肖明珠

摘要：本文探討和分析高校科研檔案的特點及管理現(xiàn)狀，分析目前高?？蒲泄芾泶嬖诘膯栴}，并以廣東藥科大學及廣州大學城檔案管理為例，收集相關數(shù)據(jù)進行分析，以此為基礎提出完善科研檔案管理的建議，以供其他學校參考。

Abstract： This paper explores and analyzes the characteristics and management status of scientific research archives in colleges and universities， analyzes the existing problems of scientific research management in colleges and universities， and analyzes the relevant data by taking the archive management of Guangdong Pharmaceutical University and Guangzhou University City as an example. On this basis， this paper makes proposals for improving the management of scientific research archive management to provide reference for other schools.

關鍵詞：高校；科研檔案；科學研究；管理；建議

Key words： colleges and universities；scientific research archives；scientific research；management；proposals

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）20-0008-02

0 引言

在科研活動中形成的科研檔案是經(jīng)科學整理的具備保存價值的各種形式的記錄?？蒲袡n案記錄了科研活動全部過程與成果，為科學研究和科技服務提供憑證，具有重要的參考作用[1]?？蒲袡n案較文書檔案更具現(xiàn)實性、成套性、專業(yè)性。深化對科研檔案的了解，能夠指導高?？蒲袡n案的科學管理。

1 醫(yī)藥科研檔案管理的重要性

1.1 醫(yī)藥學科研檔案是醫(yī)藥學研究的基礎與條件

繼承前人科研成果，汲取前人科研經(jīng)驗，并基于目前基礎完成創(chuàng)新與發(fā)展，繼承發(fā)揚前人科研碩果需要充分利用檔案資料的信息資源。

1.2 醫(yī)藥學科研檔案是維持醫(yī)藥學研究延續(xù)性的有力工具

以前期工作為基礎，吸取并借鑒前人工作成果，填補前人科研設計漏洞，以前人遺留的關鍵問題為科研對象，進行更深層次的科研工作即為醫(yī)藥學科學研究。

1.3 醫(yī)藥學高?？蒲袡n案有利于推動社會發(fā)展

高校醫(yī)藥學科研檔案能夠完整、真實、準確地記錄相關項目的研究過程，還利于轉(zhuǎn)化和推廣社會醫(yī)藥學科技的發(fā)展。故醫(yī)藥學高?？蒲袡n案管理的加強不僅利于轉(zhuǎn)化醫(yī)藥學科研成果，更有益于積累和利用社會資源。

2 高?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀

2.1 忽視高?？蒲袡n案的作用

科研檔案具有推動高校自身發(fā)展的作用，然而，許多高校科研工作者及相關部門并沒有認識到這一點，導致其歸檔意識不強，體現(xiàn)在：重視科研工作的具體操作、論文發(fā)表、成果推廣與獎項申報，忽視資料歸檔的完整性、連續(xù)性；不愿將科研工作所得的文字、聲像、圖表等各種資科交予檔案室（館）歸檔，認為科研成果屬于個人所有，戒心過重，致使資料難以收集。

2.2 科研檔案制度不健全

目前許多高校存在科研檔案制度不健全的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在：科研檔案管理制度不具體，科研檔案的歸檔范圍與保管期限規(guī)定不明確，沒有針對科研檔案收集、整理、鑒定過程制定具體的制度，影響科研檔案歸檔工作的完整性。部分高校有相關制度，但仍不能起有效的制約作用，例如沒有詳細規(guī)定課題負責人的權利和義務，導致管理制度不能被充分執(zhí)行與落實。

2.3 科研檔案管理人員專業(yè)性低、工作繁重

科研檔案管理工作常由兼職檔案管理人員擔任。許多兼職檔案管理人員沒經(jīng)過檔案工作相關培訓，檔案管理不規(guī)范；科研檔案管理人員兼任其他工作，對檔案管理沒能投入足夠的時間與精力[3]。

