陳藝璇

【摘要】公務(wù)文書(shū)出于其特有的基本功能——信息記載功能，具有不同的作用。文書(shū)工作，是辦理公務(wù)文書(shū)的工作，為了工作的順利開(kāi)展，需要遵循一定的原則。文書(shū)工作的原則與文書(shū)的作用有著密切聯(lián)系，可以說(shuō)，文書(shū)的作用是文書(shū)工作原則的基礎(chǔ)與出發(fā)點(diǎn)。

【關(guān)鍵字】文書(shū)；文書(shū)作用；文書(shū)工作；文書(shū)工作原則

文書(shū)，是使用某些特定的技術(shù)手段在某種載體上的信息記載，所以信息記載是文書(shū)的基本功能。文書(shū)因?yàn)槠渌涊d的內(nèi)容、使用的場(chǎng)所以及在其生命周期所處階段的不同而具有許多不同的作用。這些作用的立足點(diǎn)都是信息記載這個(gè)基本功能，是信息記載功能在不同方面的不同體現(xiàn)。

文書(shū)工作，是社會(huì)組織中的文書(shū)工作機(jī)構(gòu)及其工作人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過(guò)一系列前后相繼、環(huán)環(huán)相扣的環(huán)節(jié)，完成文書(shū)的制作、辦理和管理，最后為組織工作服務(wù)的工作。文書(shū)工作的原則是社會(huì)組織進(jìn)行辦文工作時(shí)必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，是使文書(shū)工作科學(xué)高效、井然有序的運(yùn)行的基礎(chǔ)。需要注意的是，這里的文書(shū)工作中所指的文書(shū)，僅僅是指公務(wù)文書(shū)，文書(shū)工作實(shí)際上是“公文處理工作”，或者在機(jī)關(guān)中被稱為“辦文”、“辦文工作”。私人文書(shū)的辦理比起公務(wù)文書(shū)要更加靈活，并沒(méi)有硬性的程序和要求，也沒(méi)有系統(tǒng)的理論概括，因此不在本文討論范圍之內(nèi)。

文書(shū)的第一個(gè)作用是規(guī)范作用。文書(shū)的內(nèi)容是由文書(shū)作者決定的，是作者意志的體現(xiàn)。當(dāng)國(guó)家或代表國(guó)家的機(jī)構(gòu)作為文書(shū)作者時(shí)，文書(shū)就是法律法規(guī)；當(dāng)組織或組織領(lǐng)導(dǎo)作為文書(shū)作者時(shí)，文書(shū)就是一份指令或者規(guī)章。上述這兩點(diǎn)就是文書(shū)的規(guī)范作用的體現(xiàn)。國(guó)家或國(guó)家機(jī)構(gòu)（主要是立法部門或權(quán)力部門）制定的具有法規(guī)性質(zhì)的公文，是對(duì)一定社會(huì)組織的管理范圍甚至全國(guó)范圍都有強(qiáng)制性的。以組織或者組織領(lǐng)導(dǎo)者的名義發(fā)布的公文，是其權(quán)力的象征，組織的下級(jí)及成員必須接受和遵守?？梢悦黠@看出來(lái)，作者的意志通過(guò)文書(shū)的內(nèi)容表現(xiàn)出來(lái)，然后用文書(shū)的形式加以規(guī)范和約束。至于當(dāng)文書(shū)作者為個(gè)人時(shí)，其體現(xiàn)的規(guī)范作用并不是很明顯。在文書(shū)工作的原則中與之相對(duì)應(yīng)的，是準(zhǔn)確原則。公文的準(zhǔn)確原則與規(guī)范作用的結(jié)合表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是公文內(nèi)容要準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并且符合客觀實(shí)際。二是公文的文字表達(dá)要準(zhǔn)確無(wú)誤，避免歧義。也正是因?yàn)槲臅?shū)實(shí)際上具有十分嚴(yán)肅的規(guī)范作用，所以要求公文辦理必須做到精準(zhǔn)正確，避免錯(cuò)誤的發(fā)生。

