蔡如智

摘 要：檔案管理并非一成不變，需要堅(jiān)持與時俱進(jìn)，以便適應(yīng)社會發(fā)展形勢的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，因此，對檔案管理工作進(jìn)行思考，分析檔案管理工作中存在的問題與不足顯得尤為重要，能夠?yàn)闄n案管理的規(guī)范化創(chuàng)造條件，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)管理人員的使命感與責(zé)任感，激發(fā)管理人員的工作熱情，使檔案管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化道路。

關(guān)鍵詞：農(nóng)場；檔案管理；規(guī)范化工作；思考

檔案是人們把握客觀規(guī)律的依據(jù)，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，當(dāng)前，檔案工作已經(jīng)滲入到生活的各個方面，在推動精神文明建設(shè)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展方面發(fā)揮了重要的作用。對檔案工作的順利實(shí)施進(jìn)行思考，加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)途徑，具有重要的價值。本文以農(nóng)場為例，研究實(shí)現(xiàn)農(nóng)場檔案管理規(guī)范化的措施，淺談自己對檔案管理規(guī)范化的看法。

1 農(nóng)場檔案管理現(xiàn)狀

農(nóng)場一般都設(shè)有檔案管理室，主要包括科技檔案、專門檔案、文書檔案等，加強(qiáng)檔案管理，保證農(nóng)場檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化至關(guān)重要，但是當(dāng)前，農(nóng)場檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，主要存在以下幾點(diǎn)問題，第一，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，當(dāng)前，檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍不高，再加上檔案部門對檔案管理人員的要求較低，檔案管理人員只需要具備一定的知識文化即可，對檔案管理人員的檔案收集與管理能力、檔案管理知識都不做要求，致使檔案管理人員綜合能力較差，管理水平不佳。第二，檔案室建筑面積較小，可以存放的檔案資料有限，無法保證檔案資料的質(zhì)量與數(shù)量，容易出現(xiàn)檔案資料不全問題，為檔案的規(guī)范化管理造成阻礙。第三，檔案信息化工作落實(shí)不到位，剛剛起步，檔案管理工作需要結(jié)合先進(jìn)技術(shù)，加大研究力度，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、規(guī)范化管理，但是當(dāng)前，檔案信息化工作落實(shí)效果不佳，無法提高檔案管理水平，影響了檔案管理工作的開展實(shí)施[1]。第四，農(nóng)場檔案部門的硬件設(shè)施仍需加強(qiáng)，缺乏計(jì)算機(jī)、檔案柜等專用工具，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，檔案管理工具陳舊。

2 實(shí)現(xiàn)農(nóng)場檔案管理規(guī)范化的措施

2.1 推行責(zé)任追究制

責(zé)任追究制可以有效規(guī)范檔案管理人員的行為，盡最大可能降低檔案丟失、泄露、改動等問題的發(fā)生幾率，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，因而，制定嚴(yán)格的制度，推行責(zé)任追究制尤為重要。推行責(zé)任追究制可以使檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定辦事，在進(jìn)行檔案查閱、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收時做好登記工作，嚴(yán)格按照相關(guān)手續(xù)進(jìn)行，對檔案泄密、涂改等行為進(jìn)行有效的制約[2]。嚴(yán)格制度，推行責(zé)任追究制需要注意以下幾點(diǎn)，第一，做好部門協(xié)作工作，除特殊情況外，任何單位、任何個人，都需要自己到檔案部門進(jìn)行檔案查閱，不給他人偽造、涂改、銷毀檔案的機(jī)會。第二，進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出時，必須對檔案進(jìn)行密封，蓋好密封章時才能轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出。第三，借閱檔案資料時，需要經(jīng)雙方領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才可借閱，在未經(jīng)雙方領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而借閱的情況下，一旦出現(xiàn)問題，需要由檔案管理者承擔(dān)責(zé)任。

2.2 做好檔案的基礎(chǔ)建設(shè)工作

做好檔案的基礎(chǔ)建設(shè)工作，需要做到以下幾點(diǎn)，第一，加大對硬件建設(shè)的重視程度，將檔案工作經(jīng)費(fèi)列為財(cái)務(wù)運(yùn)算，加大資金投入，為檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作的開展創(chuàng)造有利條件，保證基礎(chǔ)建設(shè)工作具有足夠的資金支持。第二，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，不再單單依靠檔案庫層進(jìn)行傳統(tǒng)管理，需要配置現(xiàn)代化檔案管理工具，創(chuàng)造有利的檔案管理環(huán)境，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理創(chuàng)造有利的條件。第三，安裝檔案綜合管理系統(tǒng)軟件，對檔案進(jìn)行信息化管理，將檔案錄入到計(jì)算機(jī)中，為計(jì)算機(jī)的規(guī)范化管理做好準(zhǔn)備，由于通過計(jì)算機(jī)檢索，能夠在大量檔案信息中獲得有用信息，有效進(jìn)行檔案室文件的查閱，為群眾查閱檔案、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供幫助，因此，做好檔案的基礎(chǔ)建設(shè)工作尤為重要，是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要途徑。

