李明啟

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，學(xué)校教育教學(xué)也受到社會的廣泛關(guān)注，其中學(xué)生的檔案管理也被重視起來，由于學(xué)校舉辦的各項(xiàng)活動都以學(xué)生參與為主，因而形成的文件材料都是與學(xué)生有關(guān)，而且也具有一定的保存價值。這對于中職院校的學(xué)生而言，加強(qiáng)其檔案管理是非常重要的，因此，中職院校要與時俱進(jìn)，做好學(xué)生的檔案管理工作，從而有效解決學(xué)生檔案管理中存在的問題。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案 管理分類 措施

【中圖分類號】G645 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）18-0248-01

目前，隨著我國教育教學(xué)的不斷發(fā)展，各個高校實(shí)施了擴(kuò)招策略，這對中職院校而言，存在招生、培養(yǎng)人才的競爭壓力，其生存也具有比較嚴(yán)峻的考驗(yàn)。中職院校是我國培育技能型人才的主要場所之一，但如果中職院校要在教育快速發(fā)展的情況下具有良好的教學(xué)環(huán)境，不但要有自己的辦學(xué)特色，而且還要有與社會需求相對口的培養(yǎng)人才的方法和理念，同時也要做好學(xué)生的檔案管理工作，為用人單位選取優(yōu)秀人才提供方便，最終促使中職院校學(xué)生具有較高的就業(yè)率。

一、目前中職學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

1.學(xué)校從領(lǐng)導(dǎo)人到檔案管理人員對學(xué)生檔案管理的重視程度不夠

中職院校是我國教育教學(xué)的重要組成部分，但由于人們受傳統(tǒng)觀念的影響，進(jìn)而對中職院校在認(rèn)識上有一定的偏頗性。而許多中職院校的領(lǐng)導(dǎo)人員也對學(xué)生的檔案管理工作沒有足夠的重視，在上行下效環(huán)境的影響下，一些檔案管理人員也對自己的工作不夠重視。再加上目前各個高校加強(qiáng)了擴(kuò)招力度，使得中職院校的學(xué)生人數(shù)發(fā)展受到制約，也嚴(yán)重影響了中職院校學(xué)生的就業(yè)率，進(jìn)而使得從事學(xué)生檔案管理工作的人員認(rèn)為對學(xué)生的檔案實(shí)施管理也沒有較大的意義，因而也缺乏認(rèn)真工作的信心，最終導(dǎo)致中職院校學(xué)生的檔案管理存在很大的不足之處。此外，還有一部分檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平比較差，對學(xué)生檔案管理在認(rèn)識方面存在很大的不足，部分中職院校的學(xué)生檔案管理沒有形成規(guī)范化的管理措施。

2.中職院校的檔案管理設(shè)備不足，學(xué)生的檔案信息也不齊全

學(xué)生檔案管理工作涉及的方面也比較多，就檔案管理所需的硬件設(shè)備而言，需要有正規(guī)齊全的設(shè)備，不僅要加強(qiáng)檔案保管的防潮、通風(fēng)、防盜、防霉、防火等措施，而且還要具有專門的檔案柜，放置學(xué)生的檔案材料。但在實(shí)際的操作中，部分中職院校的學(xué)生檔案管理中沒有專門的檔案室，而且學(xué)生的檔案資料也是隨意的亂放，在這種檔案管理不嚴(yán)格的情況下，使得中職院校的檔案管理達(dá)不到合格的效果[1]。此外，由于部分中職院校的領(lǐng)導(dǎo)人也不重視學(xué)生檔案管理，因而學(xué)校對學(xué)生的相關(guān)資料沒有完整的保存，使得學(xué)生的信息也不齊全，學(xué)生在學(xué)校的表現(xiàn)無法讓用人單位全面的了解，一方面也影響學(xué)生的就業(yè)，另一方面也不利于學(xué)校的發(fā)展。

二、加強(qiáng)中職學(xué)生檔案管理的措施

1.要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，提高其檔案管理水平

對于中職院校學(xué)生的檔案管理，首先，要求中職院校的領(lǐng)導(dǎo)人轉(zhuǎn)變理念，明確中職學(xué)生檔案管理的重要性，帶動從事檔案管理的教師重視自己的工作，抓好學(xué)生檔案管理工作[2]。其次，中職院校要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，學(xué)校為從事檔案管理的教師提供學(xué)習(xí)的平臺，參加校外的培訓(xùn)活動，提高檔案管理教師對檔案管理重要性的全面認(rèn)識，加強(qiáng)其責(zé)任心，進(jìn)而從整體上提高中職院校學(xué)生的檔案管理水平，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)。

2.搞好檔案管理硬件設(shè)備建設(shè)

由于健全的檔案管理硬件設(shè)備是提高檔案管理的基礎(chǔ)，中職院校的負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)備的配備，建立學(xué)生檔案資料專柜和學(xué)生檔案室，同時還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的學(xué)生檔案管理方法，在信息化技術(shù)的運(yùn)用發(fā)展中，檔案管理中也要全面引進(jìn)信息化技術(shù)，并將學(xué)生的檔案信息按照學(xué)生的基本信息檔案、學(xué)籍檔案、成績檔案、以及時間文體活動檔案等進(jìn)行分類管理，以便在學(xué)生就業(yè)期間能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┏渥愕膮⒖家罁?jù)[3]。此外，在檔案管理室要配備防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保學(xué)生檔案的完好性，提高學(xué)生檔案管理的規(guī)范性。

3.要健全學(xué)生檔案的信息內(nèi)容

在中職院校學(xué)生檔案管理中，中職院校要與學(xué)生檔案管理工作人員建立健全的學(xué)生檔案管理制度，將學(xué)生檔案管理的每一個環(huán)節(jié)的責(zé)任都落實(shí)到人，并要求學(xué)校的各個職能部門都積極配合學(xué)生檔案管理工作，即認(rèn)真仔細(xì)的收集學(xué)生的各方面的資料信息，同時還要提高學(xué)生資料信息的書寫要求，嚴(yán)格制定學(xué)生檔案移交手續(xù)，促使其規(guī)范化實(shí)施。從整體上做好學(xué)生檔案的收集、整理、檢查工作，并提高其編寫、轉(zhuǎn)交的規(guī)范性，進(jìn)而提高中職院校學(xué)生檔案信息內(nèi)容的全面性。

三、結(jié)語

目前，中職院校的學(xué)生檔案管理工作中依然存在許多的問題和不足，需要中職院校的領(lǐng)導(dǎo)層轉(zhuǎn)變理念，重視學(xué)生的檔案管理工作。此外，還要提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，改進(jìn)學(xué)生檔案管理環(huán)境，健全檔案管理硬件設(shè)備，在確保學(xué)生檔案信息內(nèi)容齊全的情況下促進(jìn)學(xué)?？焖侔l(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜珊.淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理和利用[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2008，16：120+127.

[2]馮杰.淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化管理[J/OL].電子制作，2015.02.246.

[3]李建華.淺談中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，05：187.