落銘珂

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用已經(jīng)呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)和趨勢(shì)，本文分析了我國(guó)現(xiàn)有的檔案信息開(kāi)發(fā)利用中存在的問(wèn)題，探討了開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的措施，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息資源；開(kāi)發(fā)利用

企業(yè)檔案部門(mén)作為檔案信息匯集、交流的中心，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展和普及的今天，必然對(duì)企業(yè)的檔案工作產(chǎn)生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法，做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，就能充分利用檔案的潛在價(jià)值創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，是擺在企業(yè)檔案工作者面前的一個(gè)主要任務(wù)。隨著檔案信息載體的形態(tài)發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展，其形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全球化，對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)、利用既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。

1 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用打好基礎(chǔ)

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)首先就要豐富電子檔案館藏，調(diào)整館藏檔案結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)，檔案館應(yīng)加大館藏建設(shè)力度，優(yōu)化和豐富館藏，努力提高檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。豐富的館藏是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)和先決條件，檔案工作者通過(guò)各種方式和渠道，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，有選擇地將實(shí)體檔案和電子文件以前的機(jī)讀文件加工成數(shù)字化信息，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，以便在需要時(shí)接入因特網(wǎng)，提升利用工作的層次和范圍。數(shù)字檔案館通過(guò)館藏檔案數(shù)字化和電子文件的接收，整合各種檔案信息資源，建立各級(jí)各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)筑一個(gè)多層次、分布式、規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)群，并通過(guò)多種信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，用戶可以不受時(shí)間、空間、數(shù)量的限制，迅速、準(zhǔn)確地從網(wǎng)上利用各種檔案信息資源。

檔案部門(mén)可以通過(guò)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，打破館藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個(gè)統(tǒng)一的、開(kāi)放的信息資源系統(tǒng)，真正達(dá)到檔案信息資源的共享。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要形式，就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)合理分類(lèi)和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，目前的數(shù)據(jù)庫(kù)主要有以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)的館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在國(guó)外通常稱(chēng)為“公用數(shù)據(jù)庫(kù)”。還有一種是以歸檔電子文件為基礎(chǔ)的電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，在國(guó)外稱(chēng)為“公用信息系統(tǒng)”。檔案信息數(shù)字化建設(shè)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而持久的工作，作為檔案管理部門(mén)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，要有規(guī)劃地形成數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品。同時(shí)要狠抓質(zhì)量關(guān)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系，為檔案信息網(wǎng)上服務(wù)打好基礎(chǔ)。

2 加大檔案開(kāi)放力度，滿足開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的需求

企業(yè)檔案館要在做到明確檔案密級(jí)，做好相關(guān)級(jí)別檔案的保密工作，確保國(guó)家機(jī)密，維護(hù)檔案所有權(quán)者的利益的基礎(chǔ)上，遵循“開(kāi)放檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)該最小化”的首要原則，加快檔案開(kāi)放進(jìn)程，對(duì)到期的檔案加快鑒定速度，依照《檔案法》的規(guī)定，把可以開(kāi)放的檔案盡快開(kāi)放出來(lái)，要建立科學(xué)合理的降解密制度，處理好全面開(kāi)發(fā)與適度保密的關(guān)系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到開(kāi)放期檔案的劃控和解密工作，對(duì)經(jīng)濟(jì)、科技、文化以及歷史檔案可根據(jù)《檔案法》及有關(guān)條例隨時(shí)通過(guò)各種形式向社會(huì)開(kāi)放，以便被社會(huì)、團(tuán)體及時(shí)利用。這是滿足開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源需求的一個(gè)重要渠道和舉措。

3 加強(qiáng)檔案編研工作，提高編研質(zhì)量

大力加強(qiáng)檔案信息資源深層次挖掘工作，建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)化為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，通過(guò)檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向企業(yè)提供報(bào)務(wù)，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時(shí)間，提高工作效率，推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展，它是提供檔案信息為社會(huì)報(bào)務(wù)的重要方式，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的主要手段。檔案工作者必須參與社會(huì)活動(dòng)以了解利用者檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進(jìn)行有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用價(jià)值的編研。下真功夫編寫(xiě)出一些時(shí)效性、特色性、專(zhuān)業(yè)性、實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業(yè)和社會(huì)需求的編研成果，提高檔案編研成品的質(zhì)量，使檔案信息增值，最大限度地滿足企業(yè)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大檔案利用者的信息需求。加強(qiáng)編研工作，加大編研工作力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的必然所在。

4 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平

企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作者總是希望通過(guò)通過(guò)簡(jiǎn)便的途徑就能找到滿足自己需要的信息，希望利用檔案的辦理手續(xù)盡量簡(jiǎn)單，希望檢索界面友好，能夠容易獲取檔案信息資源。所以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案工作其核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是檔案信息資源的有效檢索，網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)面臨許多新的課題，如前期基礎(chǔ)工作的組織實(shí)施，信息檢索系統(tǒng)的功能，網(wǎng)絡(luò)信息組織與檢索的管理方法和技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中只有建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，才能滿足利用者的需求。

總之，企業(yè)檔案信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要保證，是新時(shí)代利用檔案信息資源的重要手段。在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，利用好檔案信息資源確保企業(yè)檔案為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。