王漢華

摘要：文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的歸宿。本文從正確認(rèn)識(shí)文書(shū)處理與檔案管理的關(guān)系談起，分析文書(shū)工作與檔案管理工作中存在的一些普遍問(wèn)題，并提出加強(qiáng)文書(shū)工作與檔案管理工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：文書(shū)；檔案管理；問(wèn)題；措施

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）007-0-01

文書(shū)是檔案的前身，檔案由文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)。一個(gè)單位或部門檔案管理的水平高低取決于本單位文書(shū)處理工作水平的高低。筆者從事檔案管理工作多年，現(xiàn)就文書(shū)與檔案管理工作談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)。

一、正確認(rèn)識(shí)文書(shū)處理與檔案管理的關(guān)系

文書(shū)處理與檔案管理是文檔工作中緊密聯(lián)系的兩個(gè)階段。正確認(rèn)識(shí)和處理好兩者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，對(duì)于做好文檔工作及其重要。

（一）文書(shū)與檔案管理工作職責(zé)與任務(wù)不同

文書(shū)處理工作的主要職責(zé)是文件材料的制作、傳遞、使用、督辦、保存等。而檔案管理工作的主要職責(zé)是收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和銷毀等。

（二）文書(shū)與檔案管理相輔相成

文書(shū)處理與檔案管理雖屬于文檔工作中不同的工作和階段，但兩者卻相輔相成、互為聯(lián)系。檔案工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上，對(duì)有保存價(jià)值的各類文件載體進(jìn)行歸檔、保管、利用，是文書(shū)處理工作的延伸。而通過(guò)歸檔工作可以發(fā)現(xiàn)平時(shí)文書(shū)處理中忽視的一些問(wèn)題，如：文件材料是否完整、齊全、規(guī)范，系統(tǒng)，是否屬于歸檔范圍之內(nèi)的，是否為同一年度的等，這些對(duì)各部門做好文書(shū)處理工作將會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。

（三）做好文書(shū)工作，是提高檔案工作質(zhì)量的前提

收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，一般由部門文秘人員承擔(dān)。要做好檔案工作就必須首先做好文件材料的收集工作，文書(shū)工作做好了，就能為檔案工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。因此，做好文書(shū)工作，是提高檔案工作質(zhì)量的前提。

二、文書(shū)與檔案管理工作容易忽視的問(wèn)題

（一）文件材料收集歸檔不完整齊全

歸檔材料不完整齊全。一是有些歸檔文件材料只有定稿，沒(méi)有修改稿。造成定稿缺乏相應(yīng)的依據(jù)，而這個(gè)依據(jù)就是領(lǐng)導(dǎo)修改的痕跡，是最有保存價(jià)值的東西。這樣以來(lái)發(fā)文原始稿件的保存就出現(xiàn)了漏存的現(xiàn)象。有些歸檔文件只有文頭，沒(méi)有附件，而這些附件往往是文件的核心所在，造成歸檔文件不完整，沒(méi)有查考的價(jià)值。二是由于文書(shū)人員工作的疏忽，造成文件重號(hào)、漏號(hào)等現(xiàn)象，給文件歸檔帶來(lái)了一些麻煩和困擾。三是由于部分人員缺乏檔案意識(shí)，為了完成任務(wù)而歸檔，僅僅只把手頭一些普發(fā)性的文件整理上交，而把一些有價(jià)值的檔案遺漏，如：部門領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、參加會(huì)議帶回來(lái)的一些重要的文件資料，導(dǎo)致有的材料經(jīng)久遺失，使文件材料無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

（二）文秘與檔案工作人員缺乏溝通，使檔案收集渠道還不夠暢通

文書(shū)工作與檔案管理分屬不同的主管部門管理，由于文秘人員在平時(shí)的工作中常常忙于本部門事務(wù)性工作，與檔案館（室）工作人員交集較少，很難做到相互溝通、步調(diào)一致，造成檔案收集渠道不夠暢通，以致運(yùn)行過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，使檔案材料得不到很好的收集。

