[摘 要]農(nóng)村中學(xué)的檔案管理由于歷史原因，長期以來處于學(xué)校管理工作的邊緣地帶，不僅在自身工作形式和內(nèi)容方面滯后于時(shí)代發(fā)展要求，也很難在學(xué)校建設(shè)與教育事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮應(yīng)有作用。本文通過分析農(nóng)村中學(xué)檔案管理的常見問題，闡釋了檔案管理在農(nóng)村中學(xué)的重要地位，并就強(qiáng)化檔案管理工作的具體措施提出了若干建設(shè)性意見。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)村中學(xué)；檔案管理；重要地位；強(qiáng)化措施

中圖分類號(hào)：G637 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）20-0256-01

無論在哪個(gè)時(shí)代，檔案作為對(duì)過去時(shí)代信息的保存、歸納、總結(jié)都是特定時(shí)間階段的信息延續(xù)與記錄。不管是對(duì)個(gè)體還是群體，檔案展示的都是其在存續(xù)期間個(gè)性化行動(dòng)模式的獨(dú)特軌跡。尤其是進(jìn)入信息時(shí)代后，檔案不僅在管理技術(shù)與手段方面不斷與前沿技術(shù)緊密融合，而且作為潛在的資源，檔案正在發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、農(nóng)村中學(xué)檔案管理的常見問題

領(lǐng)導(dǎo)層和具體管理者重視不足導(dǎo)致檔案管理思想和具體手段相對(duì)落后、難以助推新時(shí)期教育改革進(jìn)程和農(nóng)村中學(xué)建設(shè)發(fā)展需要是比較典型的問題之一。不少農(nóng)村中學(xué)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)長期停留在保管歷史資料這一簡(jiǎn)單原始階段，不僅對(duì)檔案的查閱和利用頻率很低，而且基本不能發(fā)揮出檔案作為珍貴的信息資源的價(jià)值。更有甚者，一些農(nóng)村中學(xué)的檔案丟失、遺漏情況比較嚴(yán)重，時(shí)常出現(xiàn)需要用時(shí)找不到或找不全的情況。在當(dāng)前農(nóng)村學(xué)生大量進(jìn)入城市大學(xué)深造的新時(shí)期里，學(xué)生檔案的遺失或錯(cuò)漏必然給學(xué)生求學(xué)甚至未來就業(yè)造成極其嚴(yán)重的負(fù)面影響。而在教育加大改革力度的當(dāng)下，檔案的遺失錯(cuò)漏等問題也會(huì)給教職員工評(píng)優(yōu)晉級(jí)或職業(yè)調(diào)動(dòng)等形成不小的阻礙。

二、農(nóng)村中學(xué)檔案管理的重要地位

檔案作為歷史信息記錄最主要的載體，其承載的是一個(gè)個(gè)體或群體在一定歷史時(shí)期的行為模式或活動(dòng)軌跡。在教育行業(yè)中，學(xué)校的檔案則是學(xué)生與教職員工在學(xué)業(yè)、教職崗位上存在與發(fā)展的個(gè)性化圖解，而管理好這些檔案則是為了在未來有需要的時(shí)刻，為其他教育機(jī)構(gòu)或用人單位提供了解與掌握特定對(duì)象行為模式甚至思想道德品格等的資料，從而為這些機(jī)構(gòu)或單位選賢用能做好準(zhǔn)備。

不僅如此，在當(dāng)前國家大力扶助“三農(nóng)”的新環(huán)境中，農(nóng)村教育改革正在成為影響“三農(nóng)”向現(xiàn)代化發(fā)展的核心因素之一。通過農(nóng)村中學(xué)檔案能夠了解和掌握其在改革進(jìn)程中出現(xiàn)的問題與取得的成績，從而為未來改革方案的規(guī)劃與實(shí)施提供最客觀詳實(shí)的素材。

三、農(nóng)村中學(xué)檔案管理的強(qiáng)化措施

（一）完善檔案管理機(jī)制并與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和員工績效掛鉤

強(qiáng)化一項(xiàng)管理工作的前提之一是完善各項(xiàng)管理細(xì)則，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理對(duì)象的360°無死角管理。對(duì)農(nóng)村中學(xué)檔案管理來說，要轉(zhuǎn)變長期以來由上至下重視不足的現(xiàn)狀，必須首先完善檔案管理機(jī)制并與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和員工的績效間掛鉤。

機(jī)制的完善能夠起到規(guī)范操作、有據(jù)可依的作用，不至于在出現(xiàn)管理失職或錯(cuò)誤等情況下相關(guān)責(zé)任人有借口或理由推卸責(zé)任。同時(shí)，完善的管理機(jī)制也是在向所有人宣告檔案管理工作的重要性，從規(guī)則章程層面提醒領(lǐng)導(dǎo)與具體工作人員保持對(duì)檔案管理工作的關(guān)注與尊重。

