陳瑜

（國(guó)網(wǎng)浙江青田縣供電公司，浙江麗水323900）

【摘要】隨著財(cái)務(wù)集約化深化應(yīng)用，國(guó)網(wǎng)青田縣供電公司結(jié)合工作實(shí)際，圍繞與財(cái)務(wù)相關(guān)的人員接觸最多的報(bào)銷環(huán)節(jié)，編寫出員工報(bào)銷手冊(cè)，并且創(chuàng)新性的運(yùn)用微信平臺(tái)，開(kāi)發(fā)報(bào)銷微助手，解決了員工財(cái)務(wù)知識(shí)需求量大、財(cái)務(wù)人手不足”等問(wèn)題，取得了財(cái)務(wù)管理“由粗放管理轉(zhuǎn)變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化管理、由職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)流程管理、由單業(yè)務(wù)處理轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻I(yè)務(wù)協(xié)同處理、由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化處理”的實(shí)效化成效。

【關(guān)鍵詞】微信平臺(tái)；財(cái)務(wù)管理；報(bào)銷

在電網(wǎng)改革大背景下，供電企業(yè)系統(tǒng)財(cái)務(wù)工作日益向“信息化、精益化”的方向快速發(fā)展，不僅要求財(cái)務(wù)從業(yè)人員的工作具有更高的效率，同時(shí)也要求與財(cái)務(wù)相關(guān)的人員具備相當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)知識(shí)和平臺(tái)應(yīng)用能力。然而，對(duì)縣級(jí)供電企業(yè)財(cái)務(wù)部門而言，卻始終存在著兩個(gè)方面的桎梏：一是受歷史因素影響，縣級(jí)供電企業(yè)相當(dāng)一部分員工的第一學(xué)歷層次較低，他們的再學(xué)習(xí)能力和動(dòng)力相對(duì)有限，無(wú)法可控的實(shí)現(xiàn)“具備相當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)知識(shí)和平臺(tái)應(yīng)用能力”的要求；二是“三集五大”體系建設(shè)后，縣級(jí)供電企業(yè)財(cái)務(wù)部門的人員編制進(jìn)一步壓縮，在本就繁重的“關(guān)口把控”壓力下，財(cái)務(wù)人員往往有相當(dāng)一部分精力和時(shí)間損耗在了部分員工重復(fù)的問(wèn)題咨詢和錯(cuò)誤修改上，從而直接影響到財(cái)務(wù)管理的工作效率。

一、青田公司財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的現(xiàn)狀調(diào)查研究

在會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)的自查階段，國(guó)網(wǎng)浙江青田縣供電公司財(cái)務(wù)部著重開(kāi)展了調(diào)查活動(dòng)，分別針對(duì)財(cái)務(wù)專職人員和非財(cái)務(wù)專職人員進(jìn)行了調(diào)查，以期公司內(nèi)部能協(xié)調(diào)推進(jìn)創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)。

從調(diào)查的數(shù)據(jù)反饋來(lái)看，財(cái)務(wù)人員每天接受咨詢的次數(shù)高達(dá)12次，而且基本上是針對(duì)不同的員工回答相同的內(nèi)容。報(bào)銷單據(jù)合格率較低，基本上維持在80%以下，財(cái)務(wù)人員需要將這些不合格的單據(jù)退回，導(dǎo)致員工報(bào)銷時(shí)間加長(zhǎng)。針對(duì)以上問(wèn)題，我們發(fā)現(xiàn)，員工對(duì)于網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)還不夠適應(yīng)，需要進(jìn)一步的指導(dǎo)。根據(jù)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)員工對(duì)于網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的操作還不是很熟練，希望有一套自助查詢系統(tǒng)，能夠隨時(shí)咨詢網(wǎng)上報(bào)銷等財(cái)務(wù)問(wèn)題。

二、提升報(bào)銷管理效率的主要做法

在調(diào)查的基礎(chǔ)上，國(guó)網(wǎng)浙江青田縣供電公司財(cái)務(wù)部認(rèn)真梳理調(diào)查反饋情況，并最終將目前會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理創(chuàng)優(yōu)的關(guān)鍵點(diǎn)聚焦于“財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)的有效傳播”之上。鑒于此，青田公司財(cái)務(wù)部組建了小組，制定“提高財(cái)務(wù)報(bào)銷一次性合格率”QC課題，專門針對(duì)自查結(jié)果精細(xì)制定了相應(yīng)的整改方案。

（一）保障內(nèi)容全面性

主要從兩個(gè)方面搜集整理相關(guān)內(nèi)容：一是從財(cái)務(wù)專職人員側(cè)，由財(cái)務(wù)專職人員整理需要向其他人員宣傳和培訓(xùn)的知識(shí)點(diǎn)；二是從非財(cái)務(wù)專職人員側(cè)，由各部門人員報(bào)送需求，再由財(cái)務(wù)專職人員予以整理和匯編。以此保證知識(shí)點(diǎn)的全覆蓋。

（二）保障信息安全性

主要制定了三項(xiàng)措施：一是所有放入微信公眾平臺(tái)的信息均需由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部初審，并提供公司保密委員會(huì)復(fù)審；二是所有加入微信公眾平臺(tái)的人員均需經(jīng)過(guò)身份初驗(yàn)，并以電話方式進(jìn)行核驗(yàn)，杜絕非系統(tǒng)外人員加入系統(tǒng)平臺(tái)；三是杜絕財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)平臺(tái)，確保安全可靠性。