文書(shū)的第二個(gè)作用是指導(dǎo)作用，主要以公文的下行文的方式體現(xiàn)?！跋滦形氖巧霞?jí)組織對(duì)下級(jí)組織或人民群眾給予指揮、命令、指導(dǎo)和指示時(shí)使用的公文?！边@一點(diǎn)和規(guī)范作用里提到的作者為組織或組織領(lǐng)導(dǎo)時(shí)的文書(shū)很像，但是實(shí)際上，指導(dǎo)作用里的文書(shū)縮小了范圍，主要指公文里的下行文，體現(xiàn)的是在組織管理中的“領(lǐng)導(dǎo)”和“計(jì)劃”的這一過(guò)程。與指導(dǎo)作用相對(duì)應(yīng)的，也是準(zhǔn)確原則。既然要具有指導(dǎo)意義，那么也就意味著需要用正確的思想意志進(jìn)行指導(dǎo)。

第三個(gè)作用是聯(lián)絡(luò)作用，這里首先體現(xiàn)的是，文書(shū)的基本功能——信息記載，同時(shí)，文書(shū)的定義里最基本的一條就是：文書(shū)的作者是從事社會(huì)活動(dòng)的人。要求文書(shū)作者是從事社會(huì)活動(dòng)的人這一點(diǎn)是在文書(shū)的強(qiáng)調(diào)社會(huì)活動(dòng)。處在社會(huì)組織里的人離不開(kāi)與他人和外界的溝通交流，這就要求文書(shū)具有聯(lián)絡(luò)作用，其實(shí)就是傳遞信息、溝通交流、聯(lián)絡(luò)組織和個(gè)人的作用，無(wú)論是公務(wù)文書(shū)還是私人文書(shū)，這個(gè)作用都很重要?；诼?lián)絡(luò)作用中文書(shū)傳遞信息的作用，文書(shū)工作具有很強(qiáng)的時(shí)效性，要求文書(shū)工作遵循及時(shí)原則，讓組織之間以及組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的信息及時(shí)傳遞及時(shí)溝通及時(shí)辦理。同時(shí)，文書(shū)工作還應(yīng)當(dāng)遵循精簡(jiǎn)原則，要求控制文書(shū)的數(shù)量，簡(jiǎn)化公文處理程序，提高公文辦理效率。只有將及時(shí)原則和精簡(jiǎn)原則相結(jié)合，才能及時(shí)迅速的傳遞信息，確保社會(huì)組織之間和組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間提高工作效率，及時(shí)辦理事務(wù)，在信息傳遞順暢的基礎(chǔ)上減少工作失誤。

文書(shū)的第四個(gè)作用是憑證作用，無(wú)論是公務(wù)文書(shū)還是私人文書(shū)，無(wú)論是現(xiàn)行的文書(shū)還是辦理完畢的檔案，都具有憑證作用。公文是社會(huì)組織各種公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)完整的記錄，是其發(fā)展的見(jiàn)證，可以在日后進(jìn)行查考或者證實(shí)某些事實(shí)。文書(shū)的另一個(gè)用途是可以用于政治斗爭(zhēng)，作為攻擊、揭露敵人的武器，將敵人的丑惡歷史公之于眾，打擊敵人。但是一定要避免重要的檔案落入敵人之手，反過(guò)來(lái)被敵人威脅。這也就要求公文辦理過(guò)程中要遵循安全原則，或者說(shuō)保密原則，保證公文中涉及政治、國(guó)防、軍事、科技、經(jīng)濟(jì)等方面的機(jī)密內(nèi)容不被泄露，避免對(duì)國(guó)家、機(jī)關(guān)或個(gè)人造成損失。

文書(shū)還有兩個(gè)作用分別是參考作用與教育作用，這兩個(gè)作用也要求了文書(shū)工作中必須遵循準(zhǔn)確原則。后人可以利用保留下來(lái)的文書(shū)進(jìn)行參考和借鑒，也可以將文書(shū)作為宣傳教育的直觀有效的生動(dòng)教材。也就要求了參考和教育作用都必須基于真實(shí)全面的文書(shū)記載，如果文書(shū)內(nèi)容不真實(shí)準(zhǔn)確，那么也就不再具有真正的參考價(jià)值和教育意義。

文書(shū)工作的基礎(chǔ)是文書(shū)，文書(shū)工作原則的出發(fā)點(diǎn)是文書(shū)的作用，文書(shū)的作用與文書(shū)工作的原則是緊密相連的。為了更好的發(fā)揮文書(shū)的作用，便于文書(shū)工作的順利運(yùn)行，才制定了一系列文書(shū)工作的原則。因此，在進(jìn)行文書(shū)工作的時(shí)候，需要時(shí)刻聯(lián)系文書(shū)的作用，遵循文書(shū)工作原則，才能更好完成辦文工作，發(fā)揮文書(shū)具有的各項(xiàng)作用。