朱玉笙

摘 要：公證文書檔案是公證機關(guān)公證活動的真實記錄，具備較高的保存、考查和利用價值，不僅具備普通檔案所有的特點，還可以發(fā)揮出訴訟的證據(jù)作用，為審判和仲裁機構(gòu)提供可靠依據(jù)。公證機關(guān)需要認真開展公證文書檔案的整理、立卷、歸檔與保管工作，最大限度發(fā)揮出其應(yīng)有作用。本文將簡述公證文書檔案管理中存在的問題，并提出了切實可行的策略。

關(guān)鍵詞：公證文書檔案；管理；利用

公證文書檔案管理是公證機關(guān)管理工作中的重要內(nèi)容，需要嚴格按照國家相關(guān)法律法規(guī)要求，將公證檔案管理規(guī)章制度落到實處。但是從當(dāng)前公證文書檔案管理工作來看，還存在著諸多問題，如公證文書檔案收集不齊全、整理不規(guī)范和歸檔不及時等，為其利用帶來很多不便。對此，公證機關(guān)需要提高重視程度，加強公證文書檔案管理工作，認真做好收集、立卷、歸檔、保管等工作，讓其應(yīng)有作用充分發(fā)揮出來。

1 公證文書檔案管理中存在的問題

（一）收集不齊全

從國家現(xiàn)行法規(guī)來看，當(dāng)事人申請被公證機關(guān)受理后，負責(zé)公證事項的公證人員應(yīng)收集各類文書資料，對談話筆錄和調(diào)查資料進行整理，制作公證文書，同時做好立卷工作。在辦理好公證事項以后，公證人員應(yīng)細致檢查文書資料，及時歸檔，并將不必要的歸檔資料篩選出來，將檔案材料補充齊全。不過從實際情況來看，很多時候由公證輔助人員負責(zé)公證文書檔案的歸檔工作，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時的問題，也沒有認真檢查辦證材料，容易出現(xiàn)遺漏、丟失的現(xiàn)象[1]。公證人員一般會歸檔重要的文書檔案，包括公證文書、公證申請表、談話記錄和公證事項審批表等，不過證明材料不完整，主要有當(dāng)事人提供的證明材料、公證期間獲得的調(diào)查材料等。案卷中文書檔案資料不完整，為今后的查閱與利用帶來不便，并對公證活動的合法性與程序的正當(dāng)性帶來不利影響。

（二）立卷不規(guī)范

在公證文書檔案整理過程中，立卷還不夠規(guī)范，與《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定不符。在歸檔的時候，經(jīng)常發(fā)生卷內(nèi)文件順序排列不正確的情況，很多重要文書資料未被歸檔，沒有規(guī)范填寫卷中目錄和起止頁碼，且使用的筆和紙張也不能滿足規(guī)定要求。

（三）分類不準確

公證文書檔案主要分為如下四類：第一類，與公民個人的人身關(guān)系和財產(chǎn)關(guān)系等相關(guān)的公證事項，如遺囑保管、文件事項等，都是民事檔案。第二類，與經(jīng)濟活動相關(guān)的公證事項，都是經(jīng)濟檔案。第三，與當(dāng)事人、文書使用地存在涉外因素的公證事項，都是涉外檔案。第四，其他類別內(nèi)容都是國內(nèi)民事類和經(jīng)濟類。不過從實際情況來看，與公共個人的人身關(guān)系和財產(chǎn)關(guān)系相關(guān)的案卷，包括婚姻公證、遺囑公證和房產(chǎn)公證等，經(jīng)常被列入國內(nèi)民事類，或者是國內(nèi)經(jīng)濟類，且未將標準統(tǒng)一下來，不利于以后的查詢與利用。

2 公證文書檔案管理與利用的策略

（一）完善檔案管理制度

因為公證文書是一種重要的法律文書，所以要采取對公證文書檔案的法制化管理。在公證文書檔案管理工作中，應(yīng)合理分類，規(guī)范立卷，妥善保存，能夠為利用提供方便。第一，公證文書檔案室的防火、防盜、防泄密等措施要做到位，要將卷柜、保密柜與相關(guān)辦公設(shè)施等配置齊全[2]。第二，公證機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高重視程度，安排綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的人員負責(zé)管理檔案，為他們提供培訓(xùn)教育的機會，保證持證上崗。第三，應(yīng)根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，與實際工作情況結(jié)合起來，完善公證文書檔案管理制度，并嚴格落到實處，這樣才能提升公證文書檔案管理工作效率，避免檔案出現(xiàn)丟失、破壞的問題，為今后的利用提供便利。

