滕遂林??

摘要：實踐中，采購管理部門和采購人員對采購全面控制內(nèi)涵的理解和在采購全面控制措施和目標制定等方面容易出現(xiàn)一些誤區(qū)，探討了比較容易出現(xiàn)的一些主要誤區(qū)，提出了糾正的對策建議，對促進采購管理部門和采購人員全面準確把握采購全面控制工作的關(guān)鍵，最大化發(fā)揮采購控制的價值，保證采購控制目標的切實合理實現(xiàn)具有重要推動作用。

關(guān)鍵詞：采購控制；存在誤區(qū)；對策建議；發(fā)揮價值

中圖分類號：F23

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.12.041

“控制”是管理的重要職能之一，是保證目標實現(xiàn)必不可少的活動，對控制的充分運用對解決企業(yè)管理瓶頸問題具有重要意義。一般，各單位為了更好地實現(xiàn)采購管理目標，會開展不同形式的采購控制工作，甚至開展采購全面控制工作，以最大化地實現(xiàn)采購的價值貢獻。但是，很多單位由于控制資源投入不足、缺乏深入研究和缺乏整體部署等原因，在開展采購全面控制中容易出現(xiàn)一些誤區(qū)，因而影響控制效能的發(fā)揮。筆者通過此文探討分析采購全面控制中的幾個誤區(qū)并提出對策建議，希望能助力于促進相關(guān)單位采購控制水平的提升。

1采購全面控制工作中的誤區(qū)淺析

1.1混淆“內(nèi)部控制”和“外部監(jiān)督”的內(nèi)涵

“內(nèi)部控制”是指由企業(yè)董事會、管理層和全體員工共同實施的，旨在合理保證實現(xiàn)企業(yè)基本目標的一系列控制活動。有人甚至控制管理部門對“內(nèi)部控制”的內(nèi)涵存在誤解，容易把內(nèi)部控制的部分范疇誤視為“外部控制”，把其與外部監(jiān)督混為一談。主要表現(xiàn)為錯誤把控制部門本部門的控制工作視為“內(nèi)部控制”，而把本單位管理層、其他部門和員工的控制工作與單位外部環(huán)境的控制一并視為“外部控制”。由于此種誤解的存在，采購管理部門在制定采購內(nèi)部控制策略和措施時，往往會把本部門的策略和措施與單位管理層、其他部門和員工的控制策略和措施割裂開來，導(dǎo)致淡化單位管理層、其他部門和員工控制工作的主體責(zé)任，弱化其控制作用，因而會大大地弱化采購內(nèi)部控制工作的成效。

1.2對采購“全面控制”內(nèi)涵的理解比較片面

筆者發(fā)現(xiàn)對采購管理中“全面控制”的內(nèi)涵，有人理解為對與采購相關(guān)的費用、進度、質(zhì)量等各方面進行全面控制；有人理解為對采購的立項、招評標、談判、簽訂合同等過程進行全面控制等，這些理解都不夠全面。滕遂林在其《全面控制在服務(wù)采購中的應(yīng)用分析》一文中指出“‘全面控制即以提高效能為中心，實行全員工、全過程、全方位的‘大控制”，并對服務(wù)采購中的“全員工”、“全過程”和“全方位”給出了詳細見解，該理解比較全面。除此之外，對“全面控制”的理解還不能忽視其“全面性”特點，除了要做到采購控制的內(nèi)容、主體要具有全面性外，還要做到采購控制的標準和效果等具有全面性。

1.3把采購成本控制誤解為單向地降低成本

部分采購人員錯誤地認為采購成本控制的目標在于窮盡一切辦法為單位最大可能地降低成本、節(jié)省費用，更不用說其他員工會有此種誤解。誠然，降低采購成本應(yīng)作為采購成本控制的一項最重要內(nèi)容和主要目標，但對采購成本的控制，絕不可一味地只追求降低成本，不能一味地以節(jié)省費用多少來論英雄、言成敗。采購成本控制重在合理，既要有基于降低成本的正向控制，也需根據(jù)質(zhì)量保證等實際需要進行負向修正。