2.3 注重檔案收集與整理工作

檔案包含多方面內(nèi)容，不僅包括學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、聘任還包括考核、考察、各種培訓(xùn)，繁雜的內(nèi)容為檔案管理增加了難度，也為檔案的收集與整理帶來了挑戰(zhàn)，提出了更高的要求，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理首先就需要做到對檔案材料進(jìn)行有效的收集與整理，因而，注重檔案收集與整理工作十分重要。注重檔案收集與整理工作需要注意以下幾方面問題，首先，檔案管理人員需要及時進(jìn)行材料催收，即對相關(guān)單位部門催收與檔案有關(guān)的材料，在材料齊全的情況下，檔案管理人員才能有效進(jìn)行檔案管理與整理。其次，檔案部門需要建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，在檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)框架下，隨時收集材料，及時將檔案上交給相關(guān)部門。最后，檔案管理人員必須對檔案材料進(jìn)行認(rèn)真的整理，確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性，保證檔案質(zhì)量，在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員在按照國家規(guī)定，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，完成檔案收集整理過程。檔案收集與整理，是檔案規(guī)范化管理的基本前提，注重檔案收集與整理工作，具有重要的作用與價值。

2.4 規(guī)范文書處理工作

文書處理是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，由于文書是檔案的來源，檔案與文書息息相關(guān)，因此，做好文書管理工作，保證文書的準(zhǔn)確性與規(guī)范性尤為重要，保證文書處理的規(guī)范性是實(shí)現(xiàn)農(nóng)場檔案管理工作規(guī)范開展的基本前提條件[3]。規(guī)范文書處理工作需要注意以下問題，第一，強(qiáng)化思維意識，樹立文書管理需要系統(tǒng)化、規(guī)范化的思想，思想指導(dǎo)行為，可以保證文書處理工作的順利開展。第二，文書的尺寸規(guī)格需要統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，需要符合國家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。例如，在排版時，排版形式主要為橫排、橫寫，裝訂需要從左邊裝訂。第三，文書的自己需要清晰牢固，需要使用不易褪色的筆種進(jìn)行書寫，保證文書質(zhì)量，以免文書字跡不清，造成檔案信息錯誤。第四，檢查公文是否履行簽發(fā)手續(xù)，標(biāo)題、主送單位、落款、日期、抄送單位等是否準(zhǔn)確[4]。

2.5 利用多種手段保證工作程序與方法的規(guī)范化

為保證工作程序與方法的規(guī)范化、提高基礎(chǔ)工作能力，需要對農(nóng)場檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，合理利用信息技術(shù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等，保證檔案管理程序與方法的規(guī)范化。檔案管理規(guī)范化首先需要全面普查案卷，對檔案信息進(jìn)行大致了解，以免在整理時出現(xiàn)疏漏，影響管理效果。其次，需要對檔案進(jìn)行重新組合，將組卷較厚、內(nèi)容龐雜的案卷進(jìn)行重新整理、組合，優(yōu)化館藏，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，保證檔案管理的規(guī)范化，提高檔案的利用率。最后，結(jié)合農(nóng)場的實(shí)際規(guī)范，進(jìn)行檔案著錄工作，此外，還需要對檔案的標(biāo)題進(jìn)行規(guī)范化處理，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分好，以達(dá)到保證檢索查準(zhǔn)率的目的[5]。由此可見，利用多種手段，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，是保證工作程序與方法規(guī)范化的有效途徑，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵。

3 總結(jié)

規(guī)范化的檔案管理工作，能夠提升農(nóng)場的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的內(nèi)在價值，為農(nóng)場的進(jìn)步與發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，因此，保證檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化具有重要意義，能夠促進(jìn)檔案工作的改革與創(chuàng)新，提高檔案管理質(zhì)量，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

參考文獻(xiàn)

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[5]王莉.關(guān)于檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江史志，2011，（14）：46+51.