（三）文秘人員歸檔意識(shí)淡薄

文書(shū)工作具有很高的時(shí)效性和很強(qiáng)的靈活性，職能部門工作人員往往面臨工作頭緒繁雜、任務(wù)重、壓力大，且多數(shù)文秘人員常常是身兼數(shù)職。一方面是要把主要精力投入到完成本部門的主要工作任務(wù)上，沒(méi)有把文件材料歸檔工作擺上議事日程中。另一方面是缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)的指導(dǎo)和培訓(xùn)，沒(méi)有獨(dú)立完成立卷歸檔的能力，甚至認(rèn)為把文件放在自己手邊使用起來(lái)更便捷，往往造成檔案延誤、遺漏或“玉”“石”不分，統(tǒng)統(tǒng)上交的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)文書(shū)處理與檔案管理工作的措施

（一）把好文書(shū)工作的審核關(guān)，保證歸檔文件的質(zhì)量

把好文書(shū)工作的審核關(guān)，是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是保證文件質(zhì)量的重要一環(huán)。2012年4月，中辦和國(guó)辦聯(lián)合頒發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號(hào)），許多部門都認(rèn)真執(zhí)行，并按文件要求堅(jiān)持公文的審核制度，即：職能部門擬寫(xiě)的文件，先由部門負(fù)責(zé)人核稿簽字后交辦公室審核，再送主管領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)簽后交主管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后由辦公室登記文號(hào)，打印。審核人員負(fù)責(zé)把好文件的政策關(guān)、格式關(guān)、文字關(guān)，杜絕不規(guī)范、不符合歸檔要求的文件流入檔案，保證了歸檔文件的質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化文檔人員的檔案意識(shí)，保證歸檔文件的完整

文秘人員主要負(fù)責(zé)部門的文書(shū)處理工作，如文件的核發(fā)、會(huì)議記錄的整理、各種信息的處理等文件材料的形成工作，文秘人員起著至關(guān)重要的作用。如文件編號(hào)不準(zhǔn)確，會(huì)議記錄不標(biāo)議題，出席人員只記姓等，所有這些不規(guī)范，不僅影響今后的文書(shū)歸檔工作、歸檔文件質(zhì)量，還大大影響歸檔工作效率。因此，作為文秘工作者，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理不只是檔案館（室）的事，而是文書(shū)工作的一部分，主動(dòng)把文件歸檔工作納入到自己的工作范疇之內(nèi)，積極支持并做好檔案工作。

檔案管理人員主要負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，除此之外，還包括檔案庫(kù)房的溫濕度、燈光、除塵等各種管理、檔案管理系統(tǒng)的安全與維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)的各種備份等，不僅僅要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，還需要具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，熟練的檔案管理工作的技能，才可能對(duì)兼職檔案員的歸檔工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)，只有這樣，文件材料的收集才會(huì)齊全、完整、系統(tǒng)。所以，檔案工作的質(zhì)量和管理水平的高低與文秘人員和檔案人員的檔案意識(shí)有著直接的關(guān)系。

（三）加強(qiáng)對(duì)文書(shū)部門歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)

《檔案法》明確規(guī)定，檔案管理部門對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。但實(shí)行部門歸檔并不是說(shuō)歸檔工作與檔案部門毫無(wú)關(guān)聯(lián)，而是應(yīng)該派專職檔案人員根據(jù)歸檔要求，對(duì)部門歸檔工作中出現(xiàn)的具體業(yè)務(wù)、技術(shù)性問(wèn)題，傳授一些方法、技能，幫助他們解決歸檔中遇到的問(wèn)題。一是因?yàn)槲拿厝藛T沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，二是因?yàn)槲拿厝藛T缺乏檔案歸檔的一些操作技巧，歸檔工作質(zhì)量得不到保證。筆者認(rèn)為，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文書(shū)部門歸檔工作的指導(dǎo)與檢查，應(yīng)該在文件歸檔前從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：一是檢查部門歸檔文件材料是否完整、齊全，有無(wú)遺漏；二是歸檔文件是否在本年度、本部門歸檔范圍以內(nèi)；三是文件保管期劃分是否正確、合理；四是歸檔文件排列是否科學(xué)、有序；與此同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)加大對(duì)文書(shū)部門兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以減少對(duì)文書(shū)部門歸檔工作指導(dǎo)與檢查的工作量，確保歸檔文件質(zhì)量與數(shù)量。

總之，文書(shū)工作與檔案工作密切相關(guān)，規(guī)范文書(shū)處理，提高公文質(zhì)量，是做好檔案工作的前提和保證。

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