李文芬

摘 要：檔案信息化建設(shè)是眾多信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案部門參與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的具體表現(xiàn)，也是檔案部門進(jìn)一步深化改革，推動(dòng)科技發(fā)展，提高服務(wù)效率的必然選擇，因此本文主要論述了檔案管理信息化建設(shè)的含義、作用以及檔案管理信息化建設(shè)的不足和對(duì)策。

1 引言

科技發(fā)展日新月異，信息化的浪潮席卷全球，它在悄悄的影響著我們的生活工作，也同樣延伸到檔案管理方面，檔案信息化已經(jīng)是大勢(shì)所趨，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的日益更新，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛應(yīng)用使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了天翻地覆的變化，而變革的目的是為了更好的適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展以滿足社會(huì)服務(wù)的需要。正如十七大報(bào)告中指出的 “信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。中國(guó)已經(jīng)將信息化建設(shè)列為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的首要內(nèi)容。檔案工作必須盡快跟上社會(huì)發(fā)展的要求。

檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。在信息時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。

（一）檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享

檔案是人類活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，屬于國(guó)家信息重要的組成部分，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案作為原生信息源，越來(lái)越被社會(huì)所利用，加快檔案資源信息化的步伐，是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)全球一體化的新形勢(shì)下發(fā)展的必然要求，是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的現(xiàn)實(shí)需要，檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開(kāi)發(fā)、利用、保存和傳遞。消除了各個(gè)信息使用者互相共享資源的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的高度共享。

（二）檔案管理信息化可以大大提高工作效率

傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管和利用，投入大量的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)在信息技術(shù)和通訊技術(shù)高速發(fā)展的今天凸顯弊端，檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲(chǔ)存量，提高了檔案管理的工作效率，還節(jié)約了大量的資源，有力促進(jìn)了節(jié)約型社會(huì)的建設(shè)。

（三）檔案管理信息化是適應(yīng)社會(huì)改革的必然要求

隨著人類生活水平和文化水平的提高，人類的文化需求也越來(lái)越高，檔案本身的作用也隨著社會(huì)的進(jìn)步和人類思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅僅停留在查找和借閱方面，而是可以和文化教育、社會(huì)休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求，面對(duì)檔案管理的新需求，必須沖破接檔案，管檔案的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，使其與社會(huì)整體發(fā)展協(xié)調(diào)一致，同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

2 檔案管理信息化建設(shè)的不足

檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)。很多單位對(duì)此有所忽視。常見(jiàn)一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備，信息資源建設(shè)投入幾乎沒(méi)有或者很少。在中等規(guī)模的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)中，正確的資金投入大致比例應(yīng)當(dāng)是硬設(shè)備占40%，軟件20%，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定和應(yīng)用模式調(diào)整占10%，信息資源建設(shè)占30%。經(jīng)實(shí)際調(diào)查多數(shù)單位未能達(dá)到上述指標(biāo)，致使不少單位設(shè)備幾次更新，但信息化的應(yīng)用成果一直未見(jiàn)到的原因。

在國(guó)內(nèi)，檔案信息化工作總體是起步早，發(fā)展慢的形勢(shì)，各地各級(jí)檔案信息化水平參差不齊，在這種大環(huán)境下，20世紀(jì)90年代中期，檔案部門零星的配備了計(jì)算機(jī)，開(kāi)始建立題錄式數(shù)據(jù)庫(kù)，由于軟件功能不完善和檔案人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不足，使檔案信息化難以發(fā)展，并且缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，許多部門子建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，只重視發(fā)展先進(jìn)設(shè)備，和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性方面存在很大的不足，檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一，這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

目前存在一個(gè)普遍的共同問(wèn)題，老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論，原則，方法和技術(shù)已經(jīng)熟記于心，而年輕的檔案管理員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通訊技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，管理原則和管理環(huán)節(jié)懂的太少，目前各單位檔案部門的檔案管理人員既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，這些問(wèn)題的存在都制約著整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。數(shù)據(jù)保護(hù)也同樣存在著危險(xiǎn)，目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)的角度只能被動(dòng)的解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)全面的規(guī)范保障數(shù)據(jù)安全，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能安全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)的所在。

3 對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)不足提出的對(duì)策

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為最終目的，在現(xiàn)代化的檔案信息化管理工作中，要樹(shù)立實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的社會(huì)化服務(wù)的理念，主要是將龐雜的數(shù)據(jù)資料，運(yùn)用到信息化的管理手段進(jìn)行有效的整理、儲(chǔ)存。便于日后的檔案管理，在此過(guò)程中運(yùn)用現(xiàn)代信息化的管理手段建立一個(gè)良性循環(huán)的數(shù)據(jù)環(huán)境，為所在的單位的各項(xiàng)應(yīng)用提供理論資料基礎(chǔ)。

（二）轉(zhuǎn)變思想觀念，飛速發(fā)展的信息化社會(huì)要求檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下網(wǎng)上信息資源已經(jīng)成為人們獲取知識(shí)與信息的一個(gè)重要渠道，如果檔案管理部門還是閉封式將會(huì)失去檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，所以，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)思想觀念的轉(zhuǎn)變，要求全面更新思想和樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念。

（三）在檔案信息化管理要提高技術(shù)水平，檔案信息化管理工作，不管是全面展開(kāi)還是全面建設(shè)，離不開(kāi)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息技術(shù)支撐，這就要求在檔案信息化建設(shè)需要很強(qiáng)的建設(shè)性基礎(chǔ)，隨著管理工作的的推進(jìn)也需要攻克一系列問(wèn)題，和克服一些技術(shù)威脅，檔案信息化管理要在開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，實(shí)現(xiàn)其資源信息共享，和實(shí)現(xiàn)信息化服務(wù)，要求在檔案信息化建設(shè)中達(dá)到智能搜索，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的潛在威脅，提供的智能搜索功能還需要相關(guān)技術(shù)支持，達(dá)到進(jìn)一步的完善，保證檔案保密性能和安全性能。

（四）盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，建立資源配置合理，利用方便和特色突出的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立資源配置合理，利用方便和特色突出的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案業(yè)務(wù)信息化的前提。在檔案信息化管理中要深入開(kāi)發(fā)檔案信息。

（五）增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的責(zé)任感，推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)，這是一項(xiàng)必須長(zhǎng)期堅(jiān)持和任務(wù)繁重的工作，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，要求增強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)的責(zé)任感與緊迫感，通過(guò)管理人員共同努力來(lái)做好檔案信息化建設(shè)的全面落實(shí)與開(kāi)展工作。

（六）引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，改變檔案管理系統(tǒng)素質(zhì)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新的工作需求，對(duì)檔案管理工作的員工加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，構(gòu)建三級(jí)服務(wù)體系，（單位內(nèi)部、行業(yè)內(nèi)部、面向世界），盡快建立局域網(wǎng)，著力加快數(shù)安化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源庫(kù)。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而有用的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，應(yīng)該堅(jiān)持量力而行，循序漸進(jìn)，實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

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