韓海燕

摘 要 在當前形勢下，油田檔案對于企業(yè)來說是很重要的資源，加強對油田檔案進行信息化管理是現(xiàn)階段社會發(fā)展的需要。在文章中，筆者將根據(jù)油田企業(yè)檔案管理信息化建設的內(nèi)容和形式以及其建設的重要性和意義，提出了油田檔案信息化建設的建議，希望可以給相關部門提供一些幫助。

關鍵詞 新形勢 油田 檔案管理 信息化

一、油田檔案管理信息化建設的內(nèi)容和形式

油田檔案管理信息化主要是指在油田的統(tǒng)籌規(guī)劃下，全面采用現(xiàn)代信息技術，使檔案在電子系統(tǒng)中存在并不牽涉到交換機等的更換，從而提高油田企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源收集、管理和提供利用服務水平的過程，該過程具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案信息存儲數(shù)字化。在檔案信息化建設過程中，檔案信息存儲數(shù)字化是基礎，主要包含兩方面內(nèi)容：一方面是集中所有優(yōu)勢資源將原有的紙質(zhì)檔案，有針對性的轉化為能夠在電腦中存儲并在網(wǎng)絡中流轉的數(shù)字信息。另一方面是在收集新的檔案資料時，根據(jù)檔案管理的相關原則同時收集電子版檔案，經(jīng)核實、確認后進行分類存儲，從而加快數(shù)字化進程。二是檔案傳遞網(wǎng)絡化。目前，對檔案的提供已經(jīng)從實物借閱開始向通過網(wǎng)絡遠程調(diào)用數(shù)字化檔案過渡，這已成為不可逆轉的發(fā)展趨勢。所以在進行油田檔案信息網(wǎng)絡建設時一定要有前瞻性，全面考慮網(wǎng)絡帶寬是否能夠達到應用的需求，以及交換機的吞吐能力是否可以滿足檔案傳遞的需求等等，如果有必要可按照實際需求對信息網(wǎng)絡進行升級改造。油田檔案管理信息化建設的必要性和意義。

（一）意義

第一，方便檢索。一直以來，油田檔案的管理都是以手工模式為主，如果人們需借閱檔案資料時，則要在相應的管理目錄中查找，再根據(jù)相關的辨識到檔案室查找，該檢索方式需耗費大量的時間和精力，同時該管理模式也只能在同一時間借閱給一個人參考，制約了油田檔案資料作用的發(fā)揮。如果實施檔案管理信息化，就可采用分類檢索等各種各樣的查詢方式，在計算機的作用下能夠快速地查詢到所需要的檔案資料。

第二，提高信息化管理的效率。油田檔案信息化對檔案信息的全局化管理十分有利，既方便了檔案的歸類和整合，擴大了資源的利用范圍，又提高了油田企業(yè)的管理效率。與此同時，檔案信息化管理還可對現(xiàn)有的資源進行充分利用，比如資金、人才等，從整體上減少了企業(yè)的運營成本，不僅推動了油田企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，還在一定程度上增強了油田企業(yè)在同行業(yè)中的競爭實力。

第三，促進企業(yè)的結構優(yōu)化。信息化管理改變了以往檔案管理的人員結構，它將所有的檔案資料采用虛擬數(shù)據(jù)的形式保存到網(wǎng)絡中，按照各職位所擁有的權限，對企業(yè)中的工作人員進行檔案開放。這些人員可根據(jù)自己的工作需要直接在數(shù)據(jù)庫中查找自己所需要的檔案，減少了以往檔案專門管理人員的工作量，同時也簡化了人員結構。因此，檔案信息化管理可節(jié)省許多人力物力，從而達到降低企業(yè)管理成本的目的。

