武曉橋++程役超++王偉東
【摘要】隨著公文信息量的成倍增加,促使人們?cè)絹?lái)越多地使用現(xiàn)代化的工具——微機(jī),以擺脫傳統(tǒng)的公文處理模式,適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)信息化高度發(fā)展的需要。本文主要介紹了微機(jī)在公文管理和信息交流中的應(yīng)用,并簡(jiǎn)述了其工作中存在的問題。
【關(guān)鍵詞】微機(jī);系統(tǒng);公文管理;信息交流
在當(dāng)今社會(huì),在辦公室業(yè)務(wù)的處理中,已經(jīng)越來(lái)越普及微機(jī)這一現(xiàn)代化工具。微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)的使用很大程度上方便并提高了工作辦事效率及規(guī)范化管理,讓如今的公文管理工作及信息交流工作進(jìn)入了一個(gè)新的高速發(fā)展階段。
一、微機(jī)在公文管理工作中的應(yīng)用
公文就是指各種企事業(yè)單位在實(shí)行各項(xiàng)管理的公務(wù)活動(dòng)中,為處理公務(wù)而形成的具有一定格式的文字材料。換言之,公文即為單位在處理其事務(wù)時(shí)利用的各種書面文字工具的總稱。
在公文管理中,大部分單位都會(huì)設(shè)立管理公文的專項(xiàng)部門,配備相關(guān)工作人員,使用較為傳統(tǒng)的公文管理方式。這樣在公文的管理方面,工作量就比較大。而且在公文的傳閱、回收方面,由于可能經(jīng)手的人員較多,送達(dá)地點(diǎn)分散,對(duì)某些保密性的公文,其不僅手續(xù)復(fù)雜,而且保密性也不能保障,同時(shí)還會(huì)影響公文的及時(shí)傳達(dá)與落實(shí)。尤其是在單位為了對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行調(diào)研時(shí),需要查閱相關(guān)的公文,公文管理部門總是要花費(fèi)很多精力尋找所需要的公文,這將嚴(yán)重降低各項(xiàng)工作的效率。綜上所述,筆者將針對(duì)目前的傳統(tǒng)公文管理工作中的問題,闡述利用微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)對(duì)公文進(jìn)行管理相比于傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點(diǎn)。
(一)保證保密性。一般來(lái)說,公文分為普通公文、保密公文兩大類,其中保密公文又可按其所需的保密等級(jí)分為秘密、機(jī)密和絕密三種。在利用微機(jī)系統(tǒng)時(shí),根據(jù)公文的保密密級(jí)和可能的閱讀人員,可分別設(shè)計(jì)不相同的用戶名稱與密碼及其相對(duì)應(yīng)的閱讀權(quán)限,在使用者輸入正確的用戶名及密碼時(shí),就可以閱讀到其使用權(quán)限許可范圍內(nèi)的公文,如果出現(xiàn)數(shù)次輸入錯(cuò)誤,則系統(tǒng)自行關(guān)閉一定時(shí)限。這樣可以從根本上避免傳統(tǒng)管理方法中對(duì)紙質(zhì)文件不能完全保證保密性的問題。
(二)便于查閱。使用統(tǒng)一的公文格式,設(shè)計(jì)各種關(guān)于公文特征的查閱方不用費(fèi)時(shí)費(fèi)力可從文件堆中尋找到所需的公文。
(三)方便管理。可將公文的使用人員分為幾個(gè)等級(jí)。最高級(jí)也就是第一級(jí)用戶為公文管理部門的工作人員,他們可按照規(guī)定對(duì)公文進(jìn)行各項(xiàng)管理工作;第二級(jí)用戶可調(diào)閱所有公文;第三級(jí)用戶可閱讀除絕密公文之外的所有公文;第四級(jí)用戶可調(diào)閱秘密和一般公文;第五級(jí)用戶只能調(diào)閱普通公文。同時(shí),為能獲悉各類公文的使用情況,以便針對(duì)使用情況及時(shí)調(diào)整系統(tǒng),可以在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)考慮能夠記錄調(diào)閱各類公文的人員的各種相關(guān)情況。這樣,可比傳統(tǒng)的公文管理模式更加快捷迅速準(zhǔn)確地掌握調(diào)閱公文人員的各種情況。同時(shí),為使管理人員便于管理,可以將原書面公文歸檔變?yōu)殡娮哟姹P,此舉能充分利用微機(jī)的各類信息處理功能,既更有利于保密,而且也可以比傳統(tǒng)管理模式更能節(jié)省紙張。
以上幾方面就是筆者認(rèn)為的微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)在公文管理工作中相比于傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點(diǎn)。
二、微機(jī)在信息交流中的應(yīng)用
與公文管理相同,微機(jī)也可用于信息交流管理工作,而且對(duì)于信息交流工作的實(shí)時(shí)傳遞,更能保證其時(shí)效性。在如今,微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用在信息交流方面,主要有以下兩種形式,其一是通過可移動(dòng)數(shù)據(jù)盤來(lái)交流信息,其二是利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以電子郵件的方式,直接進(jìn)行信息交流。因?yàn)樾畔⒔涣髦饕抢玫诙N方式,所以筆者在此主要介紹利用微機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在信息交流工作的應(yīng)用。
在信息交流越來(lái)越要求高效性與時(shí)效性的現(xiàn)今,傳統(tǒng)的信息交流形式,不僅效率與速率低下,而且還有遺失、泄密的隱患。所以,信息交流處理的微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化已是大勢(shì)所趨。以下筆者分析微機(jī)網(wǎng)絡(luò)在信息交流工作中的各方面應(yīng)用及其優(yōu)點(diǎn)。
(一)減少工作量,提高工作效率與質(zhì)量。微機(jī)網(wǎng)絡(luò),簡(jiǎn)單地說,就是將分散的微機(jī)終端、外圍設(shè)備、工作站等各類設(shè)備通過其之間的線路相互連接在一起,能夠?qū)崿F(xiàn)通信的一個(gè)系統(tǒng)。微機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立,極為有利于加快信息交流的速度,發(fā)文單位利用微機(jī)將所需送達(dá)的公文通過微機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給收文部門,收文部門收到信息后就能做出回應(yīng),若公文需再轉(zhuǎn)發(fā),可將原件視情況另外加上其它信息并再次利用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)發(fā)向其它部門,此項(xiàng)功能使公文管理部門大大減少了文件轉(zhuǎn)發(fā)的工作量。
