劉洪梅　梅顥　郭薇

摘要：基于PDCA循環(huán)這一質(zhì)量控制程序，文章結(jié)合外文老報紙篇名數(shù)字化項目外包后數(shù)據(jù)驗收的實踐，就外包后數(shù)據(jù)驗收的標(biāo)準(zhǔn)流程和質(zhì)量監(jiān)控進行了探討，以期對圖書館外文報紙數(shù)據(jù)庫外包質(zhì)量控制和管理提供參考和幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化項目外包；PDCA循環(huán)；標(biāo)準(zhǔn)驗收流程；質(zhì)量控制；外文老報紙篇名 文獻標(biāo)識碼：A

中圖分類號：TP319 文章編號：1009-2374（2017）11-0119-03 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.11.061

1 概述

受人力、物力和財力等因素的影響，為提高制作效率，不少圖書館在建設(shè)特色館藏數(shù)據(jù)庫時，會采取外包的形式給專業(yè)的數(shù)字化生產(chǎn)制作商加工，再由圖書館進行數(shù)據(jù)接收和驗收。由于外包方制作工藝的不完善和加工人員素養(yǎng)的參差不齊，導(dǎo)致在數(shù)字化項目制作過程中存在諸如漏著錄、元數(shù)據(jù)與圖像勾鏈錯誤、篇名類型判斷錯誤、著錄規(guī)則錯誤率高、文字錯誤頻出等問題。為了對外包后的數(shù)字化項目進行有效的質(zhì)量管理和控制，就必須實施全面質(zhì)量管理，按照PDCA循環(huán)這一基本管理程序進行質(zhì)量控制。本文將PDCA循環(huán)的四個步驟應(yīng)用于外文老報紙篇名數(shù)字化項目外包后數(shù)據(jù)驗收的實踐，就外包后數(shù)據(jù)驗收的流程和質(zhì)量監(jiān)控問題進行探討，以期對圖書館外文報紙數(shù)據(jù)庫外包質(zhì)量控制和管理提供參考和幫助。

2 PDCA循環(huán)

PDCA循環(huán)又叫戴明循環(huán)，它最早的雛形是美國統(tǒng)計質(zhì)量控制之父休哈特提出的“計劃-執(zhí)行-檢查（Plan-Do-See）”，后由著名質(zhì)量管理專家戴明博士進一步完善，發(fā)展成為“計劃-執(zhí)行-檢查-處理（Plan-Do-Check/Study-Act）”，成為PDCA循環(huán)，它作為一套科學(xué)系統(tǒng)的思維方法和管理程序，被看作是全面質(zhì)量管理的最基本的工作程序。

PDCA的含義如下：P（Plan）：策劃、計劃；D（Do）：執(zhí)行、實施；C（Check/Study）：檢查、評價、診斷；A（Action）：處理、總結(jié)、提高。詳見圖1。

就應(yīng)用而言，PDCA分別對應(yīng)以下四個階段：

計劃階段：摸清用戶對產(chǎn)品質(zhì)量要求，確定質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量計劃。

執(zhí)行階段：實施計劃階段所規(guī)定的內(nèi)容，根據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行產(chǎn)品設(shè)計、試制、實施，包括進行人員培訓(xùn)。

檢查階段：根據(jù)目標(biāo)和產(chǎn)品要求，檢查執(zhí)行情況，對過程和產(chǎn)品進行監(jiān)視和測量。

處理階段：對總結(jié)檢查結(jié)果進行處理，采取措施鞏固成績，進行標(biāo)準(zhǔn)化，遺留問題和新問題則轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)去改善和提高。

PDCA循環(huán)是周而復(fù)始，螺旋上升，持續(xù)改進的動態(tài)過程，一個循環(huán)結(jié)束，解決一些問題，未解決的問題進入下一個循環(huán)。處理階段是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵。因為處理階段就是標(biāo)準(zhǔn)化和問題總結(jié)，處理存在遺留問題。該階段的重點又在于標(biāo)準(zhǔn)的修訂和完善，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。標(biāo)準(zhǔn)化和制度化是推動PDCA循環(huán)轉(zhuǎn)動向前的根本動力。

3 基于PDCA循環(huán)的外文老報紙篇名數(shù)字化項目驗收流程

3.1 計劃階段：制定驗收計劃，確定驗收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

在項目啟動初期，驗收組需根據(jù)外包方提交的數(shù)據(jù)交付進度表和生產(chǎn)計劃，制定相應(yīng)的驗收計劃，確保項目能如期完工。同時驗收組還需與元數(shù)據(jù)制作部門協(xié)同，制定數(shù)據(jù)制作標(biāo)準(zhǔn)及驗收軟件標(biāo)準(zhǔn)，主要包括以下三個方面：

