專業(yè)及現(xiàn)代化知識(shí)時(shí)，就能讓人員很好地補(bǔ)上這一方面知識(shí)的欠缺，也能讓館員對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件管理方面的不同知識(shí)有一定的了解，對(duì)他們有一定幫助，后期的相關(guān)工作也能更加順利開(kāi)展。

（四）進(jìn)行專題研討會(huì)。在進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中當(dāng)面臨一些問(wèn)題或者疑惑時(shí)，可采取通過(guò)專題研討會(huì)形式，來(lái)促進(jìn)相互間的交流與討論，進(jìn)而可以很好地應(yīng)對(duì)問(wèn)題，增強(qiáng)對(duì)檔案信息化發(fā)展的責(zé)任感。

（五）通過(guò)科研力量加快檔案信息化建設(shè)。通常情況下，科研單位有較為雄厚的資本以及過(guò)硬的技術(shù)方法，所以，在對(duì)檔案信息化管理建設(shè)時(shí)，管理部門(mén)能夠聯(lián)合有關(guān)科研單位，來(lái)培養(yǎng)實(shí)際操作人員。借用科研單位的技術(shù)力量來(lái)完善本單位存在的缺陷，建造一個(gè)完整的檔案管理局域網(wǎng)站，來(lái)加快檔案信息化建設(shè)。

五、結(jié)束語(yǔ)

一名合格的檔案信息管理者，需要把檔案信息化建設(shè)當(dāng)成是事業(yè)的拼搏方向，用自身的努力，不斷為檔案信息化管理的有序發(fā)展盡一點(diǎn)綿薄之力。

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