微機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保存功能能將所接收的公文予以保存,使其以后可以調(diào)閱。微機(jī)系統(tǒng)能夠設(shè)置成在無(wú)人操作時(shí)可以自動(dòng)進(jìn)行接收記錄及存儲(chǔ)模式。通過微機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)送功能,能把信息發(fā)到極遠(yuǎn)的接收部門,同時(shí)發(fā)送系統(tǒng)還可以設(shè)置為“需要回應(yīng)”,請(qǐng)接收部門在收到信息后反饋接收信息。而對(duì)于某項(xiàng)保密信息,微機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送系統(tǒng)能利用加密方式,當(dāng)接收部門在收到信息文件后需要應(yīng)答正確的密碼才能收到保密信息文件。
微機(jī)網(wǎng)絡(luò)在能進(jìn)行文字信息交流的基礎(chǔ)上,還可以進(jìn)行諸如圖片、聲音等信息的傳遞與交流,而且在微機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天,此類功能一定會(huì)進(jìn)一步發(fā)展完善。由于網(wǎng)絡(luò)不受時(shí)間、地理等方面的影響,所以其可以做到不限時(shí)通信和不限距離傳遞,而且極大程度上削減了書面工作,甚至可以做到不用紙張進(jìn)行信息的交流與傳遞,避免了書面文件的錯(cuò)別字、紙張的丟失與損毀,大大提高了辦文的準(zhǔn)確率和效率。
(二)傳真技術(shù)快捷方便。傳真技術(shù)屬于微機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的一種,其在公文信息處理與交流工作中的作用是現(xiàn)代辦公中所不可或缺的。傳真技術(shù)就是通過掃描的方法,利用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)或電話線,把書面信息包括文字及圖像等信息發(fā)送到接收地,該種信息傳遞方式具有快捷、方便、收發(fā)同時(shí)等優(yōu)點(diǎn),因此被廣泛應(yīng)用于公文處理與信息交流工作中。利用傳真機(jī)發(fā)送和接收信息文件時(shí),傳真機(jī)需要連接電話線,以此作為與對(duì)方的信息連接路線。當(dāng)本方要發(fā)送信息時(shí),把所需傳送的文件放在傳真機(jī),再撥打?qū)Ψ降奶?hào)碼,若接收方需要接收信息時(shí),本方再將信息傳送,信息就送達(dá)到接收的傳真機(jī)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,以后的傳真機(jī)將可以把傳真、微機(jī)和通信技術(shù)更完美地結(jié)合起來(lái),向著智能化、高效化發(fā)展,所傳遞的信息量也必將會(huì)有更大地提高,在信息交流處理工作中將發(fā)揮更為巨大的作用。微機(jī)在信息交流工作中的應(yīng)用,簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)信息交流模式下很多繁瑣的工作環(huán)節(jié),極大程度地減少了發(fā)送方及接收方的工作量,在信息交流工作中,增加了以微機(jī)為物質(zhì)基礎(chǔ)的新型網(wǎng)絡(luò)。使用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息交流,大大提高了信息工作的時(shí)效性,(下轉(zhuǎn)第180頁(yè))(上接第188頁(yè))賦予了信息交流工作新的活力。
三、微機(jī)的應(yīng)用在公文管理和信息交流中存在的問題
微機(jī)系統(tǒng)本身設(shè)計(jì)問題。微機(jī)系統(tǒng)本身設(shè)計(jì)問題主要包括以下幾方面:某些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方面存在不合理,使反應(yīng)速度緩慢,降低公文處理速度。某些系統(tǒng)操作流程繁瑣,部分功能脫離實(shí)際需要。某些系統(tǒng)功能過于單一,遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于實(shí)際需求。
微機(jī)系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用中的問題。公文管理部門對(duì)微機(jī)系統(tǒng)的使用管理不到位,極大地增加了公文的處理工作量,使用效率低下,極不利于及時(shí)有效地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
微機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)問題。微機(jī)系統(tǒng)的管理部門對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)或?qū)ο到y(tǒng)其它模塊進(jìn)行調(diào)整后,常常會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)大大影響系統(tǒng)的穩(wěn)定性,因此影響到其它系統(tǒng)部分的運(yùn)行,進(jìn)而降低系統(tǒng)的實(shí)用性。
四、結(jié)語(yǔ)
利用微機(jī)處理公文和信息交流,還要注意一個(gè)互相配套、協(xié)調(diào)的問題,這就要特別強(qiáng)調(diào)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化同時(shí)要注意提高的工作人員微機(jī)操作水平,使微機(jī)能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。近年來(lái)微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)發(fā)展很快,所以,相關(guān)工作人員更要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù),迎接信息社會(huì)的到來(lái)。以上是筆者對(duì)關(guān)于微機(jī)在公文管理和信息交流中的應(yīng)用的一些淺見。