程良偉+蘭磊

摘 要：快速發(fā)展的信息技術(shù)，使得電子計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用于水文系統(tǒng)中，進(jìn)而產(chǎn)生了大量的電子文件。如今，擺在我們面前的首要任務(wù)便是加強(qiáng)水文基層單位的電子文件管理，使之朝著檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與信息化方面發(fā)展。本文立足于湖北省水文基層單位電子文件管理工作現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)電子文件的管理的具體措施，旨在提升電子文件管理效率與質(zhì)量，促進(jìn)水文基層單位的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：水文基層單位；電子文件；管理

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于水文工作中，進(jìn)而產(chǎn)生了大量的電子文件，比如日常辦公系統(tǒng)、水質(zhì)資料整編系統(tǒng)等均通過(guò)對(duì)水文數(shù)據(jù)的采集、傳輸、接受、分析以及計(jì)算來(lái)產(chǎn)生不同的電子文件，其中囊括文字、圖形、聲音與圖像等。而為了避免信息被更改、丟失，保證單子文件的真實(shí)性、可用性，就需進(jìn)一步加強(qiáng)電子文件管理工作。

1 湖北省水文基層單位電子文件管理工作現(xiàn)狀

（一）對(duì)電子文件重要性認(rèn)識(shí)不足

對(duì)基層水文單位而言，還未充分認(rèn)識(shí)電子文件管理的意義和作用。單位僅僅是將電子文件存儲(chǔ)于硬盤(pán)內(nèi)，而沒(méi)有整理、鑒定與歸檔電子文件。有時(shí)針對(duì)從網(wǎng)上接收的其它單位的來(lái)文，均未備份保存電子文件，只將紙質(zhì)文件打印出來(lái)。另外，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲(chǔ)量不足，進(jìn)而刪除歷史文檔，以致于出現(xiàn)無(wú)檔可存的局面。

（二）電子文件的不安全性帶來(lái)了長(zhǎng)期保存的困難

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，電子文件的不安全因素均極大地影響了電子文件的安全保管與長(zhǎng)期保存，而其中就包括電子文件對(duì)軟件設(shè)備的依賴、不能直讀、數(shù)據(jù)易丟失、信息和載體分離等。若不解決這些問(wèn)題，將會(huì)加大電子文件的管理難度，進(jìn)而對(duì)進(jìn)一步擴(kuò)展與深化辦公自動(dòng)化造成阻礙，丟失大量電子文件。

（三）人員素質(zhì)不能滿足工作需要

電子文件的歸檔和管理，需要文檔人員在擁有一定檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，可對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行熟練掌握，如此方可同現(xiàn)代檔案工作相適應(yīng)。但就實(shí)際情況而言，兼職現(xiàn)象在水文基層單位中較為普遍，相關(guān)檔案管理人員既不精通管理業(yè)務(wù)，也無(wú)法對(duì)計(jì)算機(jī)予以熟練操作。而這也就造成其在實(shí)際工作將有用的文檔刪除，或由于病毒入侵和工作失誤等，損害到數(shù)據(jù)，讓系統(tǒng)趨于奔潰。

2 新時(shí)期加強(qiáng)水文電子文件管理的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，積極推行檔案管理的電子化

日益普及的計(jì)算機(jī)，讓辦公自動(dòng)化成為現(xiàn)實(shí)，進(jìn)而極大地改變了傳統(tǒng)的辦公形式，而這不僅是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，也是社會(huì)進(jìn)步的必然趨勢(shì)[1]。就意義與作用上來(lái)說(shuō)，多媒體形式（包括聲音、圖像）的電子檔案，明顯優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)形式的檔案，極大的便利了之后的查考利用，其既可快速、準(zhǔn)確對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策與各項(xiàng)工作提供憑證與依據(jù)，也能促進(jìn)基層水文單位管理水平的提高，幫助檔案管理人員對(duì)歷史資料、數(shù)據(jù)做出科學(xué)分析。鑒于此，水文基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高電子文件的管理意識(shí)，將其納入重要工作范疇。同時(shí)，檔案部門應(yīng)利用所有可利用的方式，如廣播、單位內(nèi)刊和電視等對(duì)電子文件的重要性進(jìn)行宣傳，促進(jìn)單位電子文件管理意識(shí)的提高。

（二）依靠原紙質(zhì)檔案立卷，做好電子文件管理

目前，水文基層單位的電子文件歸檔不能與紙質(zhì)檔案脫離，雙套制可使電子檔案的真實(shí)性得以保證。因紙質(zhì)文件歸檔已經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，故工作基礎(chǔ)相對(duì)較好，各立卷部門均設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)與立卷人，以對(duì)立卷工程進(jìn)行督促檢查。為此，電子文件歸檔也應(yīng)以人為本，立足于紙質(zhì)檔案立卷，制定一套嚴(yán)格的電子檔案歸檔制度。負(fù)責(zé)歸檔的文書(shū)人員應(yīng)充分熟悉檔案工作，并能夠熟練運(yùn)用計(jì)算和信息系統(tǒng)。