近幾年，由于申報、獲準、驗收的科研項目逐年增多，使歸檔工作日益繁重。通過分析廣東藥科大學近3年項目情況，發(fā)現(xiàn)廣藥每年平均申請、獲準、驗收、鑒定、獲獎等項目數(shù)量呈現(xiàn)加倍上升的趨勢（見表1），造成科研資料歸檔工作量大大增加，且由于專職科研檔案管理人員的缺失，造成檔案工作質(zhì)量低下。

2.4 科研材料集中統(tǒng)一管理難度大，歸檔質(zhì)量仍需提高

隨著我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展，科教事業(yè)登上新的臺階，政府部門越發(fā)重視高校的整合、拆分。例如隨著廣州大學城校區(qū)的投入使用（有些學校是主體遷入），辦學條件水平的快速提高，現(xiàn)實存在的問題也逐漸顯現(xiàn)，大學城的建設規(guī)劃導致高校與其附屬院?；驒C構（醫(yī)藥院校的附屬醫(yī)院）相隔過遠，給建檔歸檔增加了難度，科研人員常保留重要的關鍵性技術材料以便研究利用，導致材料收集不夠完整，集中統(tǒng)一管理難以實現(xiàn)。

3 對高?？蒲袡n案管理的一些建議

3.1 建立健全的科研檔案管理制度

為實現(xiàn)科研檔案管理工作的規(guī)范化，高?？蒲泄芾聿块T和檔案管理部門需根據(jù)本單位特點，密切配合，共同建立更加健全的科研檔案管理制度，制定科研檔案的移交、接收、管理、利用等相關的制度，保證高?？蒲袡n案管理的有效性。

3.2 強化高?？蒲泄ぷ髡叩臋n案意識

應加強對科研人員的宣傳教育工作，幫助科研人員認識自己擔負著配合檔案工作者完成科研相關文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責。強化高?？蒲腥藛T的檔案意識，提高歸檔完整度。

3.3 加強科研文件檔案管理的信息化建設和全過程管理

重視電子科研文件管理的規(guī)范化和檔案化，將階段性孤島系統(tǒng)管理變?yōu)檫B貫性集成化管理與網(wǎng)絡化服務；建立由科研項目活動與其管理工作流程集成的全項目期和全文件生命期的動態(tài)管理機制，保障科研活動數(shù)字信息的真實性、可靠性、完整性和長久可用性。

3.4 明確科研檔案歸檔范圍，制定科研檔案歸檔制度

科研檔案包含各類課題的立項申請書、合同書、開題報告、實驗設計、實驗記錄、課題進展報告、課題結題報告、與課題有關的會議紀要以及科研經(jīng)費使用情況記錄等[4]。

在科研檔案管理過程中，對科技處、課題組、學院檔案員、科研秘書等與科研檔案工作相關的部門及人員應明確其相應的科研檔案歸檔范圍?？赏ㄟ^在校園網(wǎng)上公布歸檔要求，幫助相關人員及時了解最新動態(tài)，以便做好科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，促進科研檔案歸檔制度的落實。

4 結束語

規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化的科研檔案管理是高校科研工作的基石，能夠促進高校教育與科研工作的可持續(xù)發(fā)展。利用科研檔案的價值，提高自身的競爭力和綜合實力，實現(xiàn)高校綜合水平的整體突破。高校需要出臺更為完善的管理制度和激勵機制，保證科研工作的正常進行并確保相關資料能夠完整、系統(tǒng)地歸檔，促進科研工作與檔案管理工作進入新臺階。

參考文獻：

[1]汪潔.高?？蒲袡n案管理存在問題及對策研究[J].浙江海洋學院學報（人文科學版），2011，28（01）：94-96.

[2]徐志紅.關于加強高校醫(yī)學科研檔案管理的思考與建議[J].教育教學論壇，2013（15）：10-12.

[3]李海燕，吳志華，王可煒.充分發(fā)揮科技檔案在科研管理中的作用[J].中華醫(yī)院管理雜志，1999（02）：6-8.

[4]高園.高職院?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀及對策[J].南陽師范學院學報，2010，9（4）：123-124.