（三）建立微信主界面

遵循“界面友好性”理念，在微信公眾平臺(tái)“報(bào)銷微助手”首頁(yè)設(shè)置了三大功能：一是報(bào)銷指南，囊括了“如何報(bào)銷系統(tǒng)”、“常見(jiàn)費(fèi)用報(bào)銷”、“如何查詢單據(jù)”、報(bào)銷大修項(xiàng)目、如何審批單據(jù)等五項(xiàng)指引；二是費(fèi)用規(guī)范，囊括了附件掃描規(guī)范、常見(jiàn)類型查詢、常見(jiàn)系統(tǒng)問(wèn)題、使用幫助文檔等四項(xiàng)指引；三是財(cái)務(wù)相關(guān)，囊括了3G微網(wǎng)站、財(cái)務(wù)公告欄、發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)問(wèn)答等五項(xiàng)功能，以此實(shí)現(xiàn)員工在一進(jìn)入微網(wǎng)站首頁(yè)時(shí)，便能準(zhǔn)確定位到相關(guān)知識(shí)大項(xiàng)中，既而搜尋所需要的具體知識(shí)。

搭建“3G”網(wǎng)站。遵循“功能強(qiáng)大性”理念，同時(shí)進(jìn)一步體現(xiàn)“人機(jī)互動(dòng)性”，我們?cè)?G微網(wǎng)站的首頁(yè)進(jìn)一步羅列了幾乎所有與員工關(guān)聯(lián)性較大的“常見(jiàn)報(bào)銷”及“報(bào)銷知識(shí)”欄目，共包含31項(xiàng)子菜單，當(dāng)員工一進(jìn)入3G微網(wǎng)站便能進(jìn)一步準(zhǔn)確、精確的定位到自己所要了解的菜單上，增強(qiáng)了員工在使用過(guò)程中的總體體驗(yàn)。

（四）優(yōu)化整體功能

在3G微網(wǎng)站中開(kāi)設(shè)了“發(fā)票真?zhèn)尾樵儭?、“公積金查詢”、“天氣查詢”、火車查詢、個(gè)稅計(jì)算器、汽車違章查詢、照片墻等功能，使財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)傳播創(chuàng)新在貼近企業(yè)工作的同時(shí)，貼近員工日常生活。

營(yíng)造互動(dòng)氛圍。在“報(bào)銷微助手”微信公眾平臺(tái)的財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)傳播創(chuàng)新中，人機(jī)互動(dòng)主要是通過(guò)微信對(duì)話框向系統(tǒng)發(fā)送關(guān)鍵詞，由系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置自動(dòng)反饋相應(yīng)的知識(shí)點(diǎn)；人人互動(dòng)主要體現(xiàn)在“財(cái)務(wù)知識(shí)問(wèn)答”中，我們目前設(shè)置了留言功能。當(dāng)員工遇到問(wèn)題時(shí)，向系統(tǒng)提問(wèn)，由后臺(tái)人工審核，再顯示在問(wèn)答板塊上，供其他員工分享解決經(jīng)驗(yàn)，并以此完成知識(shí)積累。

（五）提升鞏固

為進(jìn)一步促使非財(cái)務(wù)專職員工使用好“報(bào)銷微助手”公眾微信平臺(tái)，財(cái)務(wù)部精心制作了財(cái)務(wù)報(bào)銷手冊(cè)。財(cái)務(wù)部根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》、《國(guó)網(wǎng)公司會(huì)計(jì)核算手冊(cè)》、《浙江省電力公司會(huì)計(jì)核算手冊(cè)》等財(cái)經(jīng)法規(guī)和相關(guān)管理辦法，以及零散于其他各種大大小小文件的內(nèi)容，進(jìn)行分析、整理，最終將“你報(bào)銷，我引路”編制成冊(cè)。手冊(cè)共分為五個(gè)部分內(nèi)容，分別為：網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)操作指南、費(fèi)用報(bào)銷規(guī)范、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題解答、發(fā)票取得與真?zhèn)尾轵?yàn)、國(guó)網(wǎng)浙江青田縣供電公司資金審批辦法。

三、應(yīng)用情況

自財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)傳播創(chuàng)新成果運(yùn)用以來(lái)，9至11月份累計(jì)357名公司員工加入報(bào)銷微助手微信平臺(tái)。據(jù)公眾平臺(tái)后臺(tái)數(shù)據(jù)分析顯示，該平臺(tái)日均回復(fù)咨詢數(shù)超100余條。公司報(bào)銷單據(jù)的正確性和及時(shí)性明顯提高，領(lǐng)導(dǎo)審批更加順暢，企業(yè)費(fèi)用發(fā)生較為均衡，財(cái)務(wù)憑證更為規(guī)范。報(bào)銷憑證一次性合格率均在95%以上，財(cái)務(wù)專職人員人均月接受咨詢次數(shù)到20次以下，實(shí)現(xiàn)課題目標(biāo)。在減少了咨詢成本、交通成本，減輕財(cái)務(wù)人員工作量的同時(shí)，財(cái)務(wù)人員可以騰出時(shí)間加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督，為企業(yè)管理建言獻(xiàn)策，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)、穩(wěn)健發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

“報(bào)銷微助手”具有一體化、綜合化、多樣化、完整化、權(quán)威化、形象化的功能特點(diǎn)，全面充分展示了員工在財(cái)務(wù)報(bào)銷等過(guò)程中所需要的財(cái)務(wù)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)了落實(shí)依法治企、提高了財(cái)務(wù)工作質(zhì)量的要求、有效推動(dòng)了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)的開(kāi)展。在“人財(cái)物集約化”的當(dāng)下，青田公司“報(bào)銷微助手”的理念可以在諸如安全管理及其他專業(yè)上得以更為廣泛的推廣前景及應(yīng)用價(jià)值。