電子文件歸檔較紙質(zhì)檔案而言，其涉及的問(wèn)題更為廣泛，因而也受到諸多因素的制約，若僅依靠檔案部門，勢(shì)必完成的難度非常大，因此充分結(jié)合懂業(yè)務(wù)的文書(shū)部門、網(wǎng)絡(luò)部門和檔案部門，形成多部門聯(lián)動(dòng)，協(xié)調(diào)配合[2]。在鑒定電子檔案工作價(jià)值上，最有發(fā)言權(quán)的無(wú)疑是文書(shū)部門，其對(duì)紙質(zhì)檔案的分類歸檔十分熟悉；而檔案部門則負(fù)責(zé)對(duì)歸檔的原則、方法予以掌握，了解全局，起把關(guān)與統(tǒng)籌作用；網(wǎng)絡(luò)管理人員可對(duì)信息管理管理進(jìn)行設(shè)計(jì)與維護(hù)，并對(duì)電子信息進(jìn)行管理，這三者在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化工作中具有至關(guān)重要的作用。所以三部門應(yīng)相互滲透職能，將各自優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，以保證電子文檔的質(zhì)量。

（三）監(jiān)督電子文件形成的全過(guò)程，保證信息的完整與安全

電子文件在形成過(guò)程中常被修改與補(bǔ)充，且一般都不著痕跡，一旦覆蓋了一些具有重要保存價(jià)值的信息，要恢復(fù)起來(lái)就非常困難，進(jìn)而影響到以后的利用[3]。通常電子文件都形成于業(yè)務(wù)部門中，若業(yè)務(wù)人員未對(duì)草稿性電子文件的重要性有一充分認(rèn)識(shí)，或者鑒別不準(zhǔn)確，就需要檔案部門對(duì)其予以監(jiān)督與指導(dǎo)，且對(duì)電子文件的形成規(guī)律與過(guò)程做到主動(dòng)了解與掌握，監(jiān)督從電子文件的設(shè)計(jì)階段便開(kāi)始，并在處理電子文件的全過(guò)程中充分體現(xiàn)收集、積累、整理、歸檔，將其當(dāng)做一項(xiàng)經(jīng)常性工作來(lái)做。如此既可使電子文件的原始與真實(shí)得到保證，也不會(huì)對(duì)其系統(tǒng)與完整進(jìn)行破壞，對(duì)電子文件的安全起到保護(hù)作用。

（四）注重計(jì)算機(jī)軟硬件的安全

計(jì)算機(jī)安全是電子文件安全的基礎(chǔ)，由于電子文件均儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)中，因而不僅要對(duì)計(jì)算機(jī)的安全予以保存，防止病毒入侵和硬件上破壞，也要對(duì)電子文件的數(shù)據(jù)安全引起重視，以免被人為修改。由于涉及到保密問(wèn)題，因而水文基層單位的電子文件不宜公開(kāi)，而文件生效的主要標(biāo)志就是印章與簽署，所以在現(xiàn)有技術(shù)條件下，仍需以紙質(zhì)形式保存部分具有憑證作用與法律效力的文件。因?yàn)殡娮游募d體與信息技術(shù)存在一定的不穩(wěn)定性，加之電子文件容易被修改，所以把重要的電子文件以硬盤(pán)的形式拷貝存檔就很有必要，以使數(shù)據(jù)安全得到保障。水文基層單位針對(duì)局發(fā)文就可采用電子歸檔，歸檔過(guò)程應(yīng)對(duì)安全與保密予以重視，制成光盤(pán)妥善保存。檔案部門應(yīng)將相應(yīng)的電子文件的編碼與存址清楚標(biāo)注在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中。同時(shí)為了方便之后利用時(shí)參照互補(bǔ)，也需將相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址清楚注明在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中。

（五）提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

目前，電子檔案管理的首要任務(wù)便是加強(qiáng)培訓(xùn)檔案人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，促進(jìn)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。檔案人員既要對(duì)有關(guān)檔案管理的規(guī)范要、理論知識(shí)和日常管理工作有一全面掌握，且相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)也是必備的。同時(shí)需對(duì)文字處理、排版、文郵件的收發(fā)做到熟練操作，還應(yīng)會(huì)處理與操作對(duì)媒體文件（包括聲音與圖像），將一些平常的管理維護(hù)工作落到實(shí)處。檔案部門可針對(duì)這一方面展開(kāi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案人員以分期分批的形式培訓(xùn)電子文件與電子檔案管理相關(guān)的內(nèi)容；并組織檔案人員走出去學(xué)習(xí)借鑒其它單位的電子文件和電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)；同時(shí)召開(kāi)電子文件和電子檔案管理現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，對(duì)這方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)予以推廣，以促進(jìn)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代水文工作中大量產(chǎn)生的電子文件，使得水文基層單位開(kāi)始重視電子文件的管理，加強(qiáng)電子文件管理可有助于水文信息更好的服務(wù)社會(huì)，同時(shí)以優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)助力水資源開(kāi)發(fā)利用、防汛抗旱等決策的制定。

參考文獻(xiàn)

[1]路雄英. 芻議信息化環(huán)境下電子文件管理[J]. 浙江國(guó)土資源，2014，（07）：34-35.

[2]劉越男. 我國(guó)電子文件管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策[J]. 電子政務(wù)，2010，（06）：10-16.

[3]李曉龍. 淺論基層單位電子文件歸檔[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2016，（04）：46.