米靜

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[摘 要] 如今電子檔案中有許多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)因其自身的特點，具有較難管理的特征，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并沒有形成一個統(tǒng)一的整體，而且具有較差的兼容性，所以做好非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)管理工作并不容易。本文對非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)進行介紹，對管理非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)的方法和在管理過程中出現(xiàn)的問題進行分析，闡釋非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)管理措施，并對管理技術(shù)進行展望。

[關(guān)鍵詞] 非結(jié)構(gòu)化；電子檔案；數(shù)據(jù)管理；研究

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 097

[中圖分類號] G270.7 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0182- 02

0 引 言

如今，隨著社會的發(fā)展，對電子檔案實行非結(jié)構(gòu)化管理是必然趨勢，國家也出臺了相應(yīng)政策進行支持，現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展也為非結(jié)構(gòu)化電子檔案的管理提供了可能。對于在電子檔案管理中出現(xiàn)的難題，相關(guān)人員要積極采取有效方法進行處理，不斷對非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理進行研究，以便促進電子檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

1 非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)介紹

電子檔案數(shù)據(jù)的存儲方式有多種形式，可將電子檔案數(shù)據(jù)分為結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化等。其中非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)是指存儲形式為文件或者文件夾的數(shù)據(jù)，而不是存放在檔案數(shù)據(jù)庫中，比如辦公文檔、視頻檔案數(shù)據(jù)等，人們在生活中使用的Word文檔以及CAJ、JPG等格式的文本都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

2 生成非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)的方法

2.1 由辦公軟件生成

信息化技術(shù)的發(fā)展促進了電子檔案的發(fā)展，通常電子檔案是由WPS等辦公軟件進行生成并保存的。非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)之所以會出現(xiàn)，主要是因為辦公軟件在技術(shù)上要求不高，比如不需要專門人員進行開發(fā)，運行系統(tǒng)較完善等，使用辦公軟件可以存儲電子檔案，可以滿足部分地區(qū)對檔案管理的需求。我國對電子檔案也有固定的管理辦法，比如雙套制，阻礙了專門文檔管理軟件的發(fā)展。如今人們很容易擁有一臺電腦，互聯(lián)網(wǎng)也快速發(fā)展，有利于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的發(fā)展。未來電子檔案的數(shù)量會逐漸增多，發(fā)展非結(jié)構(gòu)化電子檔案可在一定程度上滿足社會發(fā)展的要求。

2.2 檔案轉(zhuǎn)成數(shù)字化

將檔案轉(zhuǎn)成數(shù)字化會提高檔案管理的效率，傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案并不利于進行存儲，對檔案進行數(shù)字化管理時多以圖像文件形式進行存儲。我國的檔案數(shù)量時比較龐大的，數(shù)字化檔案在檔案管理中所占的比例逐漸升高，人們越來越認(rèn)識到數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，便于生成和保存，也不會占據(jù)比較多的現(xiàn)實空間，對于如何做好數(shù)字化檔案管理工作，還需人們仔細(xì)研究非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理方式，找出最有效的解決辦法。

3 非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理中存在的問題

3.1 檔案信息易重復(fù)

由于電子檔案以文件形式進行存儲，難以對電子檔案進行分享，比如為了方便人們?yōu)g覽電子檔案。通常會采取PDF格式進行存儲，但操作系統(tǒng)還會存儲Word中的文檔副本，文件系統(tǒng)難以對兩個文檔進行分辨，經(jīng)過長時間后會使系統(tǒng)中存在大量的多余信息，對于這些非結(jié)構(gòu)化信息，系統(tǒng)難以對其進行調(diào)整，也無法將其刪除，對檔案信息的管理工作造成困難。

3.2 檔案數(shù)據(jù)兼容性較差

非結(jié)構(gòu)化電子檔案有較差的兼容性，比如以doc格式保存的文檔就只能用Word或WPS才能查看，對于PDF格式的文檔就無法用Word進行查看，要使用專門的PDF閱讀器才能查看，即對于相應(yīng)的文檔必須采用與其相匹配的軟件才可進行閱讀，如果應(yīng)用軟件出現(xiàn)升級情況，對于相應(yīng)文檔也會因版本不同而出現(xiàn)無法閱讀的問題。電子檔案形式多樣，對應(yīng)的軟件也有多種，盡管目前有ERMS被研發(fā)出來，仍無法解決兼容性問題。