3.1.1 元數(shù)據(jù)著錄質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。主要涉及圖像處理差錯率、元數(shù)據(jù)著錄規(guī)則差錯率、著錄文字差錯率、元數(shù)據(jù)與圖像的勾鏈無差錯、標(biāo)題中文翻譯數(shù)據(jù)差錯率及版面內(nèi)容元數(shù)據(jù)無漏著等。

3.1.2 數(shù)據(jù)規(guī)范格式。主要涉及單版PDF文件、單版JPG格式圖像、著錄廣告JPG格式圖像、元數(shù)據(jù)著錄信息文件、版面分析信息文件等。交付時包含PIC、TIF、XML、OCR四個目錄，交付數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)樣例如圖2所示：

3.1.3 驗收軟件標(biāo)準(zhǔn)。要求外包方開發(fā)的驗收軟件能按照批次進行圖像和數(shù)據(jù)的驗收，可在局域網(wǎng)內(nèi)部署，多人在線分工進行驗收。

3.2 執(zhí)行階段：培訓(xùn)驗收人員，按批次進行數(shù)據(jù)驗收

3.2.1 對驗收人員進行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括：熟知并掌握中外文老報紙篇名元數(shù)據(jù)（元數(shù)據(jù)：指報紙圖像中有相對明顯物理邊界內(nèi)的內(nèi)容完整的正文、廣告或圖片）著錄規(guī)則、中外文老報紙篇名元數(shù)據(jù)著錄細則以及著錄技術(shù)規(guī)范；學(xué)會熟練運用中英文老報紙驗收軟件進行驗收；學(xué)會熟練運用上海圖書館文獻數(shù)字化及知識制作元平臺進行驗收。

3.2.2 按照批次進行項目驗收。在進行數(shù)據(jù)驗收時分批次進行，首先數(shù)字化項目驗收平臺進行合法性差錯校驗。合法性校驗的主要內(nèi)容包括：（1）XML合法性：XML結(jié)構(gòu)正確性、XML能否解析，XML是否存在勾連錯誤等；（2）XML版面信息著錄與資源表、劃到表核對；（3）非空字段核對；（4）XML中著錄內(nèi)容是否符合著錄規(guī)則；（5）元數(shù)據(jù)與圖像對應(yīng)關(guān)系核對。具體操作如圖3所示：

合法性校驗之后會生成合法性差錯列表反饋給外包方進行修改。

在通過合法性校驗之后，該批次數(shù)據(jù)可以進入人工校驗階段?？傂２扇　暗炔畛闃?隨機抽檢”的方式進行抽樣。校驗人員在領(lǐng)取抽樣分工單之后利用驗收軟件逐篇進行數(shù)據(jù)驗收，驗收界面展示如圖4所示：

在發(fā)現(xiàn)著錄錯誤時，一校驗收人員可在驗收平臺進行相應(yīng)的錯誤登記，錯誤登記界面如圖5所示。

進行錯誤登記會自動生成Excel格式的差錯表，所有的差錯表由總校進行匯總與整理，確保驗收的一致性和統(tǒng)一，最終由項目主管將按批次整理的驗收差錯反饋表發(fā)送給外包方進行數(shù)據(jù)修改。

3.3 檢查階段：返工數(shù)據(jù)核驗，實行技術(shù)合法性校驗

3.3.1 進行返工數(shù)據(jù)核驗，確保差錯已改。對于每批返工數(shù)據(jù)，驗收組首先進行合法性校驗，對于不通過合法性校驗的數(shù)據(jù)直接退回外包方進行二次改錯；對于通過合法性校驗的數(shù)據(jù)采取“已抽樣部分必檢+未抽樣部分隨機抽檢”的辦法進行驗收，確保外包方百分之百完成已反饋差錯的修改，對于修改不合格的批次進行二次返工；對于修改合格的批次則進入最終的成品規(guī)范合法性校驗。

3.3.2 對通過驗收的數(shù)據(jù)進行成品規(guī)范技術(shù)合法性校驗，切實檢驗驗收成果。對于通過合法性校驗和人工數(shù)據(jù)驗收的數(shù)據(jù)，則按批次交付驗收組技術(shù)人員進行最終的成品規(guī)范技術(shù)合法性校驗。校驗內(nèi)容主要包括勾連檢查、非空校驗、空版面檢驗、數(shù)量校驗、數(shù)據(jù)庫表驗證、劃到表比對、坐標(biāo)檢查等。對于未通過技術(shù)合法性校驗的批次，則返回外包方繼續(xù)修改至合格為止。對于通過技術(shù)合法性校驗的批次，則填寫成品數(shù)據(jù)交接單，隨后進行拷貝存儲，至此驗收工作完成。

