葛玉梅+韓尚男

摘 要：醫(yī)院檔案，包含醫(yī)院整體工作內(nèi)容，所以通過(guò)這些數(shù)據(jù)資料快速得到醫(yī)院的相關(guān)狀況。然而目前由于檔案管理的缺乏，人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還存在一定的缺陷，這也直接導(dǎo)致很多醫(yī)院當(dāng)前依然采用一些比較傳統(tǒng)的檔案管理模式。然而在這樣一個(gè)信息快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理模式必須發(fā)生改變。本文主要通過(guò)分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題，為醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)、合理，提出相關(guān)改革措施。

關(guān)鍵字：醫(yī)院檔案；檔案管理；管理模式

1 前言

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資料中包含了醫(yī)院工作中的很多重要內(nèi)容，是對(duì)醫(yī)院整體內(nèi)容的存儲(chǔ)，通過(guò)這些檔案數(shù)據(jù)即可以看到醫(yī)院的發(fā)展，也能夠分析出相關(guān)醫(yī)學(xué)技術(shù)的變革，而且通過(guò)深度加工這些數(shù)據(jù)資料之后，還能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層提供一些決策支持信息。因此，在議員中建立檔案管理制度是十分重要的。然而，現(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理中還存在許多問(wèn)題。因此，本文通過(guò)深入分析當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對(duì)這些存在的問(wèn)題提出相關(guān)的改革措施。

2 醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院作為一個(gè)涉及到眾多群體的機(jī)構(gòu)，建立一個(gè)系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度是非常有必要也是非常重要的。一般的醫(yī)院檔案管理包括：醫(yī)院從成立到現(xiàn)如今的發(fā)展歷史記錄、基礎(chǔ)建設(shè)信息存檔、醫(yī)院內(nèi)部人士信息等。另外，通過(guò)醫(yī)院的檔案管理資料，可以監(jiān)控和分析出醫(yī)院的發(fā)展歷史，醫(yī)院的工作效率改變等，而且非常方便相關(guān)人員查看檔案資料信息。比如設(shè)備檔案信息，相關(guān)人員可以非?？焖俚牧私獾皆O(shè)備的型號(hào)、性能等，及時(shí)的對(duì)一些老舊或者損壞的設(shè)備給予更新?lián)Q代，保障整個(gè)醫(yī)院能夠快速、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，對(duì)醫(yī)院建立全方位的檔案管理是非常重要的。

3 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 缺乏足夠的檔案意識(shí)

雖然信息化時(shí)代已經(jīng)發(fā)展了很長(zhǎng)一段時(shí)間，但是在醫(yī)院中，依然有很多科室的工作人員甚至是領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為其并沒(méi)有實(shí)際的價(jià)值，所以沒(méi)有給出足夠的重視。這也直接導(dǎo)致一些工作人員，在日常的工作中并不注意相關(guān)資料的收集，因此使得很多信息無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄在案，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的正確性和價(jià)值。這也會(huì)使得后期對(duì)醫(yī)院整個(gè)內(nèi)部狀況無(wú)法做出及時(shí)的評(píng)估和調(diào)整，不利于管理決策層根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況做出正確的判斷。

3.2 檔案材料不齊

通過(guò)相關(guān)調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院的檔案材料并不齊全。這主要是由于兩方面的原因造成的：一個(gè)是由于相關(guān)單位并未填寫(xiě)或者上報(bào)真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全的檔案資料。因?yàn)獒t(yī)院檔案管理中涉及到的部門(mén)眾多，而且部分工作人員由于未建立正確的檔案價(jià)值觀，因此在填寫(xiě)、整理相關(guān)檔案資料時(shí)，會(huì)導(dǎo)致很多重要信息的缺失、遺漏。另一個(gè)就是一些工作人員在閱讀檔案資料時(shí)，可能處于無(wú)心的舉動(dòng)，導(dǎo)致檔案資料缺失甚至是忘記歸還等，都會(huì)導(dǎo)致檔案資料的殘缺不全。

3.3 缺乏有效的管理制度

由于許多醫(yī)院并未從根本上認(rèn)識(shí)到醫(yī)院的哪敢管理的重要性，因此在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中也不注重檔案管理制度是否合理，更不用說(shuō)有效的監(jiān)督管理機(jī)制來(lái)約束和健全檔案管理制度。在相關(guān)檔案的格式、內(nèi)容等方面缺乏統(tǒng)一的要求，整體工作狀態(tài)比較隨意。甚至在有些地方，對(duì)檔案資料依然采用傳統(tǒng)的手工記錄的方式。這種方式不僅非常不利于快速查找，而且浪費(fèi)資源。另外，針對(duì)檔案的收集工作缺乏科學(xué)的過(guò)程，檔案管理水平亟待提高。