3.3 檔案數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)性較差

系統(tǒng)難以對兩份非結(jié)構(gòu)電子檔案進行有效辨別，相關(guān)人員對系統(tǒng)中的檔案利用性較差，要想對電子檔案進行利用，就要在電子檔案之間建立聯(lián)系。如今電子檔案特有的獨立性并不利于相關(guān)人員對電子檔案進行有效管理，同一個部門的電子檔案需要放在相同的文件夾內(nèi)，如果放在不同的文件夾，系統(tǒng)就會分辨不會出哪些文檔屬于此部門，對管理工作帶來困難。

4 非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理措施

對于在管理非結(jié)構(gòu)化電子檔案中出現(xiàn)的問題，要根據(jù)不同的環(huán)境選擇不同的解決方法。接下來就從非ERMS環(huán)境、ERMS環(huán)境等角度對非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理措施進行分析。

4.1 非ERMS環(huán)境中管理措施

相關(guān)人員在對非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)進行處理時沒有采用erms標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案進行管理時常采用文件夾管理方法，但使用這種方法難以對電子檔案進行分類管理，針對這種情況可以采用虛擬文件夾信息分類和桌面搜索方法。首先采用虛擬文件夾信息分類方法，在Windows操作系統(tǒng)中，可以通過建立索引的形式對非結(jié)構(gòu)化電子檔案進行管理，在虛擬文件夾中，人們可通過索引對電子檔案進行查找，人們不必對電子檔案存儲在哪個硬盤中進行了解就可得到想要的信息。如果在蘋果系統(tǒng)中，也可使用虛擬文件夾方法，可以采用TAG方法，對電子檔案使用顏色標(biāo)簽進行分類，對電子檔案信息進行有效管理。但值得注意的是，可采用虛擬文件夾方法管理數(shù)量較少的電子檔案，如果電子檔案信息數(shù)量增多，會影響人們訪問電子檔案信息的速度，文件系統(tǒng)的存儲空間也是有限的，無法適用于數(shù)量較多的電子檔案數(shù)據(jù)。然后可采用桌面搜索方法，此種方法是被谷歌等公司研究出來的，使用此種方法可以對電腦中的所有信息進行查找，比如網(wǎng)頁瀏覽歷史信息等，能夠有效對非結(jié)構(gòu)化電子檔案進行管理。在使用桌面搜索方法對電子檔案信息進行查找時要注意關(guān)鍵詞的建立，如果沒有關(guān)鍵詞，將會花費大量時間對檔案信息進行掃描，掃描出來的信息也比較雜亂，所以要注意建立有效關(guān)鍵詞。

4.2 ERMS環(huán)境中管理措施

在ERMS環(huán)境中對檔案進行管理可采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫掛接非結(jié)構(gòu)化電子檔案方法和數(shù)據(jù)庫嵌入存儲方法。首先采用數(shù)據(jù)庫掛接檔案方法可以增加處理速度，比如對于圖像檔案來說，在數(shù)據(jù)庫中存儲圖像位置、大小等信息就可以，圖像的主要信息還是保存在非結(jié)構(gòu)化文件中，較少占用數(shù)據(jù)庫空間。但是此方法仍存在一些問題，在查看電子檔案信息時還是要使用相應(yīng)的閱讀軟件，電子檔案的名稱和路徑要按規(guī)范格式保存，不要隨意變化，保證連接的順暢性，另外，在進行全面搜索時，還要在ERMS中掛接文檔篩選器，否則不利于對非結(jié)構(gòu)電子檔案進行篩選。然后還可采用數(shù)據(jù)庫嵌入存儲方法，即Blob技術(shù)，使用此種技術(shù)可提高文件鏈接的效率，比如Oracle的Blob類型。在數(shù)據(jù)庫字段中嵌入非結(jié)構(gòu)化文檔，相關(guān)人員可以對Blob數(shù)據(jù)信息進行集成，不必對非結(jié)構(gòu)化檔案信息進行單一管理。使用Blob技術(shù)也存在一些問題，比如僅能搜索純文本信息，如果要搜索其他種類的信息需要依靠邏輯算法等，并且存儲多種二進制數(shù)據(jù)還會占用較多的數(shù)據(jù)庫空間，對數(shù)據(jù)庫的運行帶來壓力。

5 結(jié) 語

對非結(jié)構(gòu)化電子檔案信息進行有效管理是社會發(fā)展的必然要求，人們要認(rèn)識到管理非結(jié)構(gòu)化電子檔案信息的重要性，積極發(fā)現(xiàn)在管理過程中遇到的重難點，并對其進行研究，尋找解決辦法。相關(guān)人員要不斷研究電子檔案管理技術(shù)，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，使非結(jié)構(gòu)化電子檔案的管理往更科學(xué)化、智能化的方向發(fā)展。

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