劉蔚

摘 要：檔案管理作為企事業(yè)單位工作中重要的組成部分，推動(dòng)了企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。隨著，信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足形勢(shì)的發(fā)展，弊端逐漸日益凸顯，對(duì)于中化地質(zhì)礦山總局貴州地質(zhì)勘查院的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，工作量大、范圍廣，加強(qiáng)其檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫，在檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，大幅度提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)了各項(xiàng)工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

如今，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，它是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理手段，給檔案管理注入了新的血液，并在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。中化地質(zhì)礦山總局貴州地質(zhì)勘查院作為國(guó)有事業(yè)單位，將信息技術(shù)引入檔案管理工作，進(jìn)一步提高工作水平，樹(shù)立良好的社會(huì)形象。所以加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理在新形勢(shì)下暴露出了較多的問(wèn)題，已經(jīng)影響了檔案管理工作的發(fā)展，阻礙了其前進(jìn)的腳步。首先對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理的內(nèi)容多且繁雜，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，既耗費(fèi)時(shí)間又耗費(fèi)精力，還特別容易出錯(cuò)，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。其次，檔案基礎(chǔ)設(shè)施不足，對(duì)檔案的存儲(chǔ)不利，在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案是主要的載體，時(shí)間一長(zhǎng)，受潮、蟲(chóng)害等給檔案管理造成了巨大的損失，嚴(yán)重者甚至出現(xiàn)了丟失檔案的情況，檔案的利用率較低。而檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠使以上問(wèn)題得到妥善解決，還能夠發(fā)揮更多的作用。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)越性

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化檔案管理優(yōu)勢(shì)明顯。首先，對(duì)于信息量特別大的地質(zhì)勘查院而言，不僅大幅度提升工作效率，而且檔案信息的存儲(chǔ)量更大，查閱也更加方便，能夠很好的滿足工作需求，同時(shí)，降低了成本，紙制品的消耗得以減少，人員編制得以精簡(jiǎn)，其次，把工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，以更高的熱情投入到工作中去。另外，地質(zhì)勘查院的檔案管理工作涉及的范圍比較廣，既繁瑣又復(fù)雜，利用信息化手段進(jìn)行管理，可以使工作更加規(guī)范、更加嚴(yán)格。還有，實(shí)現(xiàn)了資源共享。網(wǎng)絡(luò)為人們提供了一個(gè)開(kāi)放的交流平臺(tái)，借助發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享，利于工作的開(kāi)展。

3 檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

1、管理方式落后

隨著工作內(nèi)容不斷細(xì)化，檔案的數(shù)量增長(zhǎng)較快，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)滯后，如果一味停留在老路上，不僅管理效率無(wú)從談起，反而給管理部門(mén)增加了負(fù)擔(dān)，不利于工作的開(kāi)展，因此，急需改變這種現(xiàn)狀，加快檔案管理信息化建設(shè)，提高管理效率，使檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。

2、制度不完善，工作不規(guī)范

主要表現(xiàn)在職責(zé)不夠明確，在工作中做事推諉，缺乏主動(dòng)性，導(dǎo)致檔案管理隨意性大、比較盲目，使得很多有價(jià)值的資料收集、歸檔不及時(shí)，造成資源浪費(fèi)，問(wèn)題頻頻出現(xiàn)，另外，由于人為原因，使檔案破損嚴(yán)重，喪失了檔案資料的價(jià)值與功能，對(duì)單位來(lái)說(shuō)損失不小。

3、意識(shí)淡薄，人員素質(zhì)低

由于檔案管理工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以對(duì)檔案工作重視程度不夠，雖已有改觀，但收效甚微，使檔案的利用率較低，適應(yīng)不了新形勢(shì)的發(fā)展趨勢(shì)，其次，缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員也是檔案現(xiàn)代化管理水平低的一個(gè)重要原因。往往從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識(shí)老化嚴(yán)重，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不熟練，工作態(tài)度也存在很大的問(wèn)題，基本上是以此消磨時(shí)間，不能為檔案管理的實(shí)際工作帶來(lái)有益的幫助。

4 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策和建議

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案管理工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，雖然表面看起來(lái)是這樣，但是深入的思考一下，會(huì)發(fā)現(xiàn)單位的其他工作或多或少的與檔案資料掛鉤，所以檔案管理為其他工作提供便利，幫助其創(chuàng)造效益，對(duì)企業(yè)的工作具有明顯的幫助作用，所以，要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，從上至下都要高度重視，積極對(duì)待，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，使檔案管理工作取得實(shí)效，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。企業(yè)要通過(guò)多種形式加強(qiáng)宣傳，讓員工和領(lǐng)導(dǎo)逐漸接受信息化檔案管理方式，提高大家的認(rèn)識(shí)，為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、提高檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。

2、深化檔案改革，升級(jí)管理方式

檔案資料種類(lèi)豐富，將信息技術(shù)引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。信息存貯技術(shù)，成為檔案信息化管理的基礎(chǔ)，不僅提升了存儲(chǔ)空間的涵蓋量，使信息的存儲(chǔ)更豐富，而且能夠做到與快速檢索的有機(jī)結(jié)合；在檔案管理中應(yīng)用多媒體技術(shù)，檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性提高了，信息檢索的流程簡(jiǎn)便了，減少了不必要的煩瑣，大大提高了檔案的利用率，同時(shí)打破了時(shí)間空間的限制，有效的實(shí)現(xiàn)了資源共享；條形碼技術(shù)主要解決的是檔案管理中出現(xiàn)的缺檔、擺放錯(cuò)誤等問(wèn)題。其操作簡(jiǎn)便，信息查找的時(shí)間縮短了，也減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度；漢字識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)了文字的自動(dòng)輸入，既省力又快捷又高效，不但減少了重復(fù)工作，更加便于信息的存儲(chǔ)和查找。檔案的信息化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)，給工作提供了極大的便利，使檔案管理工作的效率大大提高

3、提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

實(shí)施檔案信息化建設(shè)，人才隊(duì)伍的建設(shè)是問(wèn)題的關(guān)鍵。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低直接影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，因此對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)熟悉，還要努力掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，這與檔案管理信息化建設(shè)息息相關(guān)，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。企業(yè)要挑選責(zé)任心強(qiáng)、能力強(qiáng)、做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工從事檔案管理工作。要不斷對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高其業(yè)務(wù)能力，提高工作人員的整體素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量。另外，通過(guò)培訓(xùn)，使檔案工作人員了解檔案工作的需求形勢(shì)，使檔案管理工作適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。

4、健全檔案管理制度，為檔案管理現(xiàn)代化提供保障

目前檔案管理工作制度不夠健全，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展，所以應(yīng)積極完善、健全檔案管理制度，使檔案管理更加規(guī)范、更加科學(xué)。結(jié)合單位的實(shí)際情況，制定獎(jiǎng)懲制度等，調(diào)動(dòng)工作的積極性，使檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，做到有章可循，有法可依，進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)功能和利用率。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化使檔案載體、檔案工作、檔案利用等方面都發(fā)生了巨大改變，解決了傳統(tǒng)檔案的弊端，因此，提升檔案管理的信息化就成為必然，使檔案管理工作更好的推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮其高效、便捷的服務(wù)功能，在新形勢(shì)下，采取積極有效的措施，加快檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

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