（二）做好立卷和歸檔工作

第一，調(diào)整組卷。在組卷過程中，要結(jié)合公證文書檔案形成特點與規(guī)律，根據(jù)立卷相關(guān)規(guī)定，嚴格審查所有接收的公證文書材料，如歸卷公證材料有無遺漏，及時修補有破損的材料，篩選出重復(fù)的材料。同時要檢查歸卷的公證材料排序是否合理，是否具備保存的價值，并將保管期限確定下來。第二，排列編號。在對組卷材料排序時，應(yīng)落實相關(guān)規(guī)定，要把公證文書放在第一位，組卷材料除了卷宗封面、卷內(nèi)備考表與卷底以外，都要用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號。第三，編目裝訂。根據(jù)卷中公證文書檔案的排序，將目錄逐項填好，內(nèi)容包括題目名稱、承辦人姓名和時間等，將起止頁碼標明。與卷中文書材料相關(guān)的說明，要在備考表中填好，如立卷人、檢查人姓名與立卷時間等。在裝訂案卷前，要全面、仔細檢查卷中的公證材料，而手稿、照片、圖紙等不便于裝訂，需要通過卷盒與卷袋的方法保存。第四及時歸檔。完成公證事項后，應(yīng)及時做好公證文書整理立卷工作，之后移交給檔案室。如果公證事項涉及個人隱私或國家機密，歸檔過程中應(yīng)加蓋密卷章[3]。要嚴格檢查移交的檔案，若是不能滿足立卷要求，要重新進行整理。對于隨卷歸檔的聲像檔案，如錄音帶和錄像帶等，要將當(dāng)事人姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制時間等標注在證物袋上。

（三）調(diào)閱和查詢

公證機關(guān)應(yīng)落實保密制度，建立公證文書檔案借閱制度。公證文書檔案與一般的黨政機關(guān)文件檔案不一樣，其除了具備普通檔案所有的特點以外，在訴訟中還能夠發(fā)揮出證據(jù)的作用，法院可以在訴訟中將公證文書檔案視為證據(jù)直接才用過。因此，在借調(diào)和查閱公證文書檔案的過程中，必須嚴格履行審批與登記手續(xù)，將借閱期限明確下來。人民法院、人民檢察院以及有關(guān)國家機關(guān)由于工作需要，在借閱公證文書檔案的過程中，要出具正式查卷函件，得到公證機關(guān)主任批準以后，可以辦理查閱手續(xù)。律師由于訴訟代理需要，要將律師身份證明、律師事務(wù)所查卷證明、當(dāng)事人同意律師查閱本人公證文書檔案的證明或法院調(diào)查令等有關(guān)證據(jù)材料提交給公證機關(guān)，得到公證機關(guān)主任批準后，能夠查閱當(dāng)事人提交給公證機關(guān)的證明材料、談話筆錄等。通常來說，其他單位或個人不能借調(diào)與查閱公證文書檔案，對于借出的檔案，必須及時催還。在歸還過程中出現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪和污損的，要第一時間進行追查。

（四）應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

在信息時代背景下，為公證文書檔案的利用提供了更多的途徑。公證機關(guān)要通過采取各種現(xiàn)代化手段，利用計算機等現(xiàn)代設(shè)備，實現(xiàn)對公證文書檔案的存儲、檢索和統(tǒng)計分析等，逐步轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式，提升公證文書檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化水平[4]。這需要公證機關(guān)逐步增加投入力度，盡快配置必須的現(xiàn)代設(shè)備，如計算機、復(fù)印機、掃描儀、打印機和刻錄儀等，并通過實行辦公自動化，逐步提升公證文書檔案管理工作效率，讓其得到有效利用。這樣在利用公證文書檔案的過程中，才可以提升檢索的速度，及時將檔案材料提供給利用者，減少他們等待的時間，讓整個公證文書檔案利用過程變得高效、便捷。

3 結(jié)語

總之，公證文書檔案能夠?qū)⒐C活動如實反映出來，在維護當(dāng)事人合法權(quán)益和保障公證效力上發(fā)揮著重要的作用。對此，公證機關(guān)要引起高度重視，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加強公證文書檔案管理工作，主要內(nèi)容包括收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等。在公證文書檔案管理工作中，每個環(huán)節(jié)都要堅持認真負責(zé)的態(tài)度，實行規(guī)范化管理，提高公證文書檔案的利用率，確保其應(yīng)有價值得到體現(xiàn)。

參考文獻

[1]肖春霞.文書檔案現(xiàn)代化管理策略分析[J].城建檔案，2016，（08）：72-73.

[2]李文航.如何加強公證文書檔案的歸檔管理[J].中國公證，2015，（05）：53-54.

[3]李文航.公證檔案信息化建設(shè)存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2014，（05）：84.

[4]常鵬飛.公證檔案的管理與作用[J].陜西檔案，2014，（03）：31.