（二）必要性

第一，檔案管理信息化是必然趨勢。最近幾年，隨著我國科學技術水平的不斷提高，信息化社會已開始逐步形成，其信息化技術也已被廣泛應用到各個行業(yè)中。要想跟上當前市場經(jīng)濟的發(fā)展步伐，增強企業(yè)在市場中的競爭力，就不能在信息化的發(fā)展建設腳步上落后于人。目前，檔案的信息化管理已成為一種趨勢，但因各地區(qū)的發(fā)展水平和實力有很大差異，許多地區(qū)還無法做到油田檔案的信息化管理。

第二，可拓展服務領域。檔案管理實際上就是對檔案中的信息進行管理，信息的價值主要在于它具有一定的時效性和應用的廣泛性。檔案信息化管理主要是把紙質(zhì)的檔案輸入到網(wǎng)絡云端中，用電子信息的形式存在，這樣便于油田更快地掌握人員的動態(tài)。與此同時，油田企業(yè)在對檔案進行管理時還可采用各種科學技術手段，比如掃描技術、光盤技術等，來提高單位體積中信息的存儲容量。檔案使用電子文檔的形式，既可錄入文字信息，還能夠記錄相關的影音、圖片等，從而拓寬了檔案管理信息化的服務領域。

二、新形勢下油田檔案管理信息化建設的建議

（一）做好檔案基礎設施建設

在當前形式下對油田檔案管理進行信息化建設時不能隨意進行，要根據(jù)檔案管理的相關要求，與油田企業(yè)中內(nèi)部的信息化水平結合在一起，完善其檔案館的相關設施，為檔案信息化管理配備各種設備，比如數(shù)據(jù)存儲設備等，從而再進行信息化建設，這樣可以為油田檔案管理的信息化建設提供有力的保障。

（二）強化標準規(guī)范建設

在對油田檔案進行信息化建設時一定要按照油田企業(yè)的自身發(fā)展需要，建立并完善相關的規(guī)范標準，這對檔案管理信息化建設來說十分重要。因油田企業(yè)具有一定的特殊性，它內(nèi)部的生產(chǎn)流程十分復雜，這就導致其檔案資料特別繁多，再加上其格式差異化情況較為突出，給檔案管理工作帶來了很大難度。為了能從根本上解決好這些問題，在對檔案進行管理時一定要強化標準，比如文檔的編寫、存儲等等，這樣對檔案的高效管理十分有利。

（三）加強檔案信息收集

因我國在油田的發(fā)展上有較長的時間，所以會存儲大量的檔案信息，其存儲方式也多種多樣，比如紙質(zhì)檔案、光盤等等，這些方式所存儲的內(nèi)容包括了鉆井、完井、井下實地工作等等，內(nèi)容涵蓋十分廣泛，由于這些檔案數(shù)量的繁雜，因此在對油田檔案進行信息管理時，要對所有檔案進行準確錄入是一項龐大的工作。每一份檔案資料的缺失，對油田來說都是一種損失，所以加強對油田檔案進行信息的收集和錄入，是其進行信息化建設的基礎。

（四）實現(xiàn)檔案信息資料再利用

油田檔案管理信息化系統(tǒng)建成后，不僅要連續(xù)不斷地收集并保存企業(yè)在生產(chǎn)運營期間的各種檔案信息，還要從整體上發(fā)揮出信息化時代的檔案優(yōu)勢，對檔案中的信息進行全面而深度的搜索和挖掘，從而能更加深入的開發(fā)出現(xiàn)有的檔案資源，促進其由傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)型檔案向知識型檔案的方向轉移，使檔案資源的利用價值能最大限度地發(fā)揮出來。

（五）加快檔案人才隊伍建設

在油田企業(yè)中，當前絕大多數(shù)的檔案管理人員信息化水平較低，他們對信息化的意識程度不夠，所以要加強對這些工作人員進行培訓，提高他們的整體信息化水平，不但要讓這些工作人員能全面而系統(tǒng)的意識到檔案信息化管理的重要性，還要讓他們更好地掌握信息化管理的相關技能，從而在一定程度上發(fā)揮出檔案信息化的管理優(yōu)勢。

（作者單位為青海油田物資裝備公司檔案信息部）

參考文獻

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