齊曉芳+姚棟檜+齊國良

摘要：檔案資源作為國家、企業(yè)資源的重要組成部分，其保密工作事關(guān)重大，筆者僅就如何做好檔案保密工作，確保檔案安全闡述幾點粗淺的認識。

關(guān)鍵詞：檔案部門；保密工作；措施；提高；加強

一、強化檔案保密意識

檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感，站在國家安全的高度，切實重視和不斷強化檔案保密工作。要加強檔案保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。對涉密紙質(zhì)檔案、磁性介質(zhì)的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

二、加強檔案庫房安全建設(shè)

檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應(yīng)指定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，涉及國家秘密的檔案應(yīng)單獨保管，要設(shè)帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應(yīng)減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。如，對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案消磁柜；并配備好防潮、增濕設(shè)備。另外，要堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

三、完善保密檔案借閱管理

加強保密檔案借閱制度建設(shè)至關(guān)重要。應(yīng)制定細致完善的檔案借閱制度、外借制度、復(fù)制制度等。各項檔案借閱規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須按要求填寫憑單，由直接領(lǐng)導(dǎo)、項目負責人簽字，認真履行登記、簽字手續(xù)，填寫借閱單及借閱簿，手續(xù)齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時核對、檢查，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項。借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，及時向檔案部門、保密部門報告，進行補救。保密檔案的借閱時間不得超過一年，因項目周期長而不能及時歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。對長年欠檔，經(jīng)追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責任，按國家、公司規(guī)章制度嚴肅處理。此外，因工作調(diào)離、離退休和長期病休的，出國工作及出國探親的，都必須全部清還借閱的檔案，由檔案室簽字后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。屬借調(diào)工作人員借閱保密檔案時，必須由部門負責人代借，當其離開時由代借人還清檔案。

四、加強電子檔案管理

安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復(fù)制副本或異地保存。在借閱方面主要應(yīng)做到以下幾點：一是所借的電子檔案項目要與正從事的工作內(nèi)容相同，且要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及部門負責人批準，方可借閱；二是要根據(jù)使用者的情況而，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式；三是應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用；四是要對重要電子檔案的信息內(nèi)容進行加密處理。而存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，則應(yīng)重點做好數(shù)據(jù)庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，并對內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻；涉密計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)相連。其次，為了防止內(nèi)部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權(quán)限控制，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用，且整個使用過程應(yīng)被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。其三，可根據(jù)權(quán)限查閱，不能將文本本身或者內(nèi)容下載到終端用戶及任何設(shè)備上。這樣，所有的保密數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中地保存在服務(wù)器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。

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