陳潔

（哈爾濱市華能集中供熱有限公司第二分公司 黑龍江哈爾濱 150026）

摘要：進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，深入貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī)，全面細(xì)致、扎實(shí)認(rèn)真地做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，牢牢掌握企業(yè)檔案信息源開發(fā)利用工作，是建設(shè)和諧企業(yè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作?，F(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的積極作用為企業(yè)人事檔案管理的改革指明了新的發(fā)展道路，隨著改革開放的深入發(fā)展，企業(yè)檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給精細(xì)化管理和科學(xué)利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案管理的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題，為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展搞好服務(wù)。本文就如何做好檔案管理工作，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)行初步探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化和現(xiàn)代化；問題與對策

一、增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

企業(yè)的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開展；領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的作用的認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實(shí)際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個(gè)企業(yè)的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因，是內(nèi)因；而領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，筆者認(rèn)為，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：

1、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守。

2、積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案管理意識，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無，因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本企業(yè)密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。

二、綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

1、增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2、掌握管理技能，提高綜合素質(zhì)。過去，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

三、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

1、提高認(rèn)識水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認(rèn)識問題。要充分認(rèn)識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運(yùn)行機(jī)制。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強(qiáng)參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性。

3、開展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行教育培訓(xùn)。要堅(jiān)持"學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效"的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足。第二要普及相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新。第三要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。

4、建立獎懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管。要進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，要通過各種形式對他們進(jìn)行《檔案法》和國家有 關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高企業(yè)檔案管理工作水平，為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展搞好服務(wù)。

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