1.4把采購進度控制誤解為單向地提高速度

采購進度控制的主要目標在于通過控制避免合同進度延遲，但是，減少或避免延遲并非進度控制的唯一目標。采購控制人員要認識到合理的采購進度控制并非是一味地為提高合同執(zhí)行的速度而對進度進行單向控制，應(yīng)避免使項目單位覺得項目無法延期而強趕工期，進而對項目執(zhí)行產(chǎn)生負面影響，同時，應(yīng)避免無形中誘使項目單位為了避免延期審批而有意設(shè)置過長的不合理工期，從而反而導(dǎo)致采購服務(wù)或貨物等標的物的延遲交付。

1.5為凸顯主動而不當(dāng)?shù)靥峁氨Ｄ肥椒?wù)”

當(dāng)前，各行各業(yè)、各個領(lǐng)域都在追求“精細化管理”，由此衍生出提供全面貼心服務(wù)的理念，有的單位提出管理部門要增強服務(wù)的主動性，持續(xù)提升服務(wù)態(tài)度、服務(wù)能力和服務(wù)水品。對此，管理部門為體現(xiàn)自身服務(wù)的積極主動，提出要深入具體業(yè)務(wù)提供全面、全方位、全維度、無死角的服務(wù)，筆者將前述服務(wù)歸結(jié)為“保姆式服務(wù)”。“保姆式服務(wù)”強調(diào)由管理部門深入最基層提供全面、全方位、全過程、全維度、無死角服務(wù)，會嚴重淡化“全面控制”的“全員性”，而沒有了主要表現(xiàn)為決策層、管理層、其他部門和員工參與的“全員性”做保障，采購全面控制的“全面、全方位、全過程”特性和效果將因資源投入不足而被大大削弱。

1.6忽視控制資源的稀釋和“效力衰減”問題

在采購控制管理中，由于精細化管理的需要，難免遇到由于需要控制的項目和內(nèi)容的增多但控制人力資源無法配套投入而導(dǎo)致控制資源被稀釋的問題，控制資源被稀釋在一定程度上必然會導(dǎo)致控制效果的下降，這是容易被忽視的一個問題。此外，有人認為針對費用控制、進度控制、風(fēng)險控制等的資源投入應(yīng)持續(xù)加強，而容易忽視“邊際收益遞減”的法則，即當(dāng)控制資源投入到一定程度、控制力度加強到一定程度后，再多新投入的資源獲取的回報是逐步衰減的，以至于后續(xù)投入過多的資源，并不會獲得前期投入資源所獲得的等值回報。如果忽視此問題，而沒有限制地持續(xù)加強資源投入很容易造成資源投入價值不高甚至資源浪費。

2走出采購全面控制誤區(qū)的對策建議

2.1營造環(huán)境，切實保障控制資源的投入

采購全面控制作為“內(nèi)部控制”的重要內(nèi)容，其實施主體必須明確，責(zé)任設(shè)定必須清晰，為了合理保證實現(xiàn)采購控制的基本目標，必須保證有足夠的控制資源投入。一方面，參與采購全面控制的人員要有保障，而且要為單位管理層、專職采購控制人員、其他部門和員工參與采購全面控制提供良好的制度保證和實踐環(huán)境；另一方面，采購控制部門和采購控制人員必須深化“內(nèi)部控制”相關(guān)理論知識學(xué)習(xí)，只有理清了內(nèi)部控制和外部監(jiān)督的概念，全面準確地認識“全面控制”的全部內(nèi)涵，才能合理地制定企業(yè)采購內(nèi)部控制的方案和措施，形成跨部門控制一盤棋和全員控制一盤棋，真正有效地發(fā)揮全面控制的體系化作用。通過在“軟”和“硬”資源兩方面配套投入、協(xié)同發(fā)展，才能有效消除對采購全面控制的認識誤區(qū)。

2.2端正認識，合理制定控制手段和目標

采購控制的目標在于合理實現(xiàn)企業(yè)相關(guān)目標，無論是控制手段還是控制目的都應(yīng)該更注重合理性、平衡性和可持續(xù)性。既要有正向控制，也要有負向控制。