3.4 專業(yè)檔案管理人員的缺失

目前，除了一些非常大型的醫(yī)院之外，很多醫(yī)院里并沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員，一般由醫(yī)院科室內(nèi)部的員工兼任。但所謂“術(shù)有專攻”，因此這些科室的工作人員本身并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，所以實(shí)際建立、獲取的檔案資料十分不規(guī)范，非常不利于后期資料的查找，而且也不具備相應(yīng)的參考價(jià)值，失去了檔案本身所具有的獨(dú)特意義。

4 醫(yī)院檔案管理模式改革探討

4.1 檔案資料數(shù)字化

目前計(jì)算機(jī)已經(jīng)深入到我們生活、工作的方方面面，因此在醫(yī)院檔案管理中也是非常有必要采取信息化模式，將這些檔案資料數(shù)字化，這既是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，也提高了檔案管理人員的工作效率。由于長(zhǎng)期以來(lái)，在人們的心目中對(duì)檔案資料管理的重視程度比較低，因此對(duì)檔案管理的方式也比較落后，而且在實(shí)際的調(diào)查中也能夠發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)的管理辦法。然而，在現(xiàn)在這樣一個(gè)信息時(shí)代，信息存儲(chǔ)更加方便快捷的時(shí)代，檔案資料管理必須轉(zhuǎn)型，必須與時(shí)代接軌，才能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)人們的實(shí)際需求。

另外，檔案資料數(shù)字化，也有助于根據(jù)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行深度分析。比如通過(guò)建立設(shè)備檔案資料信息系統(tǒng)，包括設(shè)備的年代、功能、價(jià)格等信息。一旦某臺(tái)設(shè)備出現(xiàn)故障，可以及時(shí)的在信息系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)標(biāo)記，當(dāng)設(shè)備數(shù)量達(dá)到預(yù)先設(shè)定的閾值時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)報(bào)警，可以及時(shí)的提醒相關(guān)人員調(diào)整當(dāng)前的設(shè)備數(shù)量，對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修或更新?lián)Q代等，而這些都是傳統(tǒng)的管理方式無(wú)法提供的服務(wù)。

4.2 檔案管理人員專業(yè)化

在醫(yī)院中設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)是非常重要也是十分有必要的。另外針對(duì)檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)化培訓(xùn)，提高其對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，當(dāng)然最好是能夠聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。然而對(duì)于很多醫(yī)院并不具備設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)或者聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，但可以針對(duì)當(dāng)前涉及到檔案管理的工作人員應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)。另外，為了進(jìn)一步調(diào)動(dòng)整個(gè)醫(yī)院工作人員對(duì)于檔案資料的重視，也為了建立和手機(jī)更加規(guī)范化的檔案資料，可以針對(duì)所需檔案資料制定一個(gè)比較具體、詳細(xì)的說(shuō)明，并開(kāi)展員工相關(guān)內(nèi)容學(xué)習(xí)，培養(yǎng)每位職工的檔案意識(shí)。這樣會(huì)使得后期檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及收集效率都得到答復(fù)的調(diào)高，只有這樣的數(shù)據(jù)資料才具有研究?jī)r(jià)值，才能夠?yàn)闆Q策層提供決策依據(jù)。

4.3 檔案管理制度規(guī)范化

因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)資料對(duì)了解醫(yī)院的整體情況非常重要，因此需要建立非常規(guī)范的檔案管理制度，只有這樣才能夠得到更具有價(jià)值的檔案資料。首先需要簡(jiǎn)歷有效的監(jiān)督管理機(jī)制，明確檔案管理人員的職責(zé)，以及介于檔案資料人員的職責(zé)，避免檔案資料丟失、不全等狀況的出現(xiàn)。其次，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好帶頭作用。利用這種上行下效的管理辦法，從源頭上改變員工對(duì)于檔案管理的重視程度和認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理制度的有效執(zhí)行。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案資料管理是非常重要的一項(xiàng)工作，尤其是對(duì)于醫(yī)院這種涉及眾多且龐大工作內(nèi)容的場(chǎng)所。然而通過(guò)實(shí)際的調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)我國(guó)目前在醫(yī)院檔案管理中還存在很多的問(wèn)題，依然采用一些比較傳統(tǒng)老舊的管理模式。為了進(jìn)一步錯(cuò)金我國(guó)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，建立更加完善的檔案管理制度，本文提出了諸多改革措施，希望能夠提高工作人員的檔案管理意識(shí)，提高我國(guó)醫(yī)院檔案管理的水平。

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