孫麗

摘 要：企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作中的重要部分之一，它記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，也是企業(yè)文化內(nèi)涵的一種承載。隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，企業(yè)檔案工作也越發(fā)受重視。雖然如此，可在實(shí)際的檔案管理工作中還是存在著許多的問(wèn)題與不足，這些問(wèn)題給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)許多的不利影響，因此就需要對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行深入的研究，針對(duì)出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行有針對(duì)性解決，在實(shí)際工作中用創(chuàng)新的理念去改善檔案管理工作，使其能夠更加成熟完善，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 重要性 策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）03（b）-0166-02

檔案管理工作不但記錄著企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也是一個(gè)職工的工作經(jīng)歷的記錄，無(wú)論是單位還是個(gè)人檔案都是很重要的。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理工作算是企業(yè)人力資源管理的工作范疇，它詳細(xì)記錄著一個(gè)職工從初到單位到最后從工作崗位上退下來(lái)的所有歷程，也是人的人生狀態(tài)的真實(shí)寫照，在這個(gè)過(guò)程中我們可以了解到其在企業(yè)發(fā)展中都發(fā)揮著怎樣的作用。而對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作不僅能記錄職工的發(fā)展情況，同時(shí)也是對(duì)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行真實(shí)的記錄，它保存下了企業(yè)每個(gè)階段的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，也為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供著參考資料，在企業(yè)的人事管理上也是很有益處的。既然如此，我們就更應(yīng)該對(duì)檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的研究，了解其重要性，也為管理層提供更多的幫助。

1 檔案管理作用

檔案既是歷史的記錄者同時(shí)也是未來(lái)的指引者，相關(guān)人員通過(guò)對(duì)檔案的查閱可以對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展做出科學(xué)的規(guī)劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。

1.1 行政管理作用

檔案管理也是行政管理工作的一部分，它為企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù)，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來(lái)進(jìn)行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。

1.2 項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)作用

檔案詳細(xì)真實(shí)地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來(lái)，它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務(wù)記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù)，各種項(xiàng)目上的檔案整理會(huì)給整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)提供了促進(jìn)的作用，也能不斷地提升項(xiàng)目的盈利和管理水平。

1.3 企業(yè)文化作用

檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的，它是企業(yè)文化的重要組成部分，它見(jiàn)證著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展做好記錄；同時(shí)它也是企業(yè)精神文化與價(jià)值觀的一種體現(xiàn)，記錄著企業(yè)的各種文化氛圍，一張張真實(shí)的照片，一段段真實(shí)的影像，都是企業(yè)真實(shí)的回憶，也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷，它凝聚著企業(yè)的向心力，因此它在企業(yè)文化中有著無(wú)可取代的作用。

1.4 法律咨詢作用

檔案的真實(shí)性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù)，它真實(shí)地記錄著當(dāng)事人在何時(shí)、何地進(jìn)行了何種的業(yè)務(wù)活動(dòng)，是最真實(shí)的反映者，它能保護(hù)企業(yè)與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責(zé)任更加明確，減少不必要的糾紛。

1.5 培訓(xùn)作用

檔案其實(shí)也是一種教育資源，它在企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)可以用作教材與參考資料，只因它是真實(shí)的記錄和反映，它對(duì)比其他的資料來(lái)說(shuō)更加具有說(shuō)服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實(shí)案例。

2 檔案管理工作中存在的相關(guān)問(wèn)題

2.1 檔案管理人員缺乏責(zé)任心

檔案管理工作人員缺乏責(zé)任心重要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，是不重視檔案管理工作，在實(shí)際工作中，只關(guān)注檔案的保存工作，忽視了對(duì)檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，無(wú)章可循，在這種情況下，一旦管理層或相關(guān)人員需要查閱答案時(shí)，不能及時(shí)找出相關(guān)檔案，降低了檔案查閱的效率。其二，管理層對(duì)檔案管理工作的忽視，使得檔案管理工作崗位上人員，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，無(wú)法開(kāi)展良好的檔案管理工作。

2.2 乏檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作人員在檔案管理工作中，沒(méi)有依照相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，忽視檔案管理中立卷與歸檔工作的規(guī)范性，使得歸檔與格式無(wú)法統(tǒng)一，最終出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確、不恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題草擬等情況。

2.3 檔案收集的問(wèn)題

檔案管理中需要保證檔案內(nèi)容的全面性，這就需要所有部門上交相關(guān)的檔案信息，而有的部門為了方便自身使用檔案，就少上交檔案，使得部分的檔案信息無(wú)法進(jìn)行全面的收集。比如，有的工作人員要出國(guó)考察，其檔案資料以及成果只能被相關(guān)工作人員了解，而檔案中卻沒(méi)有涉及，使得檔案信息出現(xiàn)缺失。

2.4 檔案的編研與鑒定問(wèn)題

目前，管理層與相關(guān)工作人員忽視檔案管理工作的現(xiàn)象是十分常見(jiàn)的，一些檔案資料也會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的管理問(wèn)題，這就是因?yàn)閷?duì)檔案信息資料缺乏編研工作。而且，一些管理層與工作人員為了節(jié)省精力，就忽視對(duì)歸檔檔案材料進(jìn)行鑒定，或者是材料鑒定工作較為龐雜或簡(jiǎn)單化。還有一些檔案管理人員過(guò)于小心，留下較多沒(méi)有用的材料，使得管理強(qiáng)度增加，也占用了大量的空間。

3 加強(qiáng)檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

首先，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層，要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作?？梢越M織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》，使得其檔案管理能力不斷提升。其次，可以制定一些獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)工作的積極性，也能有效避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態(tài)，進(jìn)而促使檔案工作的質(zhì)量與效率得到提高。

3.2 做好檔案收集工作

檔案管理需要做好檔案收集工作，這樣才能保證檔案內(nèi)容的全面性與廣泛性。管理層可以做好檔案管理的收集工作，提高檔案管理者的收集意識(shí)，以及檔案所有者的提交檔案的意識(shí)，保證檔案管理人員能及時(shí)進(jìn)行檔案的歸檔與分類工作。

3.3 做好檔案價(jià)值鑒定工作

檔案價(jià)值的鑒定工作主要指在龐雜的檔案資料中選擇一些有保存價(jià)值的內(nèi)容，進(jìn)而實(shí)施分類與歸檔工作，這就需要檔案管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，才能辨別出檔案的各種檔案資料的價(jià)值，能分析出檔案的歷史價(jià)值與全面性價(jià)值，最終決定對(duì)資料進(jìn)行存檔。

3.4 利用現(xiàn)代化技術(shù)手段

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作中也可以加入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得檔案管理工作能更加全面、更高效地進(jìn)行。不可否認(rèn)的是，信息技術(shù)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分，因此，要在檔案管理中利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。而且在檔案管理工作中，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能最大化呈現(xiàn)出檔案管理的社會(huì)價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其的應(yīng)用。管理層及相關(guān)工作人員要想提高經(jīng)濟(jì)效益，提升單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須通過(guò)檔案管理進(jìn)行資源的整合和戰(zhàn)略的規(guī)劃。文章通過(guò)闡述檔案管理的重要性及存在問(wèn)題，提出檔案管理有效措施，供參考借鑒。

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