例如，在進行采購成本控制時，我們不能一味地只追求降低成本。首先，必須要遵守基本的市場規(guī)律，尊重合理的市場價格；其次，必須堅持分類管理原則，當(dāng)我們購買同一品牌同一型號的產(chǎn)品時，在不考慮服務(wù)等情況下，當(dāng)然是費用控制得越低越好，但是如果購買一項科研服務(wù)，我們就必須考慮是技術(shù)方案最優(yōu)秀的更滿足需要還是價格最低的更滿足需要，這個時候為最優(yōu)秀的技術(shù)方案支付更高的價格可能會是一種更好的選擇；再次，必須堅持“雙贏”原則，要考慮供應(yīng)商的盈利問題，不可打擊其提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)和貨物的積極性，只有實現(xiàn)了自身和供應(yīng)商的雙贏，才能更好地實現(xiàn)企業(yè)自身的可持續(xù)發(fā)展。因此，采購管理部門在制定和執(zhí)行采購成本控制策略時，必須做全面、周全考慮，通過綜合分析做到綜合最優(yōu)；采購人員在采購活動中，必須不懈地換位思考，爭取實現(xiàn)最優(yōu)的采購結(jié)果。

又如，采購進度控制的核心要義在于保證合同進度的合理性和均衡性。在采購合同實施過程中要結(jié)合實際情況，持續(xù)對各計劃節(jié)點進行正向或反向調(diào)整，出現(xiàn)延遲時，除了通過控制措施，促進執(zhí)行提速以實現(xiàn)按原定計劃外，對于無法提速或者提速也無法平衡工期的，則要主動干預(yù)、準許延期。在采購過程中，對于計劃進度的制定，既不能一味地要求壓縮工期，也不能過于放任延長計劃工期。通過進度控制實現(xiàn)了項目進度的均衡、合理，才能保證項目執(zhí)行的質(zhì)量。

2.3合理分工，充分發(fā)揮采購控制全員性

筆者認為在采購全面控制的諸多特性中，“全員性”是根本，只有實現(xiàn)了“全員性”，有了治理機構(gòu)、管理層和全體員工的共同努力和全體參與，全面控制的“全過程”、“全方位”和“全面性”才能有效實現(xiàn)。采購控制部門體現(xiàn)自身服務(wù)的全面性和主動性，并不需要推行具有本文前述內(nèi)涵的“保姆式服務(wù)”，不能在控制工作中大包大攬，以一個部門或極少數(shù)專職控制人員之力，不切實際地提供全面服務(wù)。而應(yīng)該做好控制職責(zé)的合理分工，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)單位的主觀能動性，充分發(fā)揮管理層、其他部門和員工實施采購控制的推動力，要通盤考慮、周全部署，通過全面控制和關(guān)鍵控制，提高采購全面控制的針對性和控制效率。

2.4適可而止，適時轉(zhuǎn)變采購控制的重心

在開展采購全面控制時，要消除控制效果可以持續(xù)無限提升的誤解，而必須認識到控制工作存在“效力衰減”問題，要制定合理的控制效果“上限目標”，該“上限目標”不應(yīng)以百分之百為基準。要認識到無論是費用控制、進度控制和質(zhì)量控制，前期控制資源的投入往往會帶來非常明顯的控制效力提升，但是當(dāng)控制成效達到一定程度后，雖尚未實現(xiàn)百分之百“完美”，在客觀上卻已無法繼續(xù)提升或者即便投入再多資源也會收效甚微，在此情況下，我們必須適時做出調(diào)整，轉(zhuǎn)變控制工作重心，要把“好鋼用在刀刃上”，不必為了甚微的繼續(xù)提升或者無法實現(xiàn)的繼續(xù)提升而投入不必要的控制資源，從而造成資源浪費。

3結(jié)論

全面準確認識采購全面控制工作的內(nèi)涵是全面有效開展控制工作的重要基礎(chǔ)，各單位，尤其是采購控制部門和全體采購人員在工作中，只有做到積極持續(xù)消除各種誤區(qū)，才能把握住采購全面控制工作的關(guān)鍵，才能保證采購控制目標的切實合理實現(xiàn)，使采購全面控制最大化地發(fā)揮價值。

參考文獻

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