3.4 處理階段：建立標(biāo)準(zhǔn)驗收流程，反饋未解決問題

3.4.1 建立標(biāo)準(zhǔn)驗收流程?；谌甑耐馕睦蠄蠹埰麛?shù)字化項目驗收實踐，筆者將驗收組形成的標(biāo)準(zhǔn)驗收流程總結(jié)如圖6所示：

3.4.2 總結(jié)反饋未解決問題。

第一，著錄內(nèi)容方面的問題。在數(shù)據(jù)驗收過程中，經(jīng)常會遇到全新的加工資源和各種各樣的著錄問題，此時驗收組的成員不僅會和外包方及時溝通協(xié)調(diào)，遇到懸而未決的專業(yè)問題時，還會及時請教報紙元數(shù)據(jù)制作的專業(yè)人員，并形成了相關(guān)的著錄細則，達成新的著錄規(guī)則補充協(xié)議等，保障了各種外文報紙加工項目的順利進行。

第二，著錄規(guī)范方面的問題。按照標(biāo)準(zhǔn)驗收流程，數(shù)據(jù)驗收的第一步和最后一步都要進行技術(shù)相關(guān)的合法性校驗，驗收組在實踐中發(fā)現(xiàn)有以下三種錯誤是在數(shù)字化項目驗收平臺無法查明的：（1）數(shù)據(jù)提交數(shù)量核對；（2）篇坐標(biāo)格式錯誤（坐標(biāo)過長）；（3）廣告摳圖命名錯誤。經(jīng)反饋給技術(shù)人員后，前兩個問題已經(jīng)在數(shù)字化項目驗收平臺得以查明和解決，最后一個問題目前還是只有最終合法性校驗才能查驗，這一技術(shù)問題有待在今后的項目中加以解決。

第三，成品數(shù)據(jù)上線后的用戶體驗與反饋。檢驗產(chǎn)品的服務(wù)質(zhì)量好壞最直接、最有效的標(biāo)準(zhǔn)就是用戶體驗與滿意度。外文老報紙篇名數(shù)字化項目的成品是外文老報紙全文數(shù)據(jù)庫，售后服務(wù)部門應(yīng)及時收集客戶的使用反饋和評價，以便在今后的項目制作和驗收過程中實現(xiàn)進一步的改進和提高。

4 結(jié)語

PDCA循環(huán)為館藏外文報紙篇名數(shù)字化項目驗收和質(zhì)量控制提供了理論支撐和方法步驟，根據(jù)PDCA循環(huán)結(jié)合驗收實踐形成的標(biāo)準(zhǔn)驗收流程是對外包數(shù)字化項目進行質(zhì)量控制的關(guān)鍵所在，同時我們也應(yīng)當(dāng)充分意識到人的主觀能動性對于實施效果的重大影響。一方面，圖書館項目負責(zé)人應(yīng)加強與外包方制作人員的實時聯(lián)系與溝通，確保制作過程中出現(xiàn)的任何問題都能在第一時間通過妥善的處理和協(xié)調(diào)得以解決，甚至可以通過不定期實地考察和現(xiàn)場監(jiān)控，確保外包的生產(chǎn)制作過程和標(biāo)準(zhǔn)符合要求；另一方面，要加強驗收組的團隊管理，通過定期開展驗收技能培訓(xùn)和專業(yè)知識講座等形式，不斷提高驗收人員的專業(yè)技能和素養(yǎng)，同時也應(yīng)注意培養(yǎng)驗收人員的主人翁意識和責(zé)任意識，在單調(diào)繁瑣的驗收工作中增強員工為圖情事業(yè)服務(wù)的使命感和榮譽感，更好地揭示和保存珍貴的館藏特色資源，為讀者用戶提供更優(yōu)質(zhì)的數(shù)字資源服務(wù)。

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作者簡介：劉洪梅（1990-），女，山東濰坊人，供職于上海圖書館上海科學(xué)技術(shù)情報研究所，研究方向：文獻資源數(shù)字化項目審驗與管理；梅顥（1989-），女，上海人，供職于上海圖書館上?？茖W(xué)技術(shù)情報研究所，研究方向：文獻資源數(shù)字化加工與項目管理；郭薇（1971-），女，江蘇太倉人，供職于上海圖書館上?？茖W(xué)技術(shù)情報研究所，研究方向：圖書館文獻資源的數(shù)字化制作、數(shù)據(jù)規(guī)范化、數(shù)據(jù)加工內(nèi)容分析與挖掘與項目管理。

（責(zé)任編輯：蔣建華）