張子敏

摘 要：檔案的保管期限是衡量和表示檔案價值的一種標識，能夠為檔案鑒定工作提供統(tǒng)一的標準及參照執(zhí)行的依據。

關鍵詞：檔案保管；期限；依據

一、三分法與標時法

根據筆者對不同企業(yè)檔案保管期限劃分方法的調查，各家單位現(xiàn)以使用三分法及標時法為最多。其中三分法的優(yōu)點如下：1、三分法包含了一定的時間幅度，靈活性較高；2、劃分難度較小，對檔案人員的文檔業(yè)務水平要求較低；

而三分法的劣勢也較為明顯：1、三分法在對長期及短期進行劃分時，只對最長期限作了規(guī)定，企業(yè)在對檔案進行到期鑒定時，一般習慣于從長處理，大量檔案的生命被無意義延長；2、館藏檔案無法及時進行到期鑒定，不利于館藏檔案結構及質量的優(yōu)化；增加了檔案的管理成本，也影響后續(xù)檔案資源的開發(fā)利用。

與之相對應，標時法可以有效解決上述弊端：1、標時法保管期限的劃分直觀、明確、界限清晰；2、標時法有利于定期開展檔案的到期鑒定工作，能夠加快剔除無利用價值檔案的頻率，優(yōu)化檔案資源結構及質量，減輕檔案保管工作的壓力。

當然，標時法也有其劣勢：1、標時法在對檔案保管期限的具體劃分上缺乏彈性；2、標時法的劃分難度較大，加大了檔案到期鑒定工作的難度，對檔案人員的業(yè)務水平要求較高。

可以說，三分法與標時法的應用在企業(yè)檔案管理工作中各有側重及利弊，與三分法相比，標時法劃分難度更大，但從長遠角度考慮，在檔案鑒定、檔案資源優(yōu)化及開發(fā)等層面，標時法具有不可替代的優(yōu)勢。

據國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），企業(yè)檔案保管期限應統(tǒng)一采用標時法。由于《規(guī)定》以令的形式頒布，屬于國務院部門規(guī)章，其效力高于其他規(guī)范性文件，是以各企業(yè)應按照《規(guī)定》中要求，梳理并制定本單位的檔案保管期限表。

二、檔案保管期限鑒定工作的問題

與各機關單位相比，企業(yè)檔案涉及業(yè)務領域更廣、檔案類型更為豐富，因此在檔案保管期限鑒定工作方面也有更大的難度：

（一）行業(yè)內缺少深入有效的指導、參照文件

企業(yè)檔案保管期限標時法最主要的指導文件即為《規(guī)定》，而由于各企業(yè)所產生的文件材料內容差異較大，《規(guī)定》的保管期限表中只列出了管理類檔案。

根據國家檔案局編寫的《<規(guī)定>實施指南》，“管理類以外的文件材料保管期限可以參照現(xiàn)有的辦法或標準規(guī)范。如基本建設類、設備儀器類可參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、及《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）?！钡獶A/T28中所列保管期限表所采用的依然是三分法，DA/T42雖然適用于大中型工業(yè)企業(yè)，由于未能按照行業(yè)進行具體區(qū)分，許多行業(yè)也無法直接參照進行編制。由此可見，對于檔案保管期限標時法，現(xiàn)階段許多企業(yè)仍未有較為深入有效的指導及參照文件。

（二）同行業(yè)企業(yè)在檔案工作中缺少深入交流

根據《<規(guī)定>實施指南》，“如企業(yè)無現(xiàn)成的辦法或標準規(guī)范的可借鑒相關企業(yè)現(xiàn)成的樣本，結合企業(yè)實際制定。”從當前情況來看，同行業(yè)內的各家企業(yè)在檔案工作上基本上都是“各自為政”，缺少深入有效的交流，各企業(yè)的檔案工作局限在內部小范圍施展，檔案業(yè)務標準化工作缺位，各家企業(yè)在檔案保管期限的編制工作上也很難有所借鑒。

（三）檔案保管期限表編制工作挑戰(zhàn)較大

企業(yè)檔案保管期限標時法的制定，需做好充分的前期調研及準備工作，包括組織準備、文件學習、業(yè)務職能分析、工作方案制訂等。在編制過程中，除了文檔部門統(tǒng)一組織及協(xié)調外，作為檔案保管期限鑒定的主體，各業(yè)務部門需負責對本部門產生的文件材料進行梳理并對其保管期限進行鑒定。在完成檔案保管期限表的編制后，應由文檔部門上報相關主管單位進行審查，以使之更為完善和科學。

從上述編制過程可以發(fā)現(xiàn)，檔案保管期限表的編制是一項系統(tǒng)性工作，工作周期長，涉及業(yè)務廣、參與人員多，企業(yè)在人力及時間安排上都面臨著較大的挑戰(zhàn)。

（四）項目檔案保管期限統(tǒng)一性問題

許多企業(yè)會產生工程項目檔案，其移交主體為工程承包單位，而由于工程項目一般情況下建設周期較長，如在項目檔案移交過程中修改檔案保管期限的劃分方法，為保證企業(yè)檔案管理制度的一致適用性，除企業(yè)內部產生檔案按照新制定的標時法執(zhí)行外，工程項目檔案勢必也需要將保管期限做相應修改，這就導致同一工程下的同類檔案出現(xiàn)兩種保管期限方式，使得項目檔案的管理模式較為混亂，對之后的檔案到期鑒定工作也存在一定影響。

三、建議

為解上述問題、筆者有如下幾點建議：

1、主動向檔案及企業(yè)所在行業(yè)主管單位尋求指導，就工作中的難點尋求相應的處理建議或意見、指導性文件或培訓資源。

2、同行業(yè)之間的企業(yè)應加強檔案工作的溝通交流，建立行業(yè)內檔案業(yè)務交流渠道，通過開展檔案業(yè)務對標工作等形式的交流，互相借鑒學習，推動行業(yè)間檔案業(yè)務標準化的建立，以求共同提升企業(yè)的檔案工作管理水平。

3、企業(yè)內部應重視檔案管理工作，建立完善的檔案工作制度并投入足夠的人力、物力、財力資源，自上而下支持并推動檔案管理工作，成立檔案保管期限表編制小組，且小組應有系統(tǒng)科學的組織架構。

4、做好銜接及準備工作、選擇合適時間推行檔案保管期限標時法。為保證企業(yè)工程項目檔案保管期限的一致性，應完成在建項目的檔案驗收工作后，再選擇合適時間啟動檔案保管期限標時法的制定工作。

企業(yè)檔案保管期限的劃分是企業(yè)檔案鑒定工作的重要基礎，也是一個值得各家企業(yè)長期學習探索的課題，希望各企業(yè)能夠以《規(guī)定》為指導，結合企業(yè)自身情況，加強與同行業(yè)間企業(yè)的業(yè)務交流，不斷提升檔案管理工作水平。

參考文獻：

[1]陳兆.加強檔案保管期限的研究[J].蘭臺世界，1996（02）.