李敬

【摘要】在電子文件時(shí)代，開(kāi)展高校電子文件檔案管理工作，需要對(duì)電子文件施行檔案化管理，電子文件檔案化管理是高校電子文件檔案管理工作的必然要求。

【關(guān)鍵詞】電子文件；電子文件檔案；電子文件檔案化管理

一、引言

目前，高校隨著電子校務(wù)管理系統(tǒng)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立和普及，文件從產(chǎn)生到處理過(guò)程可以不再使用繁瑣的紙張一步一步的完成，而是由計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化辦公設(shè)備取代，故電子文件的數(shù)量急劇增加，可以說(shuō)高校辦公已經(jīng)進(jìn)入電子文件時(shí)代。從高校檔案管理角度，隨之而來(lái)的，就是怎樣管理電子文件檔案，以及如何管理電子文件檔案？電子文件檔案還能夠像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣管理嗎？為什么說(shuō)對(duì)高校電子文件施行檔案化管理是高校電子文件檔案管理的必然選擇？本文擬對(duì)上述問(wèn)題談一下自己的思考。

二、電子文件的含義及特點(diǎn)

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。其特點(diǎn)：①信息的非人工讀性。

數(shù)字信息在傳輸、存儲(chǔ)中有時(shí)會(huì)經(jīng)過(guò)壓縮、加密等處理，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)特定的程序解碼、解壓或解密，才能人工識(shí)讀它。②系統(tǒng)依賴性。電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。③信息與特定載體之間的可分離性。電子文件中的信息不再對(duì)原記錄載體“從一而終”，而是可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換，卻不影響其內(nèi)容的真實(shí)。④信息的易變性。操作的方便性使得文件信息的改動(dòng)較為容易，另外，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性，新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)，都可能導(dǎo)致原有文件信息在讀取時(shí)產(chǎn)生變化。⑤信息存儲(chǔ)的高密度性。電子文件的信息存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工識(shí)讀的信息介質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。⑥多種信息媒體的集成性。電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況。

三、為保證電子文件檔案的真實(shí)性，必須施行前端控制

1.電子文件檔案真實(shí)性與文件載體

（1）電子文件檔案的管理，最重要的是保證其真實(shí)性。如果不真實(shí)，電子文件檔案就不能成為可信的法律證據(jù)和歷史記憶，其所表達(dá)的內(nèi)容也就沒(méi)有多少意義。

（2）傳統(tǒng)文件檔案保證其真實(shí)性的關(guān)鍵，是保證其原始載體的真實(shí)性。傳統(tǒng)上，只要保證文件載體就是文件創(chuàng)建者所使用的原始載體，就能夠保證文件的真實(shí)性。人們將保存文件原始載體的行為，稱之為歸檔管理。只要將文件的原始載體妥善地歸檔保存起來(lái)，就能夠保證傳統(tǒng)文件檔案的真實(shí)性。

（3）電子文件檔案只通過(guò)保存其所謂原始載體，已無(wú)法確認(rèn)文件的真實(shí)性。電子文件的出現(xiàn)對(duì)所謂原始載體的概念，以及相應(yīng)歸檔保存原始載體的行為，提出了挑戰(zhàn)。由于電子文件的特質(zhì)不同于傳統(tǒng)文件，電子文件內(nèi)容與載體的可分離性、電子文件結(jié)構(gòu)的兩重性和電子文件信息的易變性及易逝性，使得所謂原始載體已經(jīng)無(wú)法對(duì)文件的真實(shí)性起到保證作用了。

（4）正因?yàn)殡娮游募奶刭|(zhì)，更具體地說(shuō)是電子文件載體的特質(zhì)不同于傳統(tǒng)文件：所以要保證電子文件的真實(shí)性，就需要在電子文件管理中，通過(guò)保存元數(shù)據(jù)全面記錄文件的來(lái)源信息和結(jié)構(gòu)，以及文件管理全過(guò)程，來(lái)保證文件始終是其創(chuàng)建者的真實(shí)意思。

2.電子文件檔案的真實(shí)性與前端控制

（1）根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，要想保證電子文件的真實(shí)性，只注重歸檔保存電子文件的內(nèi)容，只在后端歸檔環(huán)節(jié)上下功夫是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。要想保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性，就需要在文件形成的背景信息，以及與文件處理過(guò)程有關(guān)的信息等前端環(huán)節(jié)上下功夫，也就是要主動(dòng)地、有效地、規(guī)范地將這些信息記錄下來(lái)，并且有效地、有計(jì)劃地保存下來(lái)。

（2）即使要求在電子文件歸檔的同時(shí)，也一起歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)；但是，如果在電子文件形成處理過(guò)程中就忽視了對(duì)其背景信息的記錄，或者沒(méi)有考慮建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)；那么，所謂“歸檔元數(shù)據(jù)”就不可能真正實(shí)現(xiàn)：而保證電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的基本條件也就喪失了。在電子文件檔案管理過(guò)程中，由于前端控制的缺失，將使得后端歸檔管理的作用大大縮水。

（3）電子文件管理的前端控制，是指盡可能把一切能夠提前進(jìn)行的保證文件檔案真實(shí)性的管理措施，盡量提前到文件形成階段進(jìn)行，甚至形成之前進(jìn)行。從而實(shí)現(xiàn)從電子文件開(kāi)始形成時(shí)，就采取了保證文件真實(shí)性的各項(xiàng)措施：使電子文件在保證其真實(shí)性、完整性、有效性的條件下的“歸檔管理”，成為前端控制成果的接收。