而將檔案管理與人員績效掛鉤則能以最實(shí)際的物質(zhì)利益制約領(lǐng)導(dǎo)和管理者的言行舉止，使其在面對(duì)檔案管理時(shí)盡量小心謹(jǐn)慎、恪盡職守，否則一旦麻痹大意的后果就是自身實(shí)際利益受損。通常情況下，凡是與績效掛鉤的管理工作往往能夠取得不錯(cuò)的實(shí)效。

（二）加大對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)并加強(qiáng)宣傳與引導(dǎo)

農(nóng)村中學(xué)在檔案管理工作中出現(xiàn)理念和手段相對(duì)落后的另一個(gè)原因在于管理者缺乏專業(yè)知識(shí)與技能，這是教育和培訓(xùn)不足的后果。特別是在當(dāng)前信息化全面滲透到各項(xiàng)管理工作的背景下，檔案管理同樣需要掌握包括計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等在內(nèi)的理論和實(shí)踐，而對(duì)這類前沿技術(shù)的掌握必須通過足夠的教育或培訓(xùn)。

對(duì)有條件的農(nóng)村中學(xué)來說，不妨采取輪流外出進(jìn)修或委培的方式，讓檔案管理人員最大限度接受系統(tǒng)化與規(guī)范化的管理理論與應(yīng)用教育。若條件不具備，則學(xué)校也可采用內(nèi)部培訓(xùn)或者短期脫崗學(xué)習(xí)等形式。倘若學(xué)校采取的是兼職檔案管理形式，則需盡快安排專職人員負(fù)責(zé)或者直接外聘專業(yè)的檔案管理者。

此外，加大宣傳與引導(dǎo)也是當(dāng)前不少農(nóng)村中學(xué)加強(qiáng)檔案管理力度時(shí)需要同時(shí)開展的工作。宣傳和引導(dǎo)的目的在于讓全校上下形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，不僅在思想層面對(duì)檔案管理給予應(yīng)有的肯定與重視，也要在實(shí)際行動(dòng)上做到檔案應(yīng)交盡交和及時(shí)完整。要通過宣傳引導(dǎo)讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、員工乃至學(xué)生都認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)其自身和整個(gè)學(xué)校的價(jià)值與意義，從而在日常生活學(xué)習(xí)的點(diǎn)滴細(xì)節(jié)中時(shí)刻關(guān)注檔案的收集匯總與使用。

（三）盡快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和管理的信息化

在傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式中，檔案的遺失錯(cuò)漏幾乎就是無法避免的問題，這是由于檔案載體自身就存在的缺陷所致。但在信息時(shí)代，技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)能夠最大程度彌補(bǔ)這種遺憾，比如電子數(shù)據(jù)形式的檔案就能較紙質(zhì)檔案在存、管、用諸多方面實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)和高效。故而，盡快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和管理的信息化既能規(guī)避陳舊管理模式下的問題，又能順應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求。

農(nóng)村中學(xué)需要盡快做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的分類與信息化標(biāo)準(zhǔn)制定，盡早實(shí)現(xiàn)檔案的線上化處理。同時(shí)，搭建電子檔案信息化管理平臺(tái)也非常重要，需要首先形成內(nèi)部局域網(wǎng)形式，在及時(shí)錄入和上傳各類檔案內(nèi)容時(shí)做好檔案管理與查閱使用等權(quán)限的標(biāo)準(zhǔn)制定和分配。之后，再進(jìn)行局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)的端口開放，此階段需重點(diǎn)注意加強(qiáng)病毒查殺和防火墻設(shè)置。為提高信息化檔案管理的安全水平，還需根據(jù)檔案重要程度采取本地備份和云備份等多種方式，既要確保電子檔案存貯的安全性，又要以最經(jīng)濟(jì)的方式降低檔案?jìng)浞莸某杀静⑻岣呤褂眯堋?/p>

結(jié)束語

相較于城市學(xué)校在檔案管理方面的規(guī)范化與系統(tǒng)化，農(nóng)村中學(xué)由于歷史原因?qū)n案管理尚未引起足夠的關(guān)注，也就在管理理念和具體手段諸多方面出現(xiàn)了眾多落后于時(shí)代發(fā)展需要的問題。作為農(nóng)村中學(xué)日常管理的重要組成部分，檔案管理不僅是歷史文件的簡(jiǎn)單保存，也關(guān)系到學(xué)生學(xué)業(yè)的持續(xù)深造或入伍就業(yè)等眾多方面，許多時(shí)候還會(huì)影響教職員工職稱評(píng)定、學(xué)校建設(shè)等的業(yè)績與成效。因此，提高對(duì)農(nóng)村中學(xué)檔案管理的重視并創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理工作手段不僅是某項(xiàng)具體管理工作的改革途徑，更是整個(gè)農(nóng)村中學(xué)教育在信息時(shí)代實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化、滿足行業(yè)與時(shí)代發(fā)展要求的必須之舉。

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作者簡(jiǎn)介

王美言，1977年8月，女，彝族，云南建水，本科，檔案 館員，研究方向：檔案方面。