（4）如果認(rèn)為電子文件管理可以在后端歸檔時(shí)，補(bǔ)充記錄背景信息等元數(shù)據(jù)，那是不符合實(shí)際的設(shè)想。因?yàn)檠a(bǔ)充記錄，不是實(shí)時(shí)記錄，往往不可能記錄齊全，會(huì)有很多漏記的信息，文件的真實(shí)性就得不到可靠地保證。補(bǔ)充記錄最多只能作為臨時(shí)補(bǔ)救措施使用，前端控制才是基本的、主要的措施。

四、為保證高校電子文件檔案管理工作得到有效實(shí)施，必須對(duì)電子文件施行檔案化管理

1.電子文件檔案化管理是科學(xué)有效歸檔的前提

（1）所謂電子文件檔案化管理，是指從檔案管理需要出發(fā)對(duì)電子文件從形成開(kāi)始的整個(gè)運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程，實(shí)行連續(xù)的、整體的、一體化的全程管理：確保并且能夠證明文件的真實(shí)性、完整性、有效性，使文件可以作為檔案保存和證據(jù)使用：文件不再區(qū)分為“文件管理”和“檔案管理”兩個(gè)階段。

（2）電子文件的“檔案化管理”與“歸檔管理”是兩種不同的管理措施。“檔案化管理”是使電子文件具備成為檔案和法律證據(jù)的能力。具備了這種能力的電子文件，才有可能被歸檔，成為電子文件檔案。所以“檔案化管理”是為使電子文件檔案化而采取的管理措施，比如在電子文件形成開(kāi)始階段就建立元數(shù)據(jù)著錄機(jī)制等。而“歸檔管理”則是在電子文件形成后，把文件認(rèn)定為檔案，再移交檔案部門(mén)管理。

（3）電子文件如果還像傳統(tǒng)文件那樣只在文件形成“后端”施行“歸檔管理”，那么電子文件歸檔以前的真實(shí)性無(wú)法得到保證。因?yàn)?，傳統(tǒng)文件的真實(shí)性可以通過(guò)確保載體的原始性來(lái)得到證明，因而可以在文件管理“后端”施行“歸檔管理”，但電子文件卻不能。所以，對(duì)于電子文件而言，不能用“歸檔管理”來(lái)代替“檔案化管理”?！皻w檔管理”實(shí)際上強(qiáng)調(diào)的是“后端控制”，而非“前端控制”。從檔案管理角度，對(duì)于電子文件而言，需要強(qiáng)調(diào)的恰恰是“前端控制”和“全程控制”。而對(duì)電子文件施行“檔案化管理”，才能使“前端控制”和“全程控制”真正落到實(shí)處。電子文件“檔案化管理”的重要意義在于，它是電子文件科學(xué)有效歸檔的前提；只有在此基礎(chǔ)之上，才可能科學(xué)而有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)所有各種類型電子文件的“歸檔管理”。

2.電子文件檔案化管理是高校電子文件檔案管理工作的必然要求

（1）由于電子文件內(nèi)容和載體可分離等可變性特點(diǎn)，客觀上要求，高校檔案管理工作必須向前延伸到對(duì)電子文件本身的管理，進(jìn)而必須再向前延伸到對(duì)電子文件開(kāi)始形成階段的管理，甚至延伸到未形成階段的管理；也就是由事后的“后端控制”，變?yōu)檫m時(shí)的“前端控制”和“全程控制”，甚至是“超前控制”。

（2）從實(shí)際需要角度看，電子文件在形成過(guò)程中，不管實(shí)際運(yùn)動(dòng)到何種階段，不管文書(shū)處理程序有否已經(jīng)完畢，也不管文件價(jià)值大小，只要有客觀需要，電子文件就可以隨時(shí)被認(rèn)定為檔案或作為檔案使用。所以，在電子文件管理工作中，重要的是，對(duì)電子文件從一開(kāi)始就要進(jìn)行檔案化管理，從而保證電子文件隨時(shí)可以被認(rèn)定為檔案或作為檔案使用。鑒于此種情況，電子文件只有在“后端控制”階段才能被認(rèn)定成檔案，才能進(jìn)行歸檔管理的傳統(tǒng)管理模式，顯然既不適應(yīng)客觀實(shí)際需要，也不太重要了。

（3）電子文件從形成到歸檔保存或銷毀是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。在電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，檔案管理工作應(yīng)從文件形成開(kāi)始階段就提早、主動(dòng)介入，從源頭開(kāi)始控制文件的狀態(tài)與質(zhì)量，把需要在文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)的檔案管理功能盡量在文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程各個(gè)階段實(shí)現(xiàn)。提早、主動(dòng)介入不僅是確保電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的有效措施，而且能夠優(yōu)化檔案管理功能，提高檔案管理效率。

（4）對(duì)高校電子文件施行全程控制和前端控制，即從一開(kāi)始就對(duì)電子文件的形成、積累和管理機(jī)制施行檔案化管理，是高校檔案管理工作的必然選擇。

總之，電子文件是檔案管理的一個(gè)新生事物，是檔案管理的一次重要變